Становление и организация проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в XX веке

В ХХ веке развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

До середины 1920;х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920;х годов до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель — отбор макулатуры для государственных нужд. Одним из важных направлений работы архивных учреждений страны в 1920;1930;х годах была разработка проблемы их комплектования. С ней была тесно связана утилизация документов, утративших практическое и научное значение.

В отечественной литературе эти мероприятия традиционно определяются термином «макулатурные» кампании. Их активно поощряли многие руководители, ссылавшиеся на серьезные проблемы с обеспечением сырьем бумажных фабрик страны. Современный исследователи весьма отрицательно оценивают данный период, так Е. В. Алексеева пишет: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой „макулатурной кампании“ 1927;1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис» [49, с.165].

На протяжении 1920;х гг. комплектование государственных архивов СССР проводилось в соответствии с декретом СНК «О хранении и уничтожении архивных дел» от 31 марта 1919 года. Оконченные дела советских учреждений хранились в них не более пяти лет. По истечении этого срока документы передавались в соответствующие архивные учреждения, где специальные «разборочные комиссии» осуществляли экспертизу и отбор материалов, подлежащих долгосрочному хранению в архивах. Они формировались из сотрудников архивов, представителей учреждений и независимых экспертов. Однако малочисленные комиссии не успевали разбирать и описывать обширные материалы, отобранные для долгосрочного хранения. Проблема совершенствования принципов комплектования Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ) особенно обострилась во второй половине 1920;х годов. В тот период архивные учреждения приступили к массовому приему документов предприятий и организаций с истекшим сроком ведомственного хранения. Кроме того, на бумажных фабриках страны обострилась проблема сырья в связи с резким сокращением импорта целлюлозы. Ее «компенсацию» ряд руководителей планировал за счет «разгрузки» архивов от «ненужного хлама». Все это стало основой для проведения очередной масштабной «макулатурной» кампании.

Середина 1950;х годов характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов, так как в это время отмечается значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи, с чем было принято решение: о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов обязан быть временно прекращен; архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на госхранение фондов и, кроме того, организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования [53, с.154].

Осуществление поставленных задач проводилось согласно с положениями нормативных и нормативно-методических документов по экспертизе и комплектованию: «Примерных списков учреждений, предприятий и организаций, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы» (утверждены 10 августа 1960 г.) и Дополнений и изменений к ним от 1965 года и других документов.

Было выделено две основных проблемы: о научно-исторической ценности документов низовых учреждений и целесообразности приема их в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежащих приему на госхранение. Рекомендации Научного Совета Главного архивного управления, подведшего результаты проведенного изучения, предусматривали: переход экспертно-проверочных комиссий к рассмотрению описей на документы постоянного хранения, уничтожение круга учреждений, передающих документы на госхранение, предоставление учреждениями права самостоятельного уничтожения документов с кратковременными сроками хранения, разработку типового перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы, установление долговременного срока хранения материалов по личному составу и др [32, с.265].

В течение 1950 — 1980;х годов завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов:

• 1) 1918 — 1957 годы — формулирование основных признаков оценки документов;
• 2) 1958 год — до конца 60-х годов — уточнение, дополнение критериев, сформулированных К. Г. Митяевым;
• 3) 70-е — до начала 90-х годов — сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей;
• 4) после 1991 года попытка переосмыслить критерии оценки документов в соответствии с новыми реалиями.

Произошедшие после 1991 года перемены коснулись всех сторон жизни общества, сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Перемены, коснувшиеся всех сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали пересмотра. В основу теории экспертизы ценности документов положены общенаучные положения, свойственные как всем дисциплинам, так и тем, объектом изучения которых является документ. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т. д.). После 1991 года излишняя идеологизация снимается, учитывается новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Как следствие, происходят изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Отсюда — изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение [62, с.42−43].

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой централизации управления стали базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы управления (только госсектор), понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой, включает организации разных форм собственности), роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные — менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат — изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание значения документа как исторического источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все более широкое распространение получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т. д.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

Созданная до 90-х годов нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов в основном утратила свое значение.

Возникла необходимость в пересмотре и критериев экспертизы ценности документов. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т. д.). В тот момент снималась излишняя идеологизация, учитывалась новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Происходили изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Были изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение [62, с.42−43].

экспертиза ценность документ архивный.