Порядок составления сличительных ведомостей

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т. е. результата проверки склада, кладовой, хранилищ составляется сличительная ведомость (ф. Инв-13). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию кормов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам кормов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли кормов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли кормов и взаимного зачета.

Наличие кормов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии кормов проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице кормов, и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении кормов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы кормов, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). Пересортица является следствием того, что одни и те же наименования кормов имеют разные цены. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения. Решение о возможности взаимного зачета пересортицы окончательно принимает руководитель организации.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на результаты деятельности организации.

На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационного органа должны быть даны исчерпывающие обоснования причин, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному виду кормов (кормовые добавки, мука, комбикорма), полученные в результате пересортицы, относятся в графу «Окончательный результат» путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих кормов выше стоимости кормов, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу «Излишки от пересортицы». По недостачам, не перекрытым взаимными зачетами, окончательный результат выводится бухгалтером только после списания естественной убыли по тому или иному виду кормов. Сумму ее проставляют в сличительную ведомость в графу «Потери материалов (товаров)». После заполнения этой графы бухгалтер арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимным зачетам недостающим кормам. Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

В настоящее время применяются два способа составления сличительных ведомостей: 1) по всем без исключения материальным ценностям; 2) по ценностям, по которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам), данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат от сравнивания этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача» .

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально ответственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указываются, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения по аннулированию расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. К протоколу прилагается письменное объяснение материально ответственного лица о причинах пересортицы. Протокол заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки ценностей.

При проведении инвентаризации по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производятся в кротчайший срок. В случае выявления мелкой недостачи, произошедшей у данного работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание с обязательным возмещением нанесенного убытка в общегражданском порядке.

Отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться в каждом отдельном случае по письменному распоряжению руководителя организации.

При недостачах, являющихся средством злоупотребления или халатного отношения к исполнению служебных обязанностей (сокрытие недостач при ревизиях и инвентаризациях, составление долговых документов) материально ответственные лица немедленно освобождаются от занимаемых должностей. Материалы о таких недостачах передаются следственным органам.