Учет материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятии оборудованы специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, товаров и других материалов.

Функция складов заключается в своевременном обеспечении производства материалами, осуществлении комплектации готовой продукции, ее отгрузку.

Для хранения материально-производственных запасов на ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» создано 2 склада: центральный склад (размещаются запасы в виде материалов, хозяйственного инвентаря и т. д.) и резервуарный парк (хранится авиакеросин ТС-1 и жидкость «И-М»).

Все материалы сначала поступают на склады. Учет материалов на складах осуществляют кладовщики. Центральный склад делится на трех кладовщиков: Гердт Е. В., Рачев В. И., Терентьев С. В. Ответственный за резервуарный парк несет начальник службы ГСМ — Кошкин А. А., а выдачу авиакеросина выполняет кладовщик.

В соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (который является Приложением № 1 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 г. № 85), кладовщик (как и экспедитор, и заведующий складом) является материально-ответственным лицом. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности.

Учет движения и остатков материалов ведется в карточках учета материалов по форме №М-17.

При поступлении материалов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то выписывается приходный ордер (форма №М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактуренная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), кладовщик вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (форма №М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются, и акт является одновременно и приходным документом, и для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику [9].

Материалы поступают на предприятие и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынке, у населения кладовщику, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение — номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета открываются в бухгалтерии. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. После этого карточки передаются на склад.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах сдаются в бухгалтерию до 10 числа месяца, следующего за отчетным. Бухгалтер принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций первичные документы. По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам для надлежащего оформления.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении, по материально — ответственным лицам (складам), в разрезе балансовых счетов (субсчетов), а также на основе оборотных ведомостей.

Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов. Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках.

Материалы, принятые на ответственное хранение, записываются кладовщиком в отдельные карточки, хранятся на складе отдельно от материалов, принадлежащих организации. На ответственное хранение принимают материалы, которые данной организации не принадлежат.

При выдаче материалов со склада в подразделения оформляется требование-накладная по форме N М-11 (приложение В). На требовании-накладной ставится подпись ответственного лица организации, разрешившего выдачу материалов. Выдача материалов со склада заверяется подписями кладовщика и сотрудника подразделения, получившего ценности. Требование-накладная составляется в двух экземплярах. Один экземпляр служит кладовщику основанием для выдачи ценностей и отражения их расхода в карточках учета материалов, а второй — принимающему подразделению для оприходования ценностей.