Определение величины затрат

Как идентифицировать затраты на качество Первая задача — определить перечень элементов затрат, которые относятся к деятельности компании, и сгруппировать их.

Вторая задача — назвать эти элементы таким образом, чтобы их смысл был ясен персоналу компании.

Третья задача — назначить кодовые символы для каждого элемента. Это может быть, например, цифра, буква или их комбинация.

Выше был представлен пример перечня элементов затрат, сгруппированных согласно этим рекомендациям. Общий смысл сбора данных по затратам на качество — обеспечить руководство инструментом управления. Особенно важно, чтобы элементы затрат были определимы в том виде, как они названы и распределены для различных категорий, в том числе:

• — для подразделения;
• — для какого-либо участка;
• — для типа продукта;
• — для какого-либо рабочего места;
• — для какого-либо типа дефекта.

Требования должны быть установлены самой организацией, для собственного (внутреннего) пользования. Однако при этом не следует забывать, что собранной информации должно быть достаточно для проведения других видов анализа.

Система учета и анализа затрат на качество, которая не согласована с существующими внутри организации особенностями, имеет слишком мало шансов на успех. Эта система должна быть встроена в организацию, как бы «сшита по мерке». Ее нельзя «взять с вешалки», т. е. уже готовую.

Как выявить затраты на качество После того как установлена система классификации и кодирования различных элементов затрат на качество, необходимо выявить источники данных о затратах. Некоторая часть информации уже может существовать; определенную часть можно достаточно легко получить. Другие данные определить будет значительно труднее, а некоторые — пока еще могут быть недоступны.

Основной объем затрат на контроль составляет оплата труда персонала, занятого контролем и испытаниями. На самом деле, это может составить более чем 90% всех затрат на контроль. Кроме того, эти затраты могут быть определены весьма точно.

Оставшиеся затраты в основном связаны со стоимостью используемых материалов, закупками и со стоимостью технического обслуживания. Они могут быть определены напрямую.

Итак, мы видим, что можно без особого труда получить точную картину по затратам на контроль.

Определение элементов затрат на внутренние потери немного сложнее. Это, прежде всего:

• — оплата труда, связанного с возвратом товара;
• — стоимость материалов (напрасная работа);
• — накладные расходы;
• — оплата труда, связанного с исправлениями;
• — стоимость материалов (ошибки в работе);
• — накладные расходы;
• — оплата труда, связанного с повторными испытаниями и контролем;
• — стоимость материалов;
• — накладные расходы;
• — оплата сверхурочных работ для наверстывания потерянного времени;
• — недополученная прибыль, связанная со снижением класса (сорта) продукции.

Картину приведенных выше затрат можно получить с достаточной степенью точности.

Более трудно будет выявить объемы заработной платы и накладных расходов, связанных с:

• — анализом причин возникновения дефектов;
• — работой над возвращенным продуктом;
• — подготовкой производства к исправлениям.
• — Эта деятельность связана со штатом:
• — производственного контроля;
• — отдела поставок;
• — контролеров;
• — отдела обеспечения качества.

Поскольку каждый вовлеченный сотрудник вряд ли в течение всего рабочего дня решает проблемы, связанные только лишь с внутренними потерями, оценка потерь должна производиться с учетом реально затраченного на эту деятельность времени и по результирующим показателям. Таким образом, мы опять видим, что основные виды затрат в этой категории могут быть определены с достаточной степенью точности.

Часть внешних потерь связана с тем, что продукт был возвращен потребителем либо сразу, либо в течение гарантийного периода. Если продукт был возвращен, то затраты, связанные с неисправимым браком или переделками и ремонтом, определяются таким же образом, как и в случае внутренних потерь. Однако, существуют и другие затраты, которые не так просто определить. В их числе следующие:

• — оплата труда, накладные расходы и прочие издержки, связанные с исследованием жалоб потребителей;
• — оплата труда, накладные расходы и прочие издержки, вызванные обслуживанием неудовлетворенного потребителя;
• — дополнительные транспортные расходы;
• — издержки, вызванные разбирательствами (в том числе судебными) и, возможно, последующей оплатой компенсаций.

Перечисленные затраты могут быть обусловлены ошибками персонала различных отделов, таких как:

• — проектный;
• — технологический;
• — экономический;
• — сбыта;
• — технического обслуживания;
• — транспортный;
• — юридический;
• — обеспечения качества.

Поскольку сотрудники всех этих отделов вряд ли будут заняты полный рабочий день вопросами внешних потерь, то установление объема затрат, необходимо вести с учетом реально затраченного времени.

Один из элементов внешних потерь действительно невозможно получить — это потери, связанные со снижением имиджа компании, снижением доверия потребителя по отношению к ней. Некоторые организации устанавливают величину этих потерь (затрат) на уровне 2,5% общих затрат на качество. Однако, многие игнорируют эти затраты на основании того, что их нельзя установить с какой либо степенью точности — они только предположительны.

Затраты на предупредительные мероприятия наиболее сложно выявить, поскольку они вызваны деятельностью большого количества отделов и большинство сотрудников посвящают этой работе лишь часть своего рабочего времени.

Эти затраты могут появляться на следующих этапах деятельности:

• — производство;
• — продажа и маркетинг;
• — проектирование и разработка;
• — материальное обеспечение;
• — планирование процесса;
• — исследования;
• — лабораторные испытания;
• — финансово-экономическое обеспечение;
• — обработка данных;
• — обучение

Большинство затрат данной категории связано с работой персонала отдела обеспечения качества. Затраты на предупредительные мероприятия в основном включают заработную плату и накладные расходы. Однако, степень точности их определения в большой степени зависит от точности установления времени, затраченного каждым сотрудником в отдельности.

Некоторые предупредительные затраты легко выявить напрямую. Они, в частности, могут включать оплату работ сторонних организаций за:

• — обслуживание, калибровку и поверку измерительного оборудования;
• — консультации;
• — курсы обучения.

Источники информации о затратах на качество При определении затрат на качество необходимо помнить, что:

• — затраты на материалы могут быть получены из анализа накладных, записей в складской документации и т. п.;
• — выплаты персоналу могут быть взяты из ведомостей;
• — стоимость поставок может быть определена по соответствующим счетам или накладным;
• — объемы выплат заработной платы должны быть взяты с учетом реально затраченного времени на проведение работ по обеспечению качества каждым вовлеченным сотрудником;
• — если только часть времени сотрудника затрачивается на деятельность по обеспечению качества, то целесообразность оценки каждой из составляющей затрат его времени не должна подвергаться сомнению;
• — классификация затрат на качество и распределение их по элементам должны стать частью повседневной работы внутри организации.