Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение

Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

Функция использования документов

Основная цель использования документов архива организации — дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

• 1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
• 2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
• 3) организацию учета использования документов архива.