Требования к тексту делового письма

Деловая переписка — это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Он должен четко прояснить для себя:

• — что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку;
• — какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо
• v Композиция текста делового письма

Композиция письма — это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.

Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо, например:

Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки

В большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей — формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например:

1-я часть — сообщение о высылке документа

Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по тестированию оборудования для перерабатывающих отраслей, аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г.

2-я часть — изложение просьбы

Не менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация, например:

1-я часть — собственно отказ с объяснением причины

Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими зарубежными партнерами.

Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не ранее середины марта 2006 г.

2-я часть — Предложение о возможности

поставки позже

Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

• • хронологическим способом;
• • фактологическим способом.

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо:

В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18 000 руб.

В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.

При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее — все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:

Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интересных экскурсий:

• 1. Дворцы Санкт-Петербурга;
• 2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)
• 3. Храмы города на Неве;

…

В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

Стоимость путевки — 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902−17−14.

В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

Обращение.

Вступление.

Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).

Заключение

.

Предупреждение.

Заключительные этикетные формулы.

· Обращение.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Назначение обращения — установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:

• • служебное положение адресата в соотношении с собственным;
• • степень знакомства, характер отношений;
• • официальность/неофициальность ситуации общения;
• • этикетные нормы, действующие в данном коллективе.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

• § Уважаемый господин Президент!
• § Уважаемый господин председатель!
• § Уважаемый господин мэр!
• § Уважаемый господин министр!
• § Уважаемый господин депутат!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

• § Уважаемый господин Попов!
• § Уважаемая госпожа Дежнева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:

• § Уважаемый Владимир Петрович!
• § Уважаемая Елена Павловна
• § Уважаемый Сергей!

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи.

При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:

• § Глубокоуважаемый господин председатель
• § Глубокоуважаемый господин Михайлов!
• § Глубокоуважаемый Андрей Васильевич

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

• § Уважаемые господа!
• § Господа

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

§ Уважаемые коллеги

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Владимир Петрович!

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

Не следует в деловой переписке использовать обращение «Дорогой !!!» или «Дорогие !!!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.