Требования нормативных правовых актов к системе внутреннего контроля кассовых операций

Система внутреннего контроля — это совокупность методов управления, организационных мер, методик и процедур, принятых и осуществляемых руководством организации для обеспечения эффективности, результативности и соответствия законодательству совершаемых хозяйственных операций, сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения искажений информации на уровне бухгалтерской (финансовой) отчетности в целом и на уровне предпосылок ее подготовки, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Структура внутреннего контроля состоит из следующих элементов: средств и методов контроля, системы бухгалтерского учета и процедур контроля.

Организация системы внутреннего контроля кассовой дисциплины во многом зависит от осуществляемых организацией видов экономической деятельности. Например, организация общественного питания, розничной торговли с круглосуточным режимом работы торговых точек и организации, осуществляющие перевозку пассажиров или производство оборудования, имеют различную специфику. Однако есть ряд общих аспектов, которые следует учитывать и соблюдать.

Эффективно функционирующая система внутреннего контроля кассовой дисциплины должна обеспечить:

• — подбор и расстановку кадров, регламентацию прав, обязанностей и ответственности в должностных инструкциях;
• — своевременное и правильное документальное оформление кассовых операций;
• — контроль выдачи наличных денежных средств;
• — контроль приема наличных денежных средств;
• — контроль использования наличной выручки;
• — соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе организации;
• — соблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики Беларусь.

Рассмотрим некоторые из составляющих систему внутреннего контроля.

Работники организации, исполняющие обязанности кассира На должность кассира принимаются граждане в соответствии со штатным расписанием. При этом следует соблюсти ряд требований:

• — не допускается исполнение руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, подразделения, пользующимися правом подписи кассовых документов, обязанностей кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира (п. 61 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. N 107; далее — Инструкция N 107).
• — при поступлении на работу в должности кассира необходимо пройти предварительный профилактический, наркологический осмотр (п. 11 перечня категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденного постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 8 августа 2005 г. N 23/243/104);
• — должность кассира включена в примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. N 764. Этим постановлением утвержден и примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой переданных им ценностей, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность. Работы по выполнению кассовых операций включены в Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. N 54. Этим постановлением также утвержден и Примерный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Следовательно, с кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной либо коллективной материальной ответственности. Один экземпляр такого договора находится у работника (кассира, являющегося материально ответственным лицом), а другой — в организации.

Согласно пункту 57 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 г. N 98 (с изменениями и дополнениями; далее — Инструкция N 98), при приеме кассира, раздатчика на работу руководитель юридического лица, подразделения обязан под расписку ознакомить его с положениями Инструкции N 98, после чего с кассиром, раздатчиком заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Аналогичная норма ранее содержалась в пункте 59 Инструкции N 107, который исключен в связи с вступлением в силу постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 марта 2012 г. N 136.

Юридические лица, подразделения, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника (п. 61 Инструкции N 107). С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и руководитель юридического лица, подразделения обязан под расписку ознакомить его соответственно с положениями Инструкции N 107 или Инструкции N 98. Кассир, раздатчик в соответствии с законодательством и заключенным с ними договором о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности несут ответственность за сохранность всех принятых ими наличных денег и наличной иностранной валюты.

Руководители юридических лиц, подразделений обязаны обеспечить сохранность наличных денег в кассе, а также при доставке их из банка (в банк).

Юридические лица, подразделения обязаны принять меры по обеспечению сохранности транспортируемых крупных сумм (в тысячу и более раз превышающих размер базовой величины) самостоятельно либо совместно со службами инкассации банков, специализированными подразделениями Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с иными организациями в соответствии с законодательством и заключенными договорами (п. 56 Инструкции N 107). Немаловажным аспектом обеспечения сохранности денежной наличности является инструктаж работников организации, осуществляющих доставку денег в банк и из банка, о мерах безопасности. В целях обеспечения безопасности кассира при сдаче денежных средств в банк или при транспортировке их из банка наниматель обязан предоставить кассиру охрану, а в случае необходимости — транспортное средство. Кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• — разглашать маршрут движения и размер перевозимых денежных средств;
• — допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных для их доставки;
• — следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• — выполнять иные поручения и отвлекаться от доставки денежных средств по назначению (посещать магазины, рынки и другие места).

В связи с этим важным документом является должностная инструкция кассира, в которой закрепляются его права, обязанности и ответственность. Не допускается передоверие кассиром, раздатчиком выполнения порученной работы другим лицам. Не допускается исполнение обязанностей кассира руководителями, бухгалтерами, работниками юридического лица, подразделения, пользующимися правом подписи кассовых документов, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить обязанности кассира. Возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников определяется юридическим лицом, подразделением самостоятельно (п. 61 Инструкции N 107).