Сущность и назначение инструкции по делопроизводству

Организации (особенно государственные) в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов обязаны иметь инструкцию по делопроизводству (далее Инструкция). Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На мой взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение, и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними [4].

Инструкция, а также иные нормативные правовые акты и методические документы Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и архивного дела не содержат определения понятия «ДОУ». В нормативно-методических документах, ранее применявшихся на территории Беларуси, можно найти определение понятия «государственная система документационного обеспечения управления» — «совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях». На этом основании ДОУ можно определить как «документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами в организации» .

Определение понятия «ДОУ» содержится в Государственном стандарте Российской Федерации 51 141−98: «документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» .

Исходя из определения термина «делопроизводство» («деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами»), понятия «ДОУ» и «делопроизводство» являются синонимами.

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

• — создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
• — образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
• — упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
• — установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
• — разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
• — создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения [5].

Инструкцию разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.