Подбор системы электронного документооборота для Управления ветеринарии Тюменской области

Как уже говорилось выше выбор и внедрение новой АСДОУ необходимы для оптимизации процессов документооборота. Данное исследование преследует своей целью выбор необходимой, и удовлетворяющей всем показателям, системы автоматизированного документооборота.

Введение

крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4−8 человек), состоящая из сотрудников Заказчика и исполнителя. Эта группа в дальнейшем возьмет на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.

Применение подобных технологий вызвано двумя факторами: во-первых, организация обычно заинтересована в том, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле, чем привлечение сторонних специалистов.

Процесс внедрения обычно состоит из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:

• 1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов.
• 2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• 3. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
• 4. Установка и настройка программного обеспечения.
• 5. Обучение персонала организации.
• 6. Опытная эксплуатация.
• 7. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• 8. Сдача в промышленную эксплуатацию

Сравним системы (включив в описание несколько наиболее популярных на российском рынке систем):

Система «Дело-96» (ЗАО «Электронные офисные системы»).

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей:

• 1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• 2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;
• 3. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• 4. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• 5. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• 6. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• 7. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• 8. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• 9. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• 10. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• 11. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• 12. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• 13. Хранение электронных образов документов;
• 14. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• 15. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.

Система «Office Media» («Inter Trust»).

Программный комплекс Office Media, предназначен для решения следующих основных задач:

• 1. Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
• 2. Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации;
• 3. Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства;
• 4. Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами;
• 5. Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них;
• 6. Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров;
• 7. Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.
• 8. Информационно-аналитическая работа;
• 9. Управление проектами;
• 10. Управление персоналом;
• 11. Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т. д.

Система «ЭСКАДО» («InterProCom LAN»).

Система автоматизации документооборота ЭСКАДО ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем.

Система обеспечивает следующие возможности:

• 1. Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями;
• 2. Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации;
• 3. Создание, учет, хранение и обработку различных типов документов (входящие, исходящие, электронную почту и др.);
• 4. Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержку различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т. д.);
• 5. Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота;
• 6. Организацию факсимильной / почтовой рассылки;
• 7. Поддержку электронной подписи и факсимиле.

Система «Optima Workflow» («Оптима»).

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• — централизованное хранение документов в электронном виде;
• — формализацию процедур создания и обработки документов;
• — единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система «Босс-Референт» (компания «Ай-Ти»).

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим.

• 1. Учетная обработка всех видов документов.
• 2. Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
• 3. Связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
• 4. Распределенный документооборот.

При выборе системы, прежде всего, необходимо учитывать то, на сколько данный программный продукт соответствует основным задачам делопроизводства (Приложение 2).

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средства проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач используя их в качестве отдельных компонент. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод. Пестрецов А. А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие.- М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998. — С. 41.

12. Таким образом, наибольшее предпочтение при автоматизации ДОУ отдано специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота (Дело-96, Система «Office Media»).

Данные программные продукты предоставляют наиболее широкий ассортимент функций, необходимых для эффективной работы Управления ветеринарии.