Организация системы планирования и контроля затрат на предприятии

Руководство предприятия все время стоит перед необходимостью выбора оптимальных решений, касающихся цены реализации, номенклатуры, ассортимента и объема выпускаемой продукции, кредитной и инвестиционной политики и многого другого. В поисках таких, экономически обоснованных решений рассчитывают и анализируют альтернативные варианты поведения предприятия.

Недостаточно, чтобы отдельные решения были экономически эффективными сами по себе. Необходимо добиваться того, чтобы вся деятельность предприятия в комплексе стала рентабельна и обеспечивала денежные поступления в объеме, удовлетворяющем заинтересованные в экономических результатах производства лица (владельцев, кредиторов, руководителей, работников). Основной задачей планирования затрат и является определение экономических результатов деятельности предприятия, ожидаемых в будущем периоде.

Планирование — один из элементов управления, включающий в себя выбор цели предприятия и средств для ее достижения.

Планирование наводит мост между существующим положением и тем, которого мы хотим достичь в будущем. Основная задача планирования — сведение к минимуму риска предпринимательства.

Планирование может быть краткосрочным и долгосрочным. Краткосрочные планы составляются на месяц, квартал, год, долгосрочные (перспективные) определяют направления развития предприятия в течение 3−5 лет (для крупных фирм — и на более длительный период).

Планирование затрат — это определение целей предприятия и его подразделений в форме постановки производственных задач и выбора средств для их выполнения. Планы конкретизируются в сметах, отражающих затраты в денежном выражении. Таким образом, планирование затрат заключается в выявлении состава затрат и их количественной оценке.

Планирование затрат осуществляется для определения общей стоимости потребляемых в процессе производства ресурсов (материальных, трудовых, денежных) и расчета предполагаемой прибыли. Оно служит базой для контроля за рациональным использованием ресурсов.

При планировании решаются следующие задачи:

• · расчет стоимости ресурсов, необходимых для производства продукции;
• · определение общего объема затрат на производство;
• · исчисление себестоимости производства каждого вида продукции.

Управление затратами, таким образом, является синтетической областью знаний, где используется терминология и методы других дисциплин. Здесь соединяются подчас совершенно независимые друг от друга знания о работе предприятия, выявляется их взаимосвязь и влияние на конечный результат работы предприятия — прибыль.

Этапы разработки системы управления затратами Этап 1. Формирование организационных единиц по управлению затратами. Разработка и внедрение системы управления затратами начинается с построения эффективной системы сбора, передачи и обработки данных. На этом этапе должны быть определены:

• — подразделения предприятия, связанные с осуществлением затрат, отражением их в учете, контролем;
• — подчиненность этих подразделений;
• — сфера их ответственности;
• — взаимосвязь с другими подразделениями;
• — функциональные обязанности для каждой должности;
• — документооборот, сопровождающий хозяйственные операции

Данный этап осуществляется кадровой службой при активном сотрудничестве с производственной и финансово-экономической службами, бухгалтерией, службой снабжения и т. п.

Отдельно финансово-экономической службе поручается разработка элементов, необходимых для функционирования системы:

• — центров затрат — подразделений, которые осуществляют расходы;
• — ответственности — в т. ч. материальной;
• — норм и нормативов расхода сырья, материалов, топлива и пр., норм выработки;
• — образцов первичных документов по списанию сырья, материалов, топлива, запасных частей, по учету рабочего времени и т. п.;
• — регламента предоставления информациипорядок, сроки, получатели данных.

Этап 2. Информационное обеспечение учета затрат. Это необходимо для своевременного и достоверного сбора информации о затратах. Выполнение этой функции обеспечивается финансово-экономической службой.

Этап 3. Планирование затрат. Планирование затрат, как правило, осуществляется в комплексе с планированием других показателей деятельности предприятия (натуральные показатели деятельности, доходы, инвестиции и др.) в рамках принятой на предприятии системы планирования и бюджетирования. Подразделением, ответственным за формирование плановых показателей затрат, является финансово-экономическая служба.

Этап 4. Оперативный контроль расходов. Оперативный контроль расходов — это функция сотрудников структурных подразделений, в рамках которых осуществляются расходы. Для контроля над затратами необходимо организовать:

• — фиксирование затрат на рабочих местах в центрах затрат;
• — сравнение фактических затрат с нормативными (плановыми), выявление отклонений;
• — своевременную передачу данных в подразделение, занимающееся сбором и обработкой информации о затратах (финансово-экономическую службу).

Этап 5. Учет затрат. Данный этап подразумевает отражение хозяйственных операций в системе управленческого учета и интеграцию этих операций в системе бухгалтерского учета. Этим занимаются финансово-экономическая служба и бухгалтерия.

Этот этап включает также разработку единой методологической базы управленческого учета, разработку системы стимулирования сотрудников и штрафов за несоблюдение технологических, санитарно-гигиенических и других требований.

Этап 6. Анализ затрат. Необходимо сопоставлять нормативные (плановые) и фактические данные, выявлять причины отклонений и проблемные участки на производстве, анализировать структуру и динамику затрат, определять их эффективность. Комплексный анализ затрат осуществляет финансово-экономическая служба. Руководителю предприятия необходимо потребовать лишь итоговый отчет, содержащий анализ существенных отклонений затрат в разрезе обобщенных статей расходов [16].

Чтобы система контроля затрат на предприятии была эффективной, необходимо вначале выделить центры ответственности, где формируются затраты, классифицировать затраты, а затем воспользоваться системой управленческого учета затрат. В результате руководитель предприятия получит возможность своевременно выделять «узкие места» в планировании, формировании затрат и принимать соответствующие управленческие решения.