Линейные и аппаратные (штабные) полномочия

Полномочия — право использовать ресурсы (трудовые, информационные, финансовые др.) организации и направлять усилия работников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. «Честь отдается мундиру, а не человеку».

Различают два вида полномочий:

• Ш Линейные полномочия
• Ш Аппаратные (штабные) полномочия

Линейные полномочия Типы управленческого аппарата.

Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника подчиненному, и далее другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления.

Цепь команд в иерархической системе.

Цепь команд, созданных делегированием полномочий, является отличительной чертой любых организаций, кроме мелких.

Аппаратные (штабные) полномочия Штабной аппарат Считается, что понятие штаба впервые было применено в армии А. Македонского (336−323 до н.э.). Сложность командовать людьми во время боя, и одновременно разрабатывать стратегию боя. Появление двух видов военных специалистов — офицеров по разработке планов (штабные офицеры) и офицеров, командующих солдатами в сражении (строевые офицеры). Во избежание двойного подчинения солдат, полномочия командования людьми были изъяты из полномочий штабных офицеров. В начале века идея штабной организации была перенесена в сферу бизнеса (штабные структуры управления). По мере развития технологии и усложнения внешней среды потребовалось значительно расширить штабные функции, что привело к появлению разнообразию типов штабов и вариантов штабных полномочий.

Консультативный аппарат — консультирование руководства в определенной предметной сфере деятельности (юридические, современные технологии, работа с кадрами). Могут работать на постоянной и временной основе.

Обслуживающий аппарат — выполнение определенных услуг для данной организации. Отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансовое планирование, материально-техническое снабжение.

Личный аппарат — исполнение того, что требует руководитель. Разновидность обслуживающего аппарата. Личный секретарь — референт, помощник руководителя.

Полномочия штабного аппарата весьма разнообразны.

• Ш Рекомендательные полномочия — подготовка информации для принятия решений линейным руководителем, рекомендации к решениям.
• Ш Обязательные согласования — в процедуру принятия того или иного решения включается обязательность согласования решения с заинтересованным штабным аппаратом. Если штабной аппарат возражает от подобного решения, то оно может быть и принято.
• Ш Параллельные полномочия предоставляет право штабному аппарату отклонять решения линейного руководства. Тем самым устанавливается более жесткий контроль и предотвращение грубых ошибок. Финансовые решения требуют двух подписей.
• Ш Функциональные полномочия — право разрешения и запрета каких-либо действий в области своей компетенции. Бухгалтерский учет.
• Ш Линейные полномочия внутри аппарата возникают в штабе в крупных организациях, где образуется штабной аппарат с несколькими уровнями управления. «Построение организаций и делегирование полномочий» // [Режим доступа www.nuru.ru].

Полномочия всегда ограничены. Они ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальными организациям. «Делегирование как функция организации» // [Режим доступа www. Infomanagement.ru].

Линейная деятельность в настоящем смысле слова — это та деятельность, которая непосредственно связана с созданием, финансированием и сбытом товаров или услуг, производимых организацией. Аппарат помогает выполнению основных функций, как квалифицированная медицинская сестра помогает хирургу во время операции. Хирург, вероятно, смог бы спасти жизнь пациента в экстренном случае без помощи медсестры, но риск уменьшается и работа выполняется более ровно благодаря ее помощи. С другой стороны, медсестра не может успешно выполнить операцию — достичь цели организации — без хирурга.

Естественно, что определение того, какие конкретно виды деятельности следует отнести к аппаратно-штабной, зависит от миссии, целей и стратегии организации. По словам специалиста по вопросам управления Альфреда Чандлера: «Структура соответствует стратегии». Различия в целях приводят к фундаментальным различиям в структуре. Например, в большинстве организаций юридические службы, безусловно, относятся к аппаратной деятельности. Однако в юридической фирме юристы составляют хребет организации. Аналогичным образом, обучение обычно является либо аппаратной деятельностью, либо просто одной из обязанностей линейного руководителя. Но в колледже преподавание — основной вид деятельности организации, финансы представляют собой ключевой вид деятельности почти в любой организации и поэтому относятся к линейной деятельности. Однако ведение финансовых документов, бухгалтерский учет можно рассматривать в качестве аппаратной деятельности, потому что это вспомогательное средство для руководства финансовой деятельностью. «Делегирование полномочий» // [Режим доступа referat. yabotanic.ru].