Программа проверки и диагностирования социально-кадровых процессов

Программа проверки разрабатывается применительно к целям аудита и масштабам предприятия. Обычно в рамках социально-кадрового аудита осуществляются:

• * аудит соответствия;
• * аудит эффективности;
• * стратегический аудит.

Аудит соответствия оценивает соответствие практических действий нормам, правилам, планам и предписаниям, существующим в организации, а также качество информационного обмена между его подразделениями. Аудит соответствия включает также такие направления, как:

• * анализ штатного расписания, оценка его обоснованности, наличия плана развития;
• * оценка соответствия должностных инструкций квалификационным характеристикам работников;
• * оценка подбора и найма персонала (какими методами, стоимость найма), анализ реализации плана кадрового роста;
• * анализ выполнения программы повышения профессиональной квалификации, стоимость повышения квалификации;
• * анализ списочного состава работников по возрастному, образовательному, половому признакам, естественной убыли и его соответствие организации;
• * анализ условий труда и техники безопасности;
• * анализ трудовых отношений в коллективе (наличие конфликтных ситуаций, сопротивления переменам, психологическая совместимость работников, психологический климат предприятия и его подразделений);
• * оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями.

Для управления персоналом в организации разрабатывается комплекс процедур, которые формализуются в справочниках, пособиях и в других нормативных документах. В процессе аудита проверяется, с одной стороны, их соблюдение, а с другой — нацеленность на обеспечение интересов фирмы.

Аудит эффективности (аудит управления) оценивает соответствие методов внутреннего управления организацией его целям и возможность их совершенствования.

Для выработки и обоснования предложений аудитор должен изучить не только достигнутые результаты, но и весь спектр процедур, посредством которого они были достигнуты. Аудит эффективности начинается с аудита процедур.

Наконец, исходя из результатов, аудитор определяет предвиденные и непредвиденные последствия своей деятельности (порочные действия, издержки, спровоцированная дисфункция).

Аудитор изучает возможности улучшения управления для более эффективного достижения поставленных задач, включая новые административные технологии: информационную, канцелярскую и телекоммуникационную. Аудит управления персоналом включает:

• * оценку текущего состояния политики и практики управления персоналом организации;
• * определение соответствия практики управления персоналом предварительно установленным стандартам;
• * разработку плана необходимых действий в целях усиления практики и политики управления персоналом.

Аудит службы управления персоналом осуществляется по трем уровням:

• * стратегический — сосредоточен на практике управления персоналом с точки зрения высшего руководства. Он включает: степень интеграции практики управления персоналом в организационную стратегию и планирование; а также степень централизации функций управления персоналом.
• * управленческий — фокусируется на конфликтах службы управления персоналом с линейными менеджерами, а также на степени правильности применения линейными менеджерами рекомендаций службы управления персоналом.
• * операционный — направлен на детальное рассмотрение правильности отдельных процедур, характеризующих функционирование службы управления персоналом.

И, наконец, стратегический аудит выявляет степень согласования политики управления персоналом с целями организации, его глобальной и социальной стратегиями, а также устанавливает степень связи социальной политики со спецификой организации и внешними условиями.

Аудитор должен также проверить связь между основными руководящими принципами политики управления человеческими ресурсами и ценностями, объявленными организацией в своем плане развития.

Специфика любого аудита ориентирована на природу изучаемого объекта и диктует использование определенных методов. Область человеческих ресурсов описывается в основном качественными характеристиками. Поэтому для возмещения недостающей количественной информации необходимо применять методы и технику, свойственные социальным наукам. Такой подход позволяет выявить способность предприятия разрешать социальные проблемы, оказывающие непосредственное влияние на трудовую деятельность индивидуума.

Как правило, в организациях используется внешний аудит. Руководство обращается к консалтинговой фирме с приглашением провести экспертизу социального характера, например при внедрении новой технологии, перепрофилировании производства, структурной реорганизации, создании временных или оперативных творческих групп, разрешении конфликтных ситуаций между работниками и работодателем. Эксперт, осуществляющий аудиторскую проверку, должен хорошо ориентироваться в финансовых вопросах, управленческой этике, социально-психологических аспектах управления, знать трудовое и административное право.

Основными этапами деятельности аудитора являются:

• * знакомство с поставленной задачей;
• * определение границ своих действий;
• * изучение социального баланса и другой документации самого предприятия и нормативных документов;
• * составление вопросников и анкет;
• * подготовка детализированной рабочей программы;
• * реализация работы;
• * составление отчета.

Обычно такая экспертиза одного или нескольких однопрофильных предприятий занимает около 10 месяцев при работе 3−4 экспертов.

Социальный аудитор начнет проверку с изучения и исследования результатов деятельности предприятия, чтобы с помощью справочных материалов и нормативных документов обнаружить все отклонения от норм и стандартов. Особое внимание при этом уделяется финансовым и бухгалтерским документам, данным аналитического и синтетического учета, а также расходам на содержание персонала.

Исследование результатов деятельности предприятия, проведенное с использованием справочных материалов и нормативных документов, позволяет обнаружить отклонения от норм и стандартов, выявить сильные и слабые стороны предприятия, выделить как настоящие, так и будущие проблемы (риски), провести анализ причин их возникновения, предложить заказчику рекомендации для последующих действий.

Перед началом обследования аудитор должен четко зафиксировать для себя три основных отправных момента:

• * убедиться в том, что существует реальность создания четкого равновесия между выгодой предприятия и надеждами персонала;
• * оцепить возможность использования получаемых результатов для проведения в жизнь главной цели — повышения уровня компетентности персонала;
• * определить тип аудита и объекты изучения.

После этого должен быть составлен подробный, детализированный план исследований.

Для ознакомления с фирмой, выработки программы проверки аудитор сначала проводит предварительное анкетирование или опрос сотрудников. Значительный объем информации дает изучение социального баланса предприятия, составляемого обычно раз в три года, и планов социального развития.

Предварительное анкетирование позволяет разработать программу проверки, подстроенную под предприятие, и выбрать значимые точки, на которых сосредоточить дальнейшую работу. Аудитор является ответственным в применении подходящих средств для получения достоверных и удовлетворительных результатов.

Можно выделить четыре этапа экспертизы:

• 1. Проведение предварительного анкетирования или опроса. Аудитор должен освоиться с контролируемой фирмой, чтобы определить значимые точки для проверки, выработать программу проверки, грамотно распределить свое время и силы. Этот этап представляет собой предварительную диагностику. Инструменты этого процесса представлены ниже.
• 2. Обоснование рабочей детализированной программы (лиц, с которыми нужно встретиться и переговорить, используемые материальные средства и документы, временные рамки).
• 3. Реализация аудиторской проверки.
• 4. Редактирование отчета.

Анализ социального баланса помогает получить следующие сведения:

• * структуру и характеристики работающих в организации (уровень квалификации работников, стаж работы, возрастную пирамиду и др.), что является очень важным для понимания их поведения и оценки возможности адаптации к социальной политике, осуществляемой на предприятии;
• * условия труда и состояния техники безопасности (риск производственного травматизма и несчастных случаев по дороге на работу, профессиональные заболевания, организация и содержание работы, физические условия труда, продолжительность и планирование рабочего времени). Вся совокупность информации, связанной с графиком работы, планированием рабочего времени и отпусков, позволяет охарактеризовать качество жизни или хотя бы принципы, влияющие на это качество;
• * поведение работников, которое в сопоставлении со структурными характеристиками населения и условиями жизни в регионе составляет важный элемент диагностики и идентификации социальных проблем.

Для описания социальной политики нужно вычленить несколько наиболее значимых индикаторов в зависимости от целей аудита:

• * занятость (ее уровень, природа предложенного труда, обеспечение стабильности состава работников, влияние нововведений, практика продвижения по службе, занятость женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых категорий работников);
• * оплату и стимулирование труда (относительный уровень вознаграждений, их виды динамика и структура, нижний уровень заработной платы и т. д.);
• * безопасность и улучшение условий труда (вложение финансовых средств в эту область и оценка полученных результатов);
• * профессиональное обучение (объем, виды, содержание, продолжительность, стоимость).

После анализа социальной политики предприятия формулируются ее сильные и слабые стороны, ставится общий диагноз.

Диагностика позволяет выявить:

• * имеющие место соответствия и несоответствия между должностными характеристиками и проводимой политикой;
• * связи и случайные нестыковки между различными сторонами социальной политики;
• * принципиальные источники социальных рисков;
• * зоны социальных издержек.

Завершается аудиторская проверка составлением отчета, в котором анализируются принципы социальной направленности, определяется ответственность каждой из групп персонала и предлагаются стимулирующие меры.

В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения, касающиеся модификации существующих процедур, совершенствования документации, уточнения.

Для успешного проведения социальной политики в организации отчет аудитора должен содержать конкретные рекомендации. В зависимости от поднятых проблем и обнаруженных трудностей аудитор может иногда сформулировать предложения к действиям. Но это не всегда так. Во многих случаях аудитор ограничивается предложениями действий, позволяющих решить ту или иную проблему, организовать рабочую группу, повысить квалификацию, обратиться к внешнему эксперту, провести дополнительный аудит и т. д.

Успех социального аудита во многом зависит от качества предоставленной информации, от желания и возможностей заказчика.

Исторически профессиональный аудит стал формироваться как следствие развития консультационных услуг. Консультанты учитывают стандарты, нормативы, методики, указания, нормы и правила, а аудиторы их строго придерживаются.