Учет кассовых операций

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Правилами организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденными Советом директоров Банка России от 5 января 1998 г. (№ 14-П).

Для приема, хранения наличных денег и денежных документов и расчетов наличными организация должна иметь кассу и вести кассовые операции.

Наличные деньги из касс банков выдаются организациям с их счетов по денежным чекам в случаях, предусмотренных законодательством и банковскими правилами. Наличные деньги, полученные в кассу из банка, расходуются только на цели, указанные в чеке, на которые они получены (на заработную плату, операционные или хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. д.).

Порядок предписывает наличие кассы и ведение кассовой книги по установленной форме. Помещение кассы должно быть специально оборудованным, изолированным. Руководители организации обязаны обеспечить сохранность денег в помещениях кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.

Организации могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита остатка наличных денег в кассе. Такие лимиты устанавливаются банками по согласованию с руководителями этих организаций. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк. Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, которые могут храниться в кассе только во время выплаты в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к нм местностях — не свыше пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать из кассы наличную выручку и страховые премии, и заработную плату и другие выплаты работникам; командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг, работ и услуг), стипендии и др.

Наличные деньги принимают в кассы организаций по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации. ПКО состоит из собственно ордера и отрывной квитанции, которая выдается лицу, внесшему деньги в кассу, и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Ордер остается в кассе и записывается в кассовую книгу.

Наличные деньги выдают из кассы по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и проч.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего РКО) с реквизитами РКО. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, на РКО она не обязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы отмечаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко и ясно чернилами (пастой шариковой ручки) или на компьютере. В кассовых ордерах и заменяющих их документах подчистки, помарки и исправления не допускаются.

Кассовые ордера отражаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий осуществляются кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Причем по истечении установленного срока их выдачи кассир должен:

• а) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать пометку от руки «Депонировано»;
• б) составить реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №_______».

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий РКО.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитываются в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом. Правила ведения кассовой книги установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или пастой шариковой ручки. Оба экземпляра помечаются одним и тем же номером. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Кассир назначается на работу приказом руководителя; с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В организациях с небольшой численностью сотрудников обязанности кассира могут выполнять главный бухгалтер или другие работники по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с ними договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций в РФ возлагается на руководителей, главных бухгалтеров и кассиров.

Наличие и движение денежных средств в кассе учитывают на счете 50 «Касса», субсчет «Касса организации»; основанием для записей на счете являются отчеты кассира (второй экземпляр листов кассовой книги). По дебету счета 50 отражается поступление денег в кассу, по кредиту — выдача денег из кассы.

В кассе организации может находиться иностранная валюта, выданная банком и используемая строго на определенные цели, установленные законодательством и нормативными актами Банка России (например, на командировочные расходы). Учет наличной иностранной валюты осуществляется на субсчете «Касса в иностранной валюте» в двух оценках: в рублях и по видам валют. Пересчет иностранной валюты в рубли при кассовых операциях с иностранной валютой осуществляется по курсу Банка России на дату оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте на конец отчетного периода переоцениваются с зачислением курсовой разницы в прибыль или убыток организации.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, кассах хранения билетов, кассах отделения связи и других подобных кассах организации могут открыть к счету 50 субсчет 2 «Операционная касса».

В кассе должны также храниться денежные документы, которые учитываются на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 в сумме фактических затрат на приобретение. По дебету субсчета 50−3 отражается поступление денежных документов в кассу, по кредиту — их выбытие.

Переводы в пути — денежные средства (преимущественно торговая выручка), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организаций, но еще не зачисленные по назначению. Они учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции кредитных организаций, сберегательных касс, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В сроки, определенные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Кроме случаев обязательной инвентаризации, ревизия кассы возможна и по решению учредителей, вышестоящей организации, в ходе аудиторской проверки.

Таблица 1.

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций.