Разработка рекомендаций по совершенствованию учета движения денежных средств в ООО «Никольскъ»

В настоящее время совершенствованию учета денежных средств уделяется большое внимание. Мы же предлагаем в качестве совершенствования учета денежных средств использовать пластиковые карты для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Плюсов у таких расчетов очень много. Так преимуществом является:

• 1. Пластиковая карточка удобнее, чем купюры или монеты.
• 2. Пластиковая карточка — деньги, которые невозможно потерять или украсть.
• 3. Получать переводы по карте дешевле, чем по почте.
• 4. Удобство транспортировки любых сумм.
• 5. Использование счета для накопления средств.
• 6. Высокая безопасность платежей.
• 7. Контроль покупок, пресекая различные махинации.

Выпуск корпоративных платежных карт осуществляется в соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П.

Корпоративная карта — это платежное средство, с помощью которого работники оплачивают расходы деньгами организации. Корпоративная карта открывается на имя конкретного сотрудника, уполномоченного обществом на совершение операций по карте. Другими словами, карта является именной. Заметим, деньги на карте принадлежат именно организации (индивидуальному предпринимателю), а не работнику.

Корпоративные карты могут быть расчетными (дебетовыми) или кредитными. С помощью дебетовой карты расчеты производятся за счет денежных средств организации или предпринимателя, находящихся на банковском счете, или овердрафта — краткосрочного кредита, предоставляемый банком по договору банковского счета при недостаточности или отсутствии на счете денежных средств (без заключения кредитного договора).

Корпоративные карты могут выпускаться как для рублевых счетов, так и для валютных. При использовании корпоративной карты работник сможет осуществлять следующие операции:

• — оплачивать различные расходы (командировочные, накладные, хозяйственные, представительские и т. д.);
• — рассчитываться за товар и услуги в торгово-сервисных предприятиях, при условии, что у продавца (поставщика, исполнителя) имеется оборудование, принимающее банковские карты;
• — получать наличные денежные средства (как в российской, так и в иностранной валюте) в банкоматах, а также в кассах дополнительных офисов и филиалов банка.

Отметим, что корпоративные банковские карты нельзя использовать для выплаты заработной платы. Корпоративные карты лучше чековых книжек.

Пользоваться корпоративными картами очень удобно. Имея такие карты, организация может:

• — оплачивать товары, работы и услуги в любой точке мира (как правило, банк не взимает комиссию за проведение подобных операций);
• — снимать наличные денежные средства в банкоматах и кассах банка по всему миру;
• — оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы;
• — не выдавать деньги под отчет сотрудникам через кассу организации или предпринимателя, значительно экономя операционные расходы и время (не нужно обращаться в банк, заполнять документы на выдачу наличных денег, приходовать их в кассе и оформлять выдачу под отчет);
• — дистанционно управлять счетом через систему «Интернет-банк» ;
• — пользоваться дополнительными услугами, которые банк предоставляет вместе с корпоративными картами, например застраховать риски незаконного использования карт.

И это далеко не все преимущества, которые получает организация, используя корпоративные банковские карты. Например, оформив такие карты, компания получает возможность совершать платежи на любые суммы. Напомним, что максимальный размер наличности в расчетах между организациями, организацией и индивидуальным предпринимателем или предпринимателями составляет 100 000 руб. по одной сделке (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам, поэтому указанное ограничение на операции с картами не распространяется.

Кроме того, корпоративная карта является выгодной альтернативой чековой книжке, которую приходится переоформлять каждый раз, когда в ней кончились листы (при этом уплачивается банковская комиссия). Карту организация получает в банке единожды. А значит, опять же налицо экономия времени и денег. И еще. При использовании корпоративных карт отсутствуют риски, возникающие в случае потери чековой книжки или перевозки крупных сумм наличности. Дело в том, что при утрате карты компания может ее своевременно заблокировать, сохранив свои денежные средства.

Оформить корпоративные карты несложно. Все корпоративные карты прикрепляются к одному специальному карточному счету с единым расходным лимитом для всех работников, которые впоследствии вправе пользоваться картами. Можно поступить и по-другому, разделив корпоративные карты на группы. Тогда у каждой из них будет свой расходный лимит. Какой вариант выбрать, решает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Большинство банков предоставляют возможность работодателям установить индивидуальные расходные лимиты для каждой карты.

Чтобы оформить корпоративные карты, необходимо открыть специальный банковский счет для совершения операций с картами. Для этого организация должна заполнить соответствующее заявление, а также заключить договор банковского счета и договор на обслуживание корпоративных пластиковых карт, где будут отражены сведения о работниках, на имена которых выпускаются карты. Перечень работников, которые вправе пользоваться корпоративными картами, утверждается приказом руководителя. Кроме того, необходимо составить порядок использования карт и обязательно указать в нем:

• — срок, в течение которого работник должен представить отчет о целевом расходовании денежных средств по карте;
• — обязанность работника прикладывать к отчету документы, подтверждающие расходование средств с карточного счета.

Как уже указывалось, при оформлении корпоративных карт открывается специальный счет. По сути он является обычным банковским, поэтому организация должна уведомить налоговую инспекцию в течение семи дней со дня его открытия или закрытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Кроме того, ту же информацию в течение семи дней необходимо предоставить органам контроля за уплатой страховых взносов, то есть ПФР и ФСС (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Также в порядке использования карт следует установить ответственность работника:

• — за непредставление документов, подтверждающих целевое использование денежных средств;
• — несвоевременное сообщение об утрате или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по карте.

Прежде чем выдать карты работникам, организация должна сообщить будущему держателю карты о том, что сведения о пин-коде являются конфиденциальной информацией и ее нельзя разглашать третьим лицам.

Для учета корпоративных карт бухгалтеру целесообразно разработать регистр, в котором будут указаны номера карт, Ф.И.О. ее держателей, даты передачи карт работникам и их возврата. Факт выдачи корпоративной карты подтверждается подписями сотрудника, получившего карту, и работника, ведущего учет карт Таблица 2.7 Расчет экономической эффективности по применению пластиковых карточки на выдачу в подотчет на ООО «Никольскъ», в руб.

Исходя из вышеприведенных расчетов можно сделать вывод, что использование пластиковых карт на ООО «Никольскъ» при выдачи в подотчет на примере 2011 года позволил бы рассматриваемому предприятию сэкономить 9,25 тыс. руб. в год.

Сейчас на многих предприятиях график документооборота существует лишь формально. Бывает, что некоторые документы теряются, пока перемещаются внутри организации. Таким образом, чтобы сократить сроки подготовки финансовой и налоговой отчетности, необходимо прежде всего изменить неэффективную систему документооборота. В частности, организации потребуется:

определить перечень документов, наиболее существенных для учетного процесса;

усовершенствовать систему контроля за движением этих документов;

в случае необходимости внедрить практику регистрации движения электронных аналогов документов (электронных реестров);

Эти шаги помогут не только сократить сроки подготовки отчетности, но и создадут предпосылки к переходу компании на электронную систему документооборота.

Создание графика документооборота, т. е. определение порядка, сроков составления и прохождения отдельных документов, а также функции каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствует рациональному использованию рабочего времени и создает условия для ритмичной работы, а также повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ. Работу по составлению графика документооборота должен организовать главный бухгалтер и утверждается приказом руководителя организации. Правила документооборота и технология обработки учетной информации, согласно п. 5 ПБУ 1/08 «Учетная политика» должны быть отражены в приказе по учетной политике организации.

Тема составления графика документооборота в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В ООО «Никольскъ» мы предлагаем внедрить график документооборота, так как в современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

денежный средство учет аудит.