Бухгалтерский учет в ресторанном бизнесе

Кафе и рестораны для посетителей являются приятными местами, где можно перекусить и пообщаться. Однако для бухгалтеров, обслуживающих эти заведения, это одна из самых проблемных областей учета. Что необходимо иметь в виду, чтобы не наделать ошибок в ресторанной бухгалтерии? На что следует обратить особое внимание?

Ресторанный бизнес — это не только вкусная еда и прекрасное обслуживание. За видимым великолепием скрывается кропотливая работа бухгалтеров, которые собирают информацию о поступающем продукте, о его расходе на изготовление блюда, об остатках, о заработной плате задействованных в этой отрасли работников (от швейцара до шеф-повара). Вся эта информация обрабатывается и поступает на стол руководителю, который, изучая прогноз хозяйственной деятельности, способен спрогнозировать развитие ресторана, запланировать дополнительные мероприятия, расписать затраты, модернизировать организацию.

Каждый бизнес, как и ресторанный, имеет свои особенности в ведении бухгалтерского учета, свои проблемы и способы их решения. Именно поэтому построение бухгалтерского учета в ресторане зависит, прежде всего, от степени сложности бизнеса. От того, насколько грамотно организован учет в ресторане, зависит и возможность грамотного планирования бизнеса, адекватный учет всех рисков.

Бухучет в общепите осложнен тем, что включает в себя учет производства, реализации и организации потребления продукции общепита. Калькулирование себестоимости продукции является важнейшим аспектом учета на предприятиях общественного питания. Калькуляция — расчетная ведомость удельных затрат организации, т. е. затрат на единицу произведенной продукции общепита. Расчет нормативной себестоимости продукции общественного питания, как правило, осуществляется в типовой калькуляционной карте (форма №ОП-1). На основании этой карты и сведений из отчета по продажам можно рассчитать стоимость проданных блюд. Производственная себестоимость включает стоимость сырья и продуктов для производства, топлива для их доставки и переработки, расход энергии, износ основных фондов, а также затраты трудовых ресурсов. Калькуляционная карточка составляется на каждое наименование готового блюда.

Особое внимание следует уделять обоснованности применяемых в организации норм расходов сырья на производство продукции и их выполнение. С этой целью на предприятиях общественного питания разрабатываются соответствующим образом оформленные технико-технологические карты. Данный внутрифирменный документ должен составляться на каждое разработанное блюдо и включать следующую информацию: наименование изделия и область применения технико-технологической карты; перечень сырья, применяемого для изготовления блюда; требования к качеству сырья; нормы закладки сырья массой брутто и нетто, нормы выхода полуфабриката и готового изделия; описание технологического процесса приготовления; требования к оформлению, подаче, реализации и хранению; показатели пищевого состава и энергетической ценности.

Следует отметить, что нормы потерь при производстве блюд, рецептура которых разработана на предприятии, в обязательном порядке должны применяться по сборнику рецептур последнего года выпуска. Это позволит обеспечить достоверность норм закладки сырья, предотвратить завышение норм и, как следствие, возможность хищения.

На предприятиях общественного питания необходимо вести отдельный учет товаров и сырья, используемого для производства собственной продукции. Следует также организовать учет возвратных отходов, т. е. остатков конкретных ресурсов, полученных из исходного сырья при производстве готовой продукции. Используемые возвратные отходы — отходы, которые могут быть потреблены самим предприятием для изготовления продукции основного или вспомогательного производства. Неиспользуемые возвратные отходы могут быть потреблены самим предприятием лишь в качестве материалов топлива либо на другие хозяйственные нужды, либо реализованы на сторону.

Применение контрольно-кассовой техники совершенно обязательно, так как в кафе, ресторане и столовой клиентов обслуживают за наличные расчеты.

Одним из важнейших элементов бухгалтерского учета на предприятии является инвентаризация. Инвентаризация проводится через сопоставление фактических остатков товаров или сырья на складах с остатками тех же позиций по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации. В результате инвентаризации определяются товарные потери.

Товарные потери делятся на две категории: нормируемые (естественная убыль продуктов в весе или объеме) и ненормируемые (бой, лом, порча, хищение продуктов, которые являются следствием бесхозяйственности конкретных лиц, а также потери в результате стихийных бедствий и хищений неустановленными лицами). Именно недостачи в пределах естественной убыли списываются на издержки производства. Поэтому для того, чтобы не допускать излишних и нерациональных расходов, требуется обеспечение действенного и регулярного контроля над затратами.

Основными программами для ведения учёта в сфере общественного питания являются: «Sallix Управление бистро, Sallix Управление рестораном» (автоматизация Front Office, Back Office, Head Office, т. е. полная автоматизация управленческого учёта на предприятии); «1С: Предприятие 8. Общепит» (самая популярная программа в России для ведения бухгалтерского учёта на предприятиях общественного питания). Данные о продажах из «Sallix Управление бистро, Sallix Управление рестораном» могут быть напрямую выгружены в «1С: Предприятие 8. Общепит».

Мнения специалистов. Вадим Михалицын (тренер-консультант) Вадим Михалицын — тренер-консультант направления «Ресторан и отель» компании Restteam. Начал карьеру в ресторанно-гостиничном бизнесе в 1997 г. Прошел международный курс New Store Opening Seminar (Carlson Restaurant World Wide). Являлся действующим членом международной команды открытия ресторанов американской сети TGI Fridays. Работал на управленческих позициях в гостиницах Radisson Slavyanskaya, Korston Hotel Moscow, holiday Inn Lesnaya, также работал в московских отелях Sheraton Palace и Iris Congress Hotel. Разрабатывал обучающие программы для сотрудников ресторанов и отелей. Является автором курса «Искусство сервиса».

Заработать на расходах. Многие рестораторы привыкли внимательно следить за отчетами по выручке и выжимать из сотрудников все, чтобы добиться роста продаж. А прибыли все нет. Проблема в том, что они плохо представляют ситуацию на складе, уже давно не проводили инвентаризацию, при этом их бар-менеджер достраивает виллу в Подмосковье. Тренер-консультант компании Restteam Вадим Михалицын в своей статье решил поделиться опытом, как нужно контролировать расходы.

Проводя семинары и? мастер-классы, путешествуя по России и общаясь с рестораторами, регулярно сталкиваюсь с вопросом: «Как увеличить прибыльность заведения?». Все в основном стараются увеличить продажи, взрастить средний чек, но почему-то забывают о том, что помимо выручки в ресторане, как и на любом другом предприятии, существуют расходы.

В первую очередь хотелось бы рассказать об общей схеме распределения денежных средств, поступивших в кассу ресторана за продажу блюд и? напитков. Все деньги, полученные от наших гостей, называются общей выручкой ресторана. Соответственно, Выручка — Расходы = Операционная прибыль, и чем меньше расходная составляющая, тем выше прибыль ресторана. Помимо денежных сумм в отчетах о прибылях и убытках можно увидеть и процентные соотношения. Эти показатели считаются по формуле: расход, поделенный на доход и? умноженный на 100%. За расход принимается сумма потраченных средств, за доход — выручка за тот же период времени.

Все расходы делятся на две большие группы: неконтролируемые, то есть те, на которые менеджмент ресторана влиять не может, и контролируемые, на которые как раз влиять можно и нужно, если мы хотим зарабатывать больше. О точках контроля расходов мы и будем рассуждать. Первым важным моментом является контроль минимального количества товаров на складе.

Жизненный минимум. Минимальное количество товара — это? такое количество, которое обеспечивает бесперебойную работу ресторана от поставки до поставки. Расчет и фиксирование минимальных количеств — это обязанность менеджера соответствующего подразделения. Кладовщик или закупщик не должен заниматься аналитикой, его дело заказать или закупить товар на основе имеющихся расчетов.

Процесс расчета минимальных количеств осуществляется на основе статистической отчетности о работе ресторана.

Статистические данные:

• 1) количество гостей в течение дня;
• 2) количество гостей в течение дня с разбивкой по часам;
• 3) отчеты о продажах по категориям товара;
• 4) выручка ресторана;
• 5) результаты инвентаризации;
• 6) отчет по расходу продуктов со? склада;
• 7) лист утвержденных продуктов;
• 8) сроки годности и сроки хранения продуктов;
• 9) размеры упаковки;
• 10) минимальное количество продуктов, необходимых для бесперебойной работы в определенный период.

Следующий немаловажный элемент контроля — четко прописанные нормы расходов. Они рассчитываются на основании отчетов о продажах по категориям. По сути это стандартный заказ товаров на подразделение. Рассчитать норму расходов можно либо по? дням недели, либо привязать ее к выручке. Это поможет менеджерам при составлении заказа на склад или кладовщику не руководствоваться личными соображениями, графиком захода солнца или еще какими-то моментами. Наверное, вы неоднократно наблюдали ситуацию с бесконтрольным расходом салфеток, зубочисток, чистящих средств и т. д., сформировав норму расходов по дням недели по этим позициям, вы реально начинаете экономить. Также можно четко прописать в стандартах количество салфеток, зубочисток и других расходных материалов, которые подаются одному гостю.

Бою бой! Львиную долю расходов по малоценному оборудованию в ресторанах составляет бой посуды. К сожалению, достаточно часто перерасход по нему происходит из-за отношения персонала к имуществу по принципу «не мое — не жалко». Одним из самых эффективных способов в борьбе с таким равнодушием является перевод нанесенного ущерба в конкретное денежное выражение. Объявляйте на собраниях сумму разбитого за прошедший период времени. Постарайтесь объяснить сотрудникам, что посуда находится в той же статье расходов, что и скатерти на гостевые столы, полотенца, салфетки и другой инвентарь. И что до тех пор, пока они не научатся внимательнее относиться к? посуде, им придется краснеть перед гостями за прожженные скатерти, нехватку пепельниц и носиться по ресторану в поисках открывалки. А также, что на деньги, потраченные на закупку новых тарелок и бокалов, можно было устроить корпоративное мероприятие или отправить сотрудников на обучение.

Бланк учета боя посуды — чрезвычайно полезная и эффективная вещь. Вы вывешиваете список, в который внесены наименования с ценой. Требование к персоналу одно: разбил — поставь галочку, фамилий не надо. И? тогда сотрудник начинает осознавать, что он выбросил сегодня в мусорную корзину не три бокала, а $ 12. К тому же это помогает отслеживать реальную ситуацию с боем в заведении. А помимо прочего данный бланк позволяет оценить, хотя и очень субъективно, насколько честен ваш персонал. Практически как в анекдоте: человек приходит на собеседование в компанию, и после стандартных вопросов руководитель говорит: «В нашей компании мы очень ценим чистоту, вытерли ли вы ноги о коврик перед входом в офис? Кандидат, естественно, отвечает «да», на что руководитель говорит: «А больше чем чистоту, мы ценим честность. Коврика у? входа у нас нет».

Считаем все. Следующий момент, о котором хотелось бы поговорить, — инвентаризация, ее проведение и анализ результатов. На своих семинарах я часто задаю участникам два вопроса: «Как часто вы проводите инвентаризацию?» и «Что делаете с ее результатами?». На первый вопрос большинство ответов — раз в месяц, реже отвечают — раз? в месяц и раз в неделю по самым основным позициям, а на второй — плюсы приходуем, минусы вычитаем с персонала. Причем данная ситуация порой доходит до абсурда.

Мой знакомый шеф-повар, устроившись на работу в один из ресторанов, узнал, что премия, обещанная на собеседовании, платится исходя из объемов плюсов по результатам инвентаризации кухни. То есть, чем больше не? доложил гостям, тем большую премию ты получил. Проработал он там недолго.

Виды расходов в ресторане Неконтролируемые расходы:

• — расходы на аренду;
• — расходы на зарплату персонала в случае, если у работников оклад или % от? выручки;
• — расходы на сертификацию и лицензирование;
• — отчисления в центральный офис, если ресторан сетевой;
• — налоги.

Контролируемые расходы:

• — расходы на зарплату персонала в случае, если у работников почасовая ставка;
• — расходы на услуги сторонних юридических и физических лиц;
• — расходы по малоценному оборудованию (посуда, приборы и т. д.);
• — расходы по капитальному оборудованию (печи, плиты, пароконвектоматы и т. д.);
• — расходы на транспорт (служба доставки, закупщик);
• — расходы на персонал (обучение и развитие, корпоративные мероприятия);
• — расходы на закупку товара (продукты, напитки);
• — коммунальные платежи;
• — затраты на закупку расходных материалов (салфетки, зубочистки, трубочки для коктейля и т. д.);
• — расходы на маркетинг.

К обсуждению ответов мы вернемся чуть позже, а пока хотелось бы рассказать о движении товара в ресторане.

• 1. Товар поступает от поставщика на склад и приходуется кладовщиком.
• 2. В соответствии с заказом товар отпускается в подразделения.
• 3. Гость приходит в ресторан, делает заказ, который официант вносит в ККС.
• 4. Заказ поступает на кухню и/или в бар, где и готовится.
• 5. С кухни и/или бара заказ поступает в торговый зал гостю.
• 6. После закрытия гостевого чека, товар списывается.
• 7. По всем позициям товара, поступившего на склад, формируется бланк инвентаризации.
• 8. В процессе инвентаризации в подразделениях происходит снятие остатков.
• 9. Эти данные поступают в ККС.
• 10. Формируется отчет об инвентаризации, отражающий плюсы и минусы по подразделениям.

Вот так, как правило, осуществляется движение товара в ресторане. В? итоге мы получаем отчет, отражающий плюсы и минусы инвентаризации по подразделениям. А теперь давайте выясним, из-за чего случаются расхождения? А также постараемся понять, кто виноват.

Все возможные причины расхождений я поделил на две большие группы — это ошибки (умышленные или неумышленные), допущенные менеджерским составом и рядовым сотрудниками.

Какие могут быть ошибки со стороны рядовых сотрудников:.