Контроль за денежными потоками

Контроль за денежными потоками (порядком образования, хранения и использования денежных средств) является важнейшей задачей бухгалтерии организации независимо от ее организационно-правовой формы, сферы деятельности и отраслевой принадлежности.

Контроль осуществляют путем инвентаризации кассы, проверки целевого использования денежных потоков, соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины. Инвентаризация кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, как правило, не реже одного раза в квартал. До проверки кассовой наличности кассир должен вывести в кассовой книге остаток денежных средств. Если кассовая книга ведется автоматизировано, то при ревизии кассы проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Ревизия кассы обязательна при смене кассиров по любой причине: болезнь, отпуск, увольнение. Ревизия проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия.

Инвентаризация состоит в полном полистном пересчете денежной наличности, денежных документов и проверке других ценностей, находящихся в кассе.

Результаты пересчета оформляются актом, форма которого определена Порядком ведения кассовых операций. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у кассира. До составления акта у кассира отбирается расписка о том, что к началу проведения ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие на ответственность кассира, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

По окончании пересчета зафиксированный в акте остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги. Кассир должен письменно подтвердить, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении, а в случае обнаружения излишков или недостач представить письменные объяснения.

При выявлении расхождений фактического наличия ценностей в кассе с данными учета руководитель предприятия обязан вынести решение об их списании. Выявленные излишки подлежат зачислению в доход предприятия и приходуются по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 91/1 «Прочие доходы». Выявленные недостачи списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 50 «Касса» .

Если недостача произошла по вине кассира, то на основании договора о полной материальной ответственности, заключенного с ним, кассир обязан ее возместить. Поэтому недостачи по вине кассира списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» .

При отсутствии в действиях кассира вины, например в случае ограбления, кражи со взломом и т. п., недостача списывается в дебет счета 91−2 «Прочие расходы» .

Инвентаризация денежных средств на счетах в банках и денежных переводов проводится путем сверки данных учета предприятия и обслуживающих его банков. В отличие от сверки других расчетов предприятия, в которой при выявлении расхождений разрешается оставлять сальдо, вытекающее из учета предприятия, игнорируя данные его корреспондентов, сальдо по банковским счетам должно быть согласовано с банком.

Эта особенность российского учета вытекает из правила, в соответствии с которым все записи по банковским счетам проводятся предприятием не по данным собственного учета или собственных документов, а на основании банковской выписки.

Оставление на балансе не урегулированных с банком сальдо не допускается. Обычно при проведении инвентаризации ограничиваются сверкой бухгалтерских регистров предприятия с банковскими выписками. Это может привести к ошибкам в бухгалтерском учете, так как в выписке могут содержаться ошибки, банком могут быть открыты счета, по которым не представлялись выписки, банк мог выдавать в течение года кредиты и обеспечения, которые также нуждаются в сверке. Поэтому помимо сверок с выписками необходимо направлять в банк письмо с просьбой указать все остатки и обороты по всем счетам, открытым предприятию и по его поручению, выданные и погашенные кредиты.

Результаты инвентаризации расчетов между организациями также оформляются актом. В акте необходимо привести перечень проинвентаризированных счетов, указать суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации взаиморасчетов прилагается справка с указанием организаций — дебиторов и кредиторов, сумм задолженности, того, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности указываются обстоятельства ее возникновения и лица, виновные в этом.

При внешней, в том числе налоговой, проверке денежных средств на расчетных и валютных счетах, прежде всего, устанавливают количество открытых расчетных и валютных счетов в банках и их регистрацию в налоговой инспекции.

Операции, связанные с денежными средствами на счетах, аккредитивах, чековых книжках, проверяют по первичным документам, бухгалтерским записям и выпискам банков. При контроле выписок банка обращается внимание на правильность начального и конечного сальдо и оборотов по счетам, их соответствие записям в учетных регистрах. Особое внимание уделяют проверке своевременности поступления в кассу наличных денег, полученных со счетов в банках. Это обеспечивается путем сопоставления выписок банка с корешками чеков, остающихся в чековых книжках, и с записями в кассовой книге.