Инвентаризация денежных средств и товарно-материальных ценностей

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. Увеличение денежных средств, их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. [21 c. 254].

В процедуре инвентаризации денежных средств необходимо прежде всего проверить операции по кассе. При этом в первую очередь сличаются фактически оформленные документы по кассе организации с обязательными унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации».

В ходе инвентаризации кассы необходимо проконтролировать:

• · правильность заполнения кассовой книги, ПКО, РКО и т. д.;
• · установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
• · правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
• · своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы;
• · наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром.

Поступление денег в кассу и выдача из кассы оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир. [15 c. 168].

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике. Что не сделано в приказе об учетной политике ООО «КросЛайн». Это является нарушением составления Учетной политики предприятия согласно ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» [Приложение А]. Не проведение инвентаризации денежных средств является грубым нарушением письма Центрального Банка России от 4.10.1993 г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Инвентаризация наличных денежных средств проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Для учета результатов инвентаризации денежных средств используется следующий документ «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (форма №ИНВ — 15).

Членами комиссии составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств», который применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации. Акт оформляется в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается.

В Акте инвентаризации наличных денежных средств устанавливаются наличие наличных денег и их фактическая сумма. При этом выявляются излишки и недостача в соответствующих суммах. Кроме того, указываются последние номера приходных и расходных кассовых ордеров. Материально ответственное лицо подтверждает, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении. В этом же акте материально ответственное лицо в письменном виде дает объяснение причин излишков или недостач денежных средств.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

• · по инициативе руководителя организации,
• · по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего). Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (№КМ-9).

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях следующие проводки:

• · Дт 50 Кт 91−1 — оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);
• · Дт 94 Кт 50 — отражена недостача наличных денег в кассе организации;
• · Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

В соответствии со статьей 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ), за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба (ст. 242 ТК РФ). Случаи полной материальной ответственности предусмотрены статьей 243 ТК РФ.

Организация в процессе своей хозяйственной деятельности взаимодействуют с другими хозяйствующими субъектами (поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т. п.), кредитными организациями, органами государственной и законодательной власти и т. д., а также с физическими лицами. Правильность осуществления расчетов с ними и обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, проверяются в процессе инвентаризации.

В ходе инвентаризации, проверке подвергаются следующие виды расчетов:

• — с подотчетными лицами,
• — с работниками,
• — с бюджетом и внебюджетными фондами,
• — с банками,
• — с покупателями и заказчиками,
• — с поставщиками,
• — со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс,
• — с прочими дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация расчетов должна проводиться согласно учетной политики организации. Проведение инвентаризации расчетов начинается с Приказа о проведении инвентаризации, в котором назначается инвентаризационная комиссия и объект исследования. Также приказ должен регистрироваться в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который отсутствует в ООО «КроссЛайн».

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

• 1. Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• 2. Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• 3. Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Необходимо проверить наличие первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы. Если по истечении срока, на который был выдан аванс, работник не представил в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, выданные работнику денежные средства могут быть включены в совокупный облагаемый доход работника.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками проверке подвергается счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарно-материальным ценностям, оплаченным, но находящимся в пути. Необходимо проверить по заключенным с поставщиками таких ценностей договорам, когда происходит момент перехода права собственности на эти товарно-мате-риальные ценности. [16 С. 69] Проверке подлежат также расчеты с поставщиками по неотфактурованным поставкам (поставкам товарно-материальных ценностей без сопроводительных документов). Необходимо проверить наличие приказа руководителя предприятия на оприходование конкретно этих поставок и (или) наличие номенклатуры-ценника с установлением цены на подобные товарно-материальные ценности, а также сам факт оприходования поставок.

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками проверяется, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

При проверке как кредиторской, так и дебиторской задолженности принимаются к сведениям данные о сроке исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, и другие долги, не реальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации:

• · Дт 91−2, Кт 62 (76, 71, 70…) — списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;
• · Дт 63, Кт 62 (76…) — списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность отражается в бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. В течение этого времени списанная задолженность числится за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса организации:

· Дт 60 (76, 71, 70…), Кт 91−1 — списана кредиторская задолженность.

По результатам инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами в организации оформляется акт по форме №ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. В акте указывают:

• · наименование организации дебитора (кредитора);
• · счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• · суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
• · суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов прилагается справка (приложение к форме №ИНВ-17), которая является основанием для составления этого акта. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. В этой справке указывается:

• · реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;
• · причину и дату возникновения задолженности;
• · сумму задолженности.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей в ООО «КросЛайн» проводится инвентаризация материально-производственных запасов. Она проводится на основании приказа руководителя организации, составленном по форме установленной Постановлением Государственного Комитета РФ по статистике от 18.08.1998 № 88. [Приложение Б].

С принятием на работу лица на должность упомянутой в перечне установленным в Методическом указании по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденному приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 с материально ответственным лицом заключается договор о полной материальной ответственности, которая состоит в его обязанности возмещать работодателю причиненный ущерб в полном размере. Однако договор не удостоверен печатью, что является грубейшей ошибкой и не соответствует унифицированной форме установленной Постановлением МИНТРУДА РФ ОТ 31.12.2002 № 85 [Приложение В].

При проведении процедуры инвентаризации товарно-материальных ценностей членам инвентаризационной комиссии необходимо знать, что относится в бухгалтерском учете к указанным категориям ценностей, как они принимаются к учету и как оцениваются при выбытии. С этой целью необходимо обратиться к ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

• · используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• · предназначенные для продажи;
• · используемые для управленческих нужд организации.

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера, порядка их приобретения и использования единицей материально-произ-водственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т. п.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

• · суммы, уплачиваемые поставщику (продавцу) в соответствии с договором;
• · суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально — производственных запасов;
• · таможенные пошлины;
• · невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;
• · вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• · затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов; затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации; затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит); начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;
• · затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Это затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;
• · иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально;

производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов. [15 c. 69].

До начала инвентаризации материально ответственные лица письменно подтверждают, что все документы по приходу и расходу материальных ценностей сданы в бухгалтерию и что у них нет никаких неоприходованных и не списанных в расход материальных ценностей. На день инвентаризации бухгалтерия выводит на основании аналитического учета остатки инвентаризируемых товарно-материальных ценностей. [12. c. 285] Фактическое наличие ценностей по каждому их виду заносится в инвентаризационные описи установленной типовой формы.

Для учета результатов инвентаризации материально-производственных запасов в ООО «КросЛайн» используется следующие документы:

• · ИНВ № 3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей [Приложение Г],
• · ИНВ № 19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного лица.

Описи оформляются четко, без помарок и неоговоренных исправлений. Они подписываются всеми членами комиссии, а материально ответственные лица дают на них расписку о том, что в их присутствии полностью и правильно составлена опись, что отсутствуют претензии к членам комиссии, а также о том, что материальные ценности находятся под их материальной ответственностью. Также в инвентаризационной описи фактическая сумма и общее количество товарно-материальных ценностей должно отражаться прописью на каждой странице, что не сделано в инвентаризационной описи ООО «КросЛайн».

Данные инвентаризационной описи и данные бухгалтерского учета используются для составления сличительных ведомостей в случаях выявления излишков или недостач материальных ценностей. Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 «Материалы», а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись:

· Дт 10 «Материалы», Кт 91−1 «Прочие доходы и расходы» — излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия.

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам — в сумме определившихся потерь. При этом составляется бухгалтерская проводка:

· Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кт 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам) — обнаружили недостачу в сумме фактической стоимости.

Списание недостач в пределах норм естественной убыли относится в дебет счетов учета расходов организации:

· Дт 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» и др., Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — недостача отнесена на издержки производства.

При хищении, а также сверх норм естественной убыли, когда установлены конкретные виновники, делается запись:

· Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — недостача отнесена на виновное лицо.

Если виновник возмещает недостачу внесением денег в кассу или посредством удержания из зарплаты, то составляется следующая проводка:

· Дт 50 «Касса» или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,.

Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — недостача внесена наличными или удержана из зарплаты.

Недостача сверх норм естественной убыли, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, или при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков отражается:

· Дт 91 «Прочие доходы и расходы», Х субсчет «Прочие расходы», Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — часть недостачи сверх естественной убыли (более среднемесячного заработка) отнесена на убытки организации.

Основными недостатками при проведении инвентаризации оборотных активов ООО «КросЛайн» являются:

• · учетная политика организации составлена с нарушениями;
• · на предприятии не проводится инвентаризации денежных средств в кассе;
• · договор о полной материальной ответственности не соответствует унифицированной форме установленной Постановлением МИНТРУДА РФ ОТ 31.12.2002 № 85.
• · не заполняются все графы в Инвентаризационной описи ИНВ № 3;
• · отсутствует журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.