Организация и ведение бухгалтерского учета расчетов с поставщиками

Документальное оформление расчетных отношений

Общество с ограниченной ответственностью «Русский Фабрикант» создано на основе объединения средств его учредителей с целью содействия активизации связей российской экономики с мировым хозяйством в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» 26 апреля 2003 года.

Учредителями ООО «Русский Фабрикант» являются юридические лица:

Юридический адрес объединения: г. Н. Новгород, ул. Бекетова д. 33.

Цель создания — осуществление рыночных взаимоотношений и получение прибыли на основе удовлетворения потребностей граждан, юридических лиц в производимой продукции и товарах, выполняемых работах и оказываемых услугах в сферах, определяемых предметом деятельности.

Общество с ограниченной ответственностью «Русский Фабрикант» является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банковском учреждении, а также является самостоятельным субъектом хозяйственной деятельности, выступает от своего имени истцом и ответчиком в суде.

Структура управления ООО представлена следующим образом:

Рис. 7 Схема структуры управления организации

В Обществе с ограниченной ответственностью «Русский Фабрикант» Бухгалтерский учет ведется по специальной бухгалтерской программе для персонального компьютера.

Основной деятельностью Мебельной фабрики ООО «Русский Фабрикант» является производство эксклюзивной мебели для бара, офиса и дома, мебельные фасады из массива. Качественное изготовление и продажа элитной мебели на заказ, эксклюзивная офисная мебель со склада в Нижнем Новгороде. А так же, кожаные диваны и кресла, стулья, мягкая мебель и кабинеты для руководителя по индивидуальным и нестандартным заказам.

Основным поставщиком материалов является ООО «Дальтраст» а также предприятие имеет договорные отношения с другими поставщиками.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности. 13].

Мебельная фабрика ООО «Русский Фабрикант» для ведения учета бухгалтерской отчетности при расчете с поставщиками использует следующие виды документов:

Книга покупок, [Приложение 1] предназначенная для регистрации счетов — фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Счет-фактура [Приложение 2] — это документ строго установленного образца, который выписывается продавцом покупателю после отпуска товара и служит основанием для принятия к вычету или возмещению налога на добавленную стоимость.

Договор купли-продажи [Приложение 3] применяется, когда одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) [Приложение 4] применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. [12].

Приходный ордер (форма № М-4) [Приложение 5]- используется для учета материалов, специальной одежды, специальной оснастки, поступающих от поставщиков или из переработки.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) [Приложение 6] предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

Акт о расхождение в качестве и в количестве материалов

[Приложение 7] составляется в случае несоответствия фактического наличия материалов или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным сопроводительных документах и который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) [Приложение 8]предназначена для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям (например, продажи материалов).

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

Товарно-транспортную накладную [Приложение 9] выписывают при доставке товаров автомобильным транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. [12].

Приемка материалов по количеству в торговой организации предусматривает соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Если количество и качество товаров соответствует указанных в товаросопроводительных документах количеству и качеству поступивших товаров то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Учет первичных документов по приходу товаров в ООО «Русский Фабрикант» ведется в «Журнале поступления товаров», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткую характеристику документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах. 13].

После проверки, приемки и таксировки принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными к ним оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в «Журнале поступления товаров», бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ООО «Русский Фабрикант» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

В ООО «Русский Фабрикант» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.