Системный подход к управлению операциями

Объективная оценка деятельности предприятий как самостоятельная задача экономического анализа приобретает в управлении современным производством все большее значение. Это обусловлено возрастанием ответственности за обоснованность управленческих решений по мере усиления экономической самостоятельности предприятий в условиях рыночной экономики, изменениями в средствах труда и интенсивности технологических процессов, усложнением межхозяйственных и внутрихозяйственных связей предприятий и т. п.

Современное промышленное производство организуется и функционирует, подчиняясь главной цели — удовлетворение потребности общества в продукции заданного объема и качества и повышение эффективности производства. Все элементы производства тесно взаимосвязаны, а их изменения действуют разнонаправлено, т. е. одни способствуют достижению главной цели, другие, наоборот, противодействуют. Это и обусловливает необходимость системного подхода к анализу деятельности предприятий, позволяющего учитывать влияние всех факторов на экономику предприятия. [12, C. 103].

В общей схеме материального производства как системы необходимыми элементами входа являются материальные факторы и рабочая сила. Основным элементом системы материального производства является трудовой процесс, т. е. совокупность технологических и трудовых операций, в результате которых создается новая потребительная стоимость — конечный продукт (выход системы). Операционная функция включает действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Функцию операций имеют все организации, иначе они просто не могут существовать.

Термины «операции» и «производство» взаимозаменяемы. Однако под производством в основном понимается выпуск товаров и переработка сырья. Термин «операции» шире, он включает не только производство товаров, но и предоставление услуг.

Организации могут значительно различаться по характеру операционных функций. Например, в промышленности перерабатываются сырьевые материалы, причём сначала из сырья производят отдельные детали и узлы, затем их собирают в готовые изделия. Школы, больницы потребляют немного материальных ресурсов, оказывая свои услуги. Одни организации предлагают стандартные товары и услуги, другие строят уникальные сооружения.

Операционная система состоит из следующих трёх подсистем.

Перерабатывающая подсистема выполняет работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты. Например, в пищевой промышленности перерабатывающая подсистема — это система, в которой производятся товары, начиная с получения сырья и материалов, включая производство продуктов и заканчивая отгрузкой в торговую сеть.

Подсистема обеспечения не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. Например, и на заводе, и в вузе подсистема обеспечения может включать библиотеку, ремонтно-эксплуатационную и другие обеспечивающие службы. Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составляющей частью перерабатывающей подсистемы в другой. В университете, например, типография выполняет обеспечивающую функцию, а в коммерческом предприятии она может оказаться основной перерабатывающей подсистемой.

Подсистема планирования и контроля получает информацию из внутренней и внешней среды организации, обрабатывает эту информацию и выдаёт решение, как именно работать перерабатывающей подсистеме. Решения включают планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль качества и многое другое. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот обычно большой объем достаточно сложной информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Конкретные вопросы, подлежащие решению, как правило, включают планирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управление материально-производственными запасами, контроль качества.

Сущность управления операциями. Обязанности операционных менеджеров можно разбить на три основные группы: 1) разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации; 2) разработка и внедрение операционной системы, включая разработку продукта, производственного процесса, стандартов и норм, проектирование предприятия, решение о размещении производственных мощностей; 3) планирование и контроль текущего функционирования системы.

Эффективность операций — это рыночная стоимость произведённых выходов, делённая на общую величину затрат организации на израсходованные входы. Рыночная стоимость выходов определяется как количеством, так и качеством выходов, например: соответствием ассортимента выпускаемой продукции или предоставляемых услуг существующему на них спросу; своевременностью производства выхода, учётом характера спроса и обязательств по доставке потребителям; гибкостью производственной системы при удовлетворении индивидуальных требований потребителей.

Затраты потреблённых входов определяются не только их количеством, но и рядом других факторов. Например, при анализе материальных затрат следует учитывать: по каким ценам приобретались материалы; каковы затраты на хранение материалов в запасах до момента их использования их использования; во что обошлись заказ и приёмка материалов; каков размер издержек, возникших в результате недостатка материалов; какие затраты появились в результате проблем с качеством материалов.

При анализе затрат труда, к примеру, следует выяснить следующее: какая часть работы выполнялась в сверхурочное время и какова стоимость сверхурочных работ; использовался ли персонал в соответствии с уровнем квалификации или пришлось платить по тарифам более высокой квалификации, чем та, которая им требовалась для работы; какими оказались затраты, связанные с текучестью кадров, вызванной изменением нагрузки в системе; какими оказались затраты, связанные с ошибками персонала из-за недостаточного уровня подготовки или плохого руководства.

Существует несколько классификаций операционных систем. Наиболее известны классификации, основанные на степени повторяемости и степени непрерывности работ. Простейшая из них делит системы следующим образом.

Проектная система отличается тем, что каждая единица конечной продукции или каждый заказ на услугу уникальны по каким-либо свойствам, поэтому операции носят неповторяющийся характер. Так, например, могут работать системы в строительстве, тяжёлом машиностроении, сфере услуг.

Серийная система отличается тем, что объекты переработки, представленные, например, обрабатываемыми изделиями или обслуживаемыми клиентами, проходят через систему сериями, или группами. Если требования к обработке объектов различаются, то они следуют по разным маршрутам лишь через некоторые участки.

Массовая система отличается тем, что выдаёт большие объёмы стандартизованных выходов. Отдельные объекты — производимые изделия или обслуживаемые клиенты — обрабатываются в этой системе одинаково. Производственные ресурсы системы могут быть упорядочены и образуют высокопроизводительную технологическую линию — поток, проходящий через всю систему.

Система с непрерывным процессом производит значительные объёмы однородного выхода. Ресурсы, поступающие на вход системы, непрерывным потоком проходят через неё, превращаясь в продукт на выходе. Примерами могут служить нефтепереработка, радиосвязь.

Взаимосвязь с другими функциями организации. Между операционной функцией и другими функциями организации существуют сложные отношения. Для оптимизации деятельности организации необходимо обеспечить эффективное управление этими отношениями, прежде всего обращая внимание на следующие функции:

• 1. Инженерная функция, которая обеспечивает проектирование новых видов продукции, производственных мощностей и процессов. Для её реализации нужна информация от производственных подразделений по проблемам, связанным с конструкцией изделий и возможностями усовершенствования системы.
• 2. Маркетинг, который должен обеспечить прогноз спроса и реальные заказы клиентов на выходы операционной системы. Эта функция информирует производство о претензиях потребителей по качеству или срокам поставки продукции. От производства маркетинг должен получать информацию о сроках производства и запасах продукции.
• 3. Финансовая функция, которая состоит в обеспечении капиталом расширения мощностей и текущей деятельности. Для её реализации необходимо получать от операционных подразделений информацию о планах производства и развития, потребностях в оплате труда, счетах поставщиков, данные для выставления счетов потребителям, для учёта материальных запасов и финансовой отчётности.
• 4. Функция трудовых ресурсов, которая состоит в вербовке, отборе и обучении кадров для операционной системы. Операционные подразделения должны заблаговременно информировать кадровую службу о необходимом количестве и квалификации рабочей силы.

Стратегия операций состоит в предоставлении продуктов или услуг для удовлетворения основных потребностей потребителей — клиентов организации. В этой области главные стратегические решения — как, когда и где производить товары или предоставлять услуги, причём операционный процесс следует выбирать только после тщательного определения потребностей и самого продукта, который должен соответствовать возможностям организации.

Конкурентоспособность заключается в том, что организация делает что-то лучше, чем её конкуренты, это позволяет ей привлекать и сохранять потребителей. Посредством операций можно обеспечить конкурентоспособность различными способами, основные из них: уникальность по качеству или по низкому уровню издержек и, соответственно, цен.

В числе способов часто указывают следующие: лидерство по главным эксплуатационным характеристикам продукции; надёжность изделий; прочность изделий; скорость доставки; гарантированное время доставки; «индивидуализация» изделий по требованиям заказчиков; внедрение новой продукции на рынок; гибкое регулирование объемов производства.

Стратегические решения в управлении операциями таковы: выбор процесса производства или обслуживания — степени специализации, автоматизации; определение мощностей — размера предприятия; степень вертикальной интеграции — производство или покупка комплектующих деталей; организация рабочей силы в части специализации труда; технологии, степень их новизны и принадлежность; создание товарных запасов или работа по заказам; размещение вблизи рынков или источников сырья. Стратегические решения приводят к большим капиталовложениям в конкретные виды ресурсов и поэтому очень важны. Стратегические решения в области производства обычно предусматривают долгосрочное связывание ресурсов. Тактические решения являются краткосрочными и служат для обеспечения выполнения стратегических решений.

Таким образом, развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления. Необходимость системного подхода к анализу деятельности предприятий обусловлена учёта влияния всех факторов на экономику предприятия.