Секретарь на этапе знакомства с фирмой является ее лицом, но работа секретаря требует не только наличия приятной внешности и умения работать на компьютере и другой оргтехникой. Вообще все зависит от уровня фирмы, куда вы хотите устроиться на работу. Если фирма небольшая, то возможно придется совмещать функции секретаря и кадровика, а здесь уже требуются специфические знания. Неплохо было бы заранее познакомиться с внутрифирменными профессиональными стандартами.
Собеседование является наиболее широко применяемым методом отбора кадров. От его успеха будет зависеть, возьмут ли вас на желанную должность. Поэтому к собеседованию рекомендуется готовиться. Не полагайтесь на свое обаяние и природную остроту ума. Перечитайте объявление о вакансии и подумайте, что вы можете предложить в соответствии с требованиями работодателя. Компании или фирмы, отбирая кандидатов, не часто встречают идеального претендента, и ваша задача — убедить их п том, что ваша кандидатура наиболее подходящая. Шеламова Г. М. Культура делового общения при трудоустройстве: учебное пособие — 2-е изд. Стор. М: Издательский центр «Академия». 04 с (Деловая культура) 2009.
При приеме соискателя на должность секретаря предъявляются требования не только к деловым, но и личным качествам. Секретарь должен иметь не только специальное образование (практически все работодатели требуют диплом вуза), но и продемонстрировать свои профессиональные навыки. Важное качество секретаря можно продемонстрировать сразу же, если прийти вовремя на собеседование. В любом случае на собеседование придется продемонстрировать свою хорошую память на имена и номера телефонов, свое умение вести разговоры по телефону, способность выполнять различные задания. Показать уровень организованности, способность вести документацию (знание прикладных программ). Способность держать документы в порядке очень ценится руководителем. В разговоре с будущим работодателем надо подчеркнуть такое ценное качество — как умение держать язык за зубами (когда это необходимо). Необходимо показать свою осведомленность в том, какие документы потребуются руководителю в командировке, как можно заказать билеты на самолет и как забронировать номер в гостинице.
Из личных качеств потребуется умение адаптироваться быстро в новом коллективе. Доброжелательность и вежливость работодатель оценит по вашей манере разговора на собеседовании и по вашим высказываниям о бывшем работодателе. К личным качествам, востребованным на данной работе, является коммуникабельность, ведь именно секретарю предстоит налаживать новые контакты.
