Проектирование организационных систем

• Введение
• Раздел 1. Оценка менеджмента
• 1.1 Краткая характеристика исследуемой организации. Организационная структура
• 1.2 Построение стратегической карты конкурентов
• Раздел 2. Реинжиниринг бизнес — процессов
• Раздел 3. Функциональный анализ отдела маркетинга
• Раздел 4. Распределение претендентов по должностям
• 4.1 Описание должностей, функций и личностных качеств, которыми должен обладать претендент в исследуемой компании
• 4.2 Распределение по должностям
• Заключение
• Список литературы

Организация имеет жизненный цикл: становление, рост, зрелость, упадок.

Целью курсового проекта является:

1) Построение конкурентной карты с целью анализа рынка и представления своего предприятия сегментом рынка.

2) Реинжиниринг бизнес-процессов организации, с помощью которого можно узнать какие процессы мешают эффективной деятельности предприятия.

3) Проведение функционального анализа. Расчет необходимого количества сотрудников в данный отдел.

4) Распределение претендентов на должности с помощью матрицы распределения.

Раздел 1. Оценка менеджмента

1.1 Краткая характеристика исследуемой организации. Организационная структура

Фотостудия ООО «Вернисаж» .

Область бизнеса:

ООО «Вернисаж» занимается предоставлением фотоуслуг для всего населения Санкт-Петербурга.

Цель:

Обеспечение потребителей высококачественной фоторекламной продукцией, завоевание не менее 20% рынка фоторекламных услуг Санкт-Петербурга, совершенствование услуги в соответствии с развитием НТП.

Миссия:

Максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов путем оказания услуг фотосалона, индивидуального и чуткого подхода высококвалифицированных работников к каждому клиенту при обеспечении справедливого отношения к своим сотрудникам.

Философия.

Внешняя: Философия нашей компании заключается в открытом и взаимовыгодном сотрудничестве с клиентами и партнерами, основанном на профессионализме и компетентности. Фирма ведет бизнес честно.

Внутренняя: Мы относимся доброжелательно и уважительно к каждому сотруднику. Персонал нашей студии — это одна большая дружная семья. Мы стремимся к созданию благоприятного социально-психологического климата в коллективе нашей компании.

Профессиональное кредо: для нас профессионализм — это не просто набор необходимых для работы знаний и умений. Профессионализм — это еще и внутреннее желание делать свою работу максимально качественно. Только тех, кто знает, как делать, умеет и хочет работать качественно, мы считаем профессионалом.

«Не каждый верит живописи, но каждый верит фотографии. «

Ansel Adams

Организационная структура

1.2 Построение стратегической карты конкурентов

Как и любой организации, наша студия имеет конкурентов.

3) Основные конкуренты:

Построим конкурентную карту рынка:

Итак, оценим успешность нашей организации.

D-доля рынка

D_i1= (450 000/2720000) *100%= 16,51

D_i2= (600 000/2720000) *100%= 22,1

D_i3= (350 000/2720000) *100%= 12,9

D_i4= (450 000/2720000) *100%= 16,54

D_i5= (320 000/2720000) *100%= 11,8

D_i6= (550 000/2720000) *100%= 20,2

T — темп роста реализованной продукции

T_i1= (470 000/450000) *100%= 104

T_i2= (580 000/600000) *100%= 96

T_i3= (365 000/350000) *100%= 104

T_i4= (460 000/450000) *100%= 102

T_i5= (340 000/320000) *100%= 106

T_i6= (600 000/550000) *100%= 109

СРЗ= (96+109) /2= 102,5

Среднее квадратичное отклонение = v (2 445 000−109,5) ² /6=453 316,2

Из анализа видно, что наша организация занимает 1 место по доле рынка и темпу роста реализации услуг. Это прекрасный результат.

организационная система должность претендент

Раздел 2. Реинжиниринг бизнес — процессов

Реинжиниринг — это создание принципиально новых процессов, повышающих эффективность деятельности предприятия. Реинжиниринг характеризуется радикальными преобразованиями, перестройкой бизнес-процессов и применением новейших информационных технологий. Для того, чтобы провести реинжиниринг, необходимо определить бизнес-процессы в организации и ключевые факторы успеха.

Бизнес-процесс — совокупность бизнес операций или множество внутренних видов деятельности, начинающихся с одного или нескольких входов и заканчивающихся созданием продукции необходимую потребителю.

Реинжиниринг бизнеса включает 4 этапа: разработка образа будущего фирмы; анализ существующего бизнеса; разработка нового; внедрение модели нового бизнеса на предприятии.

Ключевые факторы успеха (КФУ) — это общая для всех предприятий отрасли факторов, реализация которых даёт возможность улучшить конкурентную позицию фирмы. Задача реинжиниринга заключается в определении факторов дающих ключ к успеху в конкуренции в данной отрасли. Основные бизнес-процессы в фотосалоне ООО «Вернисаж»: управление персоналом (P1); маркетинг (P2); бухгалтерский учет (P3);; реализация услуг (P4); информационное обеспечение (P5); PR-деятельность (P6); документооборот (P7); управление качеством (P8). Ключевые факторы успеха (КФУ): квалифицированная рабочая сила (КФУ1); наличие хорошей репутации у потребителей (КФУ 2); высокое качество выполнения услуг (КФУ3); составление и размещение «работающей» рекламы (КФУ 4); способность руководства быстро реагировать на изменение рыночных условий (КФУ5); наличие эффективных и надежных информационных систем (КФУ6).

Реинжиниринг бизнес-процессов

Примечание к оценкам: А-отличная работа; В-хорошо; С-удовлетворительно; D — неадекватная; E — плохая работа.

В результате реинжиниринга выявлено, какие бизнес-процессы «тормозят» эффективную деятельность компании (бизнес-процессы находящиеся под чертой). Анализируя полученные данные и сопоставляя их с существующей формой работы, можно сделать вывод о том, что необходимо создать новую карту бизнес-процессов, которая приведет к структурному изменению, изменению численности работников.

В ходе проведения исследования было выявлено, что два бизнес — процесса работают не на должном уровне. Следовательно, было принято решение о реструктуризации двух отделов: PR — отдела и отдела маркетинга. В связи с этим, произошло слияние двух отделов в один отдел маркетинга, которому передались функции PR-деятельности. По распоряжению генерального директора был уволен PR — консультант, а PR директор перешел в отдел маркетинга в качестве заместителя директора по связям с общественностью.

Организационная структура с учетом изменений

Раздел 3. Функциональный анализ отдела маркетинга

Определяем количество менеджеров необходимых для реализации основных подфункций отдела. Для этого в первую очередь рассчитываем долю сложности по каждой группе, которая рассчитывается по формуле: балл сложности/100

Доля сложности по группам.

1 группа: 150/100=0,15

2 группа: 300/100=0,3

3 группа: 300/100=0,3

4 группа: 250/100=0,25

% времени, доля сложности

Рассчитываем относительную долю рабочих каждого подразделения с учетом начальника отдела:

Начальник отдела:

20%*0,15=3

2 группа. Управление связями со СМИ и внутренней информацией: 24%*0,3=8 (единиц труда)

8/3= 3 (человека)

3 группа. Маркетинговые коммуникации: 30%*0,3=9

9/3 = 3 (человека)

4 группа. Аналитики: 26%*0,25=7; 7/3= 2 (человека)

Раздел 4. Распределение претендентов по должностям

4.1 Описание должностей, функций и личностных качеств, которыми должен обладать претендент в исследуемой компании

Разобрав функциональную структуру организации ООО «Вернисаж» было принято решение принять на работу двух менеджера и консультанта в отдел маркетинга. Они должны соответствовать целям отдела маркетинга, которая заключается в выработке рекомендаций и координация деятельности по формированию и проведению сервисной политики предприятия.

Основные функции, который должен будут выполнять нанимаемые сотрудники: анализ внутренней и внешней среды предприятий, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование услуг, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству услуг и обслуживанию клиентов, продвижение услуг, формирование и поддержание имиджа фото студии.

Личностные качества, которыми должны обладать претенденты на эту должность: контактность, социально-адекватный тип общения, творческий потенциал, умение фантазировать, образное мышление, высокий уровень общей и управленческой культуры, твердый характер, самоконтроль.

Администратор — человек, встречающий клиентов при входе. направляющий в раздевалки и рассказывающий ценовую политику организации. Основные функции секретаря в организации: а) встречает клиентов; б) провожает до раздевалки; в) рассказывает о ценовой политики студии;

Личностные качества, которыми должен обладать администратор: коммуникабельность, беспристрастность, нацеленность на успех, уверенность в себе, активность, стрессоустойчивость, внимательность, добросовестность, неконфликтность.

Охранник — сотрудник, отвечающий за безопасность.

Основные функции охранника: а) следить за дисциплинарным порядком в организации; б) обеспечение спокойной работы сотрудников; в) следить за сохранностью инвентаря студии; г) оперативно реагирование на информацию, поступающую от клиентов и сотрудников.

Основными качествами, обеспечивающими успех в этом виде деятельности, являются: общительность, доброжелательность, твердый характер, гибкость поведения, наблюдательность, исполнительность, стрессоустойчивость, ответственность, стабильность.

4.2 Распределение по должностям

В компанию пришли устраиваться на работу 4 претендента, обладающие теми или иными качествами, описанными выше. Нам необходимо узнать на какую должность подходит тот или иной претендент. Для этого необходимо составить матрицу и оценить по 10 балльной шкале возможности претендента на 1,2,3 и 4 должности.

Распределение претендентов по должностям

(1) В каждом столбце находим максимальное значение и вычитаем из него значение данного столбца

(2) В каждой строке находим минимальное значение и вычитаем все значения данной строки

(3) Находим вершины ветвления (0) в каждом столбце начиная с левого столбца и ставим закрытие на столбец (+)

Нашли, что для 1 претендента подходит 3 должность (администратор); для 2 претендента — 1 должность (менеджер по маркетингу); для 3 претендента — 4 должность (охранник) и для 4 претендента-2 должность (консультант по маркетингу).

(4) Возвращаемся к этапу нахождения вершин

С= 10+8+8+9=35

Произвольное распределение (сумма баллов по диагонали): С=9+5+5+6=25 Эффективность произвольного распределения: 35/25=1,4= 140%

Эффект: 35−25= 10.

Заключение

В целом наша организация занимает одно из первых мест на рынке предоставления фото услуг. Однако следует помнить, что только разрешение кризисной ситуации дает возможность перехода на новый этап. В ходе курсовой работы были проведены реинжиниринг бизнес-процессов, при помощи которого положение предприятия улучшилось.

Для эффективного функционирования компании необходимо четко распределять функции между отделами, разрабатывать учет специфики рабочих мест. Анализ и учет специфики рабочих мест тесно связан с анализом организационной структуры компании. Для этого необходимо провести функциональный анализ отделов. В данном курсовом проекте я провел функциональный анализ отдела маркетинга и рассчитал необходимое количество человек для данного отдела.

Также при написании курсового проекта мы определили, что распределение претендентов по должностям с помощью матрицы намного эффективнее произвольного распределения.

1. Информация взята с сайтов:

http://hh.ru/

http://www.rabsila.ru/

http://shkolabiz.ru/

http://ru. wikipedia.org/