Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом на ОАО «ЧАЗ»

Одна из насущных проблем системы управления персоналом — слаборазвитое информационное и техническое обеспечение. Зачастую информационный обмен между всеми подразделениями затруднён из-за организационных и технических сложностей. В последнее время всё чаще стали использовать внутреннее информационное обеспечение через компьютерную сеть. Но кадровая служба, к сожалению, в техническом обеспечении остаётся слаборазвитой. Это также затрудняет применение автоматизированных систем управления (АСУ).

Использование АСУ — это достаточно перспективное направление развития, при этом управление кадрами в нашей стране несколько специфично, что для его компьютеризации мало подходят зарубежные аналоги. Но российские программисты их успешно адаптируют или сами на местах занимаются созданием и внедрением АСУ-кадры.

АСУ-кадры позволяет решить вопросы, связанные в учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по предприятию в целом, так и внутри подразделений. Система даёт необходимую и полную информацию о количественном и качественном составе работников. Это повышает качество учёта и способствует созданию оптимальной базы для планирования и организации работы с кадрами (определение потребности в кадрах, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, планирование карьеры и т. п.). Современные разработки предназначены для автоматизации всех управленческих функций, связанных с персоналом от формирования структуры организации до бухгалтерских расчётов (например, система управления «Босс-кадровик» от фирмы BAAN).

В настоящее время одним из основных направлений совершенствования работы с кадрами является внедрение подсистем кадрового обеспечения АСУП. Имеющийся опыт функционирования таких подсистем показывает, что подсистема АСУ «Кадры» позволяет решать вопросы, связанные с учетом кадров, движением трудовых ресурсов в масштабе организации, ведомства и отдельных его подразделений. Помимо этого появляется возможность получить необходимую и достоверную информацию о количественном и качественном составе кадров. При этом существенно повышается качество учета, сокращаются сроки представления отчетности, расширяется объем кадровой информации. Решение задач этой подсистемы на базе информационно-справочных массивов и соответствующего математического обеспечения создает предпосылки для перехода к оптимальному планированию и организации работы с кадрами на производстве.

Планирование кадровой работы в условиях АСУП требует создания соответствующих нормативов, методик расчетов, разработки различных классификаций перспективных моделей специалистов и руководителей, а также совершенствования требований к личности и рабочему месту работника, форм подбора, подготовки и расстановки кадров. При непосредственном участии работников отделов кадров предприятий и организаций разрабатываются состав вводимой исходной информации по кадрам; состав и система кодирования классификаторов по кадрам; состав и формы входных и выходных документов; технологические схемы сбора, регистрации, передачи и получения информации; методы защиты массивов информации от несанкционированного доступа; мероприятия по внедрению системы в производственную эксплуатацию. Внедрение и функционирование автоматизированных систем по кадрам предполагает использование вычислительного центра, соединенного с кадровой службой надежными каналами связи.

Основной задачей при создании подсистем АСУ «Кадры» должна стать автоматизация таких ведущих операций по обеспечению функций управления кадрами, как планирование потребности в кадрах, подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, их распределения по структурным производственным подразделениям; централизованный учет руководящих работников и специалистов, высококвалифицированных рабочих; изучение и подбор кандидатов в резерв для выдвижения; учет молодых специалистов и несовершеннолетних работников, а также их наставников; учет и анализ состава, движения и текучести кадров; контроль за выполнением решений по вопросам работы с кадрами; формирование статистической отчетности по кадрам и др.

Комплекс предназначен для автоматизации работы отдела кадров и планово-финансового отдела. Простота обращения позволяет быстро освоить его сотрудниками указанных отделов. Личная карточка, взятая за основу в подсистеме «Кадры», помимо общих сведений содержит сведения об отпусках, о назначениях и перемещениях, о наградах и поощрениях и т. д.

Подсистема «Кадры» обеспечивает:

ввод и корректировку анкет сотрудников;

ввод, корректировку и вывод на печать сведений из личных карточек;

формирование неподписанных приказов по движению контингента и об отпусках;

распечатка текстов неподписанных приказов и выписок из них;

разноска приказов после их подписания в базы подписанных приказов;

выдача на экран или принтер отчетов отдела кадров;

выдача на экран или принтер кадровой информации по запросам различных подразделений;

создание в начале календарного года архива неиспользованных отпусков;

хранение архива всех основных перемещений и назначений сотрудников за время работы в вузе;

хранение личных карточек уволенных работников в течение календарного года.

Подсистема «Штатное расписание» обеспечивает:

формирование штатного расписания;

просмотр штатного расписания с привязкой по людям;

просмотр на экране и печать выходных документов.

Подсистема «Кадры» работает в тесной связи с подсистемой «Штатное расписание, т.к. прием сотрудника на какую-либо должность производится согласно штатного расписания.

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» создана специально для кадровиков. Кадровые службы предприятий, использующие систему, отмечают ее функциональность, эргономичность интерфейса и легкость освоения пользователями. Этот продукт, как правило, полностью удовлетворяет потребностям сотрудников кадровых служб и разработан для решения именно их задач.

Система имеет ряд существенных преимуществ:

Для руководителя:

позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации;

обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;

позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников;

позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами.

Для менеджера по персоналу:

обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства;

позволяет автоматизировать кадровый учет в организациях, имеющих территориально распределенную структуру, при этом головной офис может получать и контролировать всю кадровую информацию филиалов;

позволяет экспортировать данные в 1С;

обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников;

позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций;

исключает возможность потери информации;

обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных;

позволяет автоматически формировать разнообразные отчеты, справки и т. д.

Таким образом, предлагаются следующие мероприятия:

• — обучить передовым методам работы управленческий аппарат на базе передовых направлений в системе хозяйствования;
• — автоматизация всех процессов передачи информации;
• — автоматизировать систему учета реализации продукции;
• — добиться конкретной постановки задач, реального согласования по времени с учетом материального обеспечения;
• — предоставить больше полномочий среднему звену в принятии решений;
• — систематизировать учет договоров и работы по ним;
• — изменить некоторые функции в отделах и связи между отделами;
• — совершенствовать кадровую политику, путем внесения изменений в функции кадровой работы, разработки механизма замещения должностей и ротации кадров;
• — создать службу управления персоналом и ввести должность менеджера по персоналу.

Совершенствования системы управления персоналом на основе внедрения должности менеджера по персоналу за счет ускорения процесса принятия и согласования управленческих решений по кадровым вопросам, функционального разделения кадровой работы, оптимизации норм управляемости, улучшения психологического климата в коллективе, повышения эффективности отбора и т. д. позволит получить дополнительный доход в сумме 557 тыс. руб. и окупит затраты за 7 месяцев.