Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

В ЗАО «Чернянский сахарный завод» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7». Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов: 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»; 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В 2011 данный субсчет не использовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж. Счет 71 — активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами. В ЗАО «Чернянский сахарный завод» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» — выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы. Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами: 1. Дебет 10,41, Кредит 71 — оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом. 2. Дебет 20,23,25,26 Кредит 71 — списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства. 3. Дебет 91−2 Кредит 71 — затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91−2 Кредит 71 — списан НДС по расходам непроизводственного характера. 4. Дебет 19 Кредит 71 — учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 — произведен налоговый вычет. 5. Дебет 44 Кредит 71 — списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров). 6. Дебет 94 Кредит 71 — отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 — удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника. 7. Дебет 50 Кредит 71 — оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке. Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты. На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов — на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами. Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение № 1). Отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам. Для вывода данного отчета необходимо выбрать пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение № 2). Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям). Отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода (приложение 3). Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета (приложение 4). Отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности. Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода. Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение 5). Отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д — дебетовое, К — кредитовое) (приложение № 6). Ежемесячно итоги из журнала-ордера № 7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты — по корреспондирующим счетам, кредитовые — общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 1230, а кредиторскую — по строке 1520. В исследуемом периоде стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами в результате использования предприятием программы «1С: Предприятие», которая позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии (25).