Документы как источник первичной информации

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

Первичный документ — оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ — основа и начало учетных записей, средство, при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

Все документы имеют реквизиты (от латинского reguisitum — нужное, требуемое), т. е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение при совершенствовании учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к их составлению, систематизирует учет, устраняет произвольные и устаревшие формы, способствует рациональной организации учета. К таким документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования, лимитнозаборные карты, счета-фактуры и др.

Стандартизация документов — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

К заполнению документов предъявляются такие требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.

Своевременность — документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции.

Достоверность — в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

Способ заполнения — пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т. д. Он должен быть заполнен четко, без помарок, свободные строки — прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Исправление ошибочных записей — в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т. е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.

Рис. 1. Виды инвентаризаций

Слово бухгалтер произошло от немецкого еще во времена Петра 1 и обозначает книговедение. Очевидно в силу этого, и по причинам переоценки значения учета и контроля вообще во все времена существования административной системы управления к профессии бухгалтера отношение государства и общества было довольно прохладное.

В связи с переходом экономики республики на рыночные отношения резко поменялось отношение к этой профессии. От умения бухгалтера работать, знания налогового и бухгалтерского законодательства сегодня, как никогда, прежде зависит судьба предприятия.

Если раньше рабочее место бухгалтера было оснащено конторскими счетами и микрокалькуляторами, а ее труд был чисто ручным и малопроизводительным, то сегодня трудно представить себе бухгалтерию без высокопроизводительных компьютеров, ксероксов и другой оргтехники, облегчающей и облагораживающей труд бухгалтера. Бухгалтер практически полностью потерял чисто счетоводческие функции: его главная задача состоит теперь больше в анализе хозяйственных ситуаций.

В начале 90-х годов, в период становления новых рыночных отношений профессия бухгалтера, как никогда прежде, стала одной из самых популярных в России. Без бухгалтерии не обходится ни одно предприятие, фирма, компания, будь то детский садик или машиностроительный завод-гигант. Эта специальность входит в число самых востребованных. За сообразительного, въедливого и опытного бухгалтера руководитель любой фирмы готов отдать, что называется, полцарства. Бухгалтер выполняет работу по различным видам бухгалтерского учета (учет основных средств, материальных ценностей, затрат на производство; расчеты с поставщиками и заказчиками, начисление заработной платы, налогов и др.). Принимает и контролирует первичную документацию по соответствующим видам учета и подготавливает ее к счетной обработке. Бухгалтера работают на предприятиях, в организациях и учреждениях различных форм собственности: государственной, акционерной, кооперативной, частной, выполняя работу по различным видам бухгалтерского учета. Бухгалтера производят учет основных средств, материальных ценностей, затрат на производство. Для осуществления финансовой деятельности предприятия они производят расчеты с поставщиками и заказчиками, начисление заработной платы, налогов.

Поскольку вся финансовая деятельность предприятия фиксируется в документах, бухгалтер составляет, принимает от других организаций и контролирует первичную документацию по различным видам бухгалтерского учета и подготавливает ее к счетной обработке Учитывая финансовую деятельность предприятия, бухгалтер контролирует все его важнейшие функции. Бухгалтер проводит экономический анализ производственных процессов, в результате которого выявляются резервы, ликвидируются потери и непроизводственные расходы.

Бухгалтер — профессия, которая требуется всегда. Пока существует государство, а с ним налоговая система и финансовая отчетность, останется спрос на профессию бухгалтера. В течение последних 5 — 7 лет спрос на бухгалтерских работников достаточно устойчив. Меняется его характер, объем, требования к специалистам, но спрос остается, что закономерно.

Проводя постоянные подсчеты, бухгалтер должен постоянно контролировать самого себя, проверяя и по несколько раз пересчитывая некоторые из них. Он не должен ошибаться, поскольку его ошибки могут привести к очень серьезным последствиям и отразиться на всех сотрудниках предприятия. Бухгалтер постоянно чувствует на себе этот груз ответственности за правильность производимых им подсчетов, поэтому его работа связана с постоянным эмоциональным напряжением.

Человек ответственный и организованный, ведь бухгалтер просто не имеет права забывать или терять документы, а также не сдавать отчетность в срок.

Обладающий математическими способностями, поскольку придется постоянно иметь дело с цифрами, и ошибка тут дорого стоит — в самом прямом смысле. Работа с документами, отчетами требует высокой концентрации внимания. Желательно также иметь хорошую память, развитое логическое мышление и… уметь держать рот на замке.

Многие специалисты в области бухучета сходятся во мнении, что их профессия не требует каких-то сверхъестественных способностей. Главное — чтобы она нравилась. Бухгалтерское образование требуется в финансово-кредитных учреждениях, страховых компаниях, налогово-бюджетных и государственных органах, на промышленных предприятиях, в совместных и торговых компаниях на должностях руководителей предприятий, главных бухгалтеров, финансовых директоров, бухгалтеров, менеджеров различных уровней управления, аудиторов, преподавателей учебных заведений. Общее требование одно: отличное знание требований и условий бухучета Б. у. ведётся в бухгалтерии предприятия, являющейся, как правило, самостоятельным структурным подразделением. Бухгалтерию возглавляет главный (старший) бухгалтер, подчинённый в административном отношении руководителю предприятия, а по вопросам ведения Б. у. и составления отчётности — главному бухгалтеру вышестоящей организации. Распоряжения главного (старшего) бухгалтера по вопросам Б. у. обязательны для всех работников предприятия.