Выдача трудовой книжки работнику

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Пока работник осуществляет свою трудовую функцию, он может получить лишь копию трудовой книжки или официально заверенную инспектором по кадрам организации выписку из нее в течение трех дней с момента обращения с соответствующим письменным заявлением.

Тем не менее, некоторые органы требуют предоставить именно подлинник документа. К их числу относится, например, Пенсионный фонд РФ. Его сотрудники требуют трудовую книжку как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии. Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят инспектора по кадрам выдать им подлинник трудовой книжки для нотариального удостоверения копии этого документа. Такая копия необходима, например, при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор» и т. д.

Поскольку закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки в период выполнения им своих трудовых обязанностей, у инспектора по кадрам есть лишь один выход из сложившейся ситуации — добровольно высиживать огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы удостоверить копии трудовых книжек своих сотрудников, либо самостоятельно обращаться в иные инстанции, что естественно представляется маловероятным. Поэтому на практике, вопреки указанию закона, инспектор по кадрам выдает сотруднику его трудовую книжку под расписку.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Общий порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника определяет ст. 62 Трудового кодекса РФ, где указывается, что в случае прекращения трудового договора — вне зависимости от оснований его прекращения — работодатель «…обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку». При этом подразумевается, что трудовая книжка надлежащим образом оформлена, т. е.:

содержит запись об увольнении, формулировка которой соответствует действующему законодательству РФ и отражает истинную причину прекращения трудового договора;

имеет отметки о заверении ранее внесенных в трудовую книжку записей.

Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения трудовой книжки на руки, поскольку он, например, считает расторжение трудового договора с ним незаконным, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Причем сделать это работодатель должен как можно быстрее, поскольку именно со дня направления такого уведомления работодатель, как это предусмотрено частью 3 ст. 62 Трудового кодекса РФ, освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Следовательно, для подтверждения факта направления уведомления в срок работодатель должен направить его заказным письмом с уведомлением о вручении.

Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

В некоторых случаях, увольняясь, работник просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Представляется, что в данной ситуации инспектор по кадрам не должен идти на поводу у работника, поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила, ни Инструкция такого порядка передачи работнику его трудовой книжки не предусматривают, даже при наличии у данного лица нотариально удостоверенной доверенности, выданной от имени работника. Тем не менее, на практике сотрудники кадровых служб в нарушение установленных правил нередко выдают трудовые книжки иным лицам на основании такой доверенности.

Третьим лицам без нотариально удостоверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти (прекращении действия трудового договора на основании п. 6 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации) на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.