Управление программой аудитов

Общие положения Программа аудитов может включать проведение одного или более аудитов в зависимости от размера, типа и сложности аудируемой организации. Эти аудиты могут иметь различные цели и могут также включать совместные или комбинированные аудиты (см. Примечания 3 и 4 к определению 3.1).

Программа аудитов также может включать любую деятельность, необходимую для планирования и организации всех видов аудитов, а также деятельность по обеспечению ресурсов для результативного, эффективного проведения аудитов в определенное время.

Организация может определить более чем одну программу аудитов.

Высшее руководство организации должно предоставить полномочия для управления программой аудитов.

Ответственность за управление программой аудитов должна включать:

• а) определение, внедрение, мониторинг, анализ и улучшение программы аудитов;
• б) определение необходимых ресурсов и обеспечение их выделения.

Виды аудита

Существует три основных вида аудита качества: аудит системы, аудит процесса (производства) и аудит продукции. Далее обсуждается каждая из этих категорий.

Диаграмма демонстрирует взаимоотношение между этими видами аудита (см. рисунок). Как видно из диаграммы, аудит продукции можно проводить сам по себе. Он направлен на один или несколько видов продукции или услуг.

При проведении аудита всего процесса, зачастую определенное время уделяется и аудиту продукции. Такой аудит нацелен на результаты, полученные на выходе процесса.

Аудит системы направлен на всю систему обеспечения качеством как результат деятельности руководства и программы выпуска продукции или оказания услуг. Аудит системы, следовательно, включает в себя аудит процесса. При этом аудиту продукции планируется уделять меньше времени.

Различия в видах аудита коренятся в их целях. Предмет аудита (его цель) определяется его масштабом (что необходимо включить в аудит для решения данных задач).

Персонал, требуемый для любого аудита, немногочислен: минимально — один аудитор и обычно не более четырех. Число аудиторов, требуемое для выполнения конкретного аудита, зависит от его интенсивности (от того, сколь велик круг исследуемых вопросов и сколь глубоким должно быть исследование). Часто одного аудитора оказывается недостаточно, чтобы охватить все аспекты полного аудита, а четыре аудитора могут разорить инспектируемых. Поэтому для полного аудита системы обычно считается эффективной работа двух-трех аудиторов.

Аудит системы.

Это самый трудоемкий и громоздкий процесс. Он обычно длится от двух до пяти дней (в среднем три дня). Проводится, чтобы выяснить на основе объективных доказательств, претворяются ли в жизнь система управления качеством и планы организации и соответствуют ли они предъявленному к ним набору требований. Аудит системы может быть внешним (аудит поставщика) или внутренним (самоаудит).

Для аудита системы необходимо установить цель и масштаб. Для полного аудита системы чаще всего достаточно эффективной считается работа двух или трех аудиторов. Число аудиторов для каждой системы обычно определяется во время составления годового графика аудитов.

Аудит системы может проводиться в качестве условия привлечения нового поставщика до принятия решения о заключении контракта с ним. Цель доконтрактного обследования — оценка способности потенциального поставщика поставлять товары или услуги, которые удовлетворяют требованиям заказчика, а также определение того, нужна ли какая-то помощь (если она вообще нужна) поставщику для производства требуемого товара или услуги. Это обследование обычно выполняется в виде общего обзора, не вдаваясь в подробности.

После приема нового поставщика на следующем этапе проводятся более обширные аудиты, которые рассматриваются уже как проверки качества у продавца или поставщика.

При значительных изменениях на предприятии, влияющих на качество продукции, выполняются аудиты системы, которые часто называют пересмотрами (ревизиями) системы качества. Этот тип аудита необходим при ухудшении качества продукции или при изменениях в управлении организацией.

Примечание. Инспектируется только поставщик, покупатель (потребитель, заказчик) не инспектируется никогда. Если компания становится объектом аудита потребителя, она может рассматривать этот аудит как внешний.

Аудиты системы включают в себя и превосходят по масштабу аудиты процесса и аудиты продукции. Они исследуют взаимодействие всех элементов общей структуры системы качества и ее влияние на продукцию или услуги.

Аудит процесса.

Ему посвящена значительная и важная часть аудита системы качества. В ходе аудита системы можно проверить один или несколько процессов. Независимый аудит процесса — наиболее распространенный и удобный, часто приносящий более быстрые и плодотворные результаты. Причина в том, что поставщик обычно скорее соглашается с необходимостью изменений в конкретном процессе, чем с необходимостью заниматься глубокими проблемами системы управления, обнаруживающимися в результате аудита системы.

Аудиты процесса:

менее обширны, чем аудиты системы;

обычно направлены на один или несколько конкретных процессов производства товаров или оказания услуг;

могут быть как внешними, так и внутренними;

требуют меньшего объема планирования, чем аудит системы;

могут оказаться очень полезными в совершенствовании рассматриваемого процесса;

менее формальны, чем аудиты системы качества;

их можно выполнить за время от одного до… дней (это зависит от масштаба аудита, от рассматриваемых различных процессов, производственных линий, требований стандартов и т. д.).

Обычно для этих аудитов требуется меньше аудиторов, чем при выполнении аудитов системы. Масштаб аудита поможет определить требуемое число аудиторов. Например, для выполнения простого внутреннего аудита потребуется один аудитор, а для внешнего — два или более.

Этот аудит удостоверяет соответствие стандартам, методам, процедурам или другим требованиям.

Аудит продукции.

Это оценка конечного продукта или услуги, их «соответствие назначению» в сравнении с установленными требованиями. Аудит продукции ориентирован на потребителя (производится с его точки зрения). Он может производиться как минимум одним аудитором, но может потребовать и большой группы аудиторов (или даже нескольких групп, в случае, если продукт или его функциональные показатели должны удовлетворять требованиям защиты окружающей среды или другим требованиям безопасности).

Аудит продукции может выполняться:

Изнутри. Например, на погрузочной площадке, когда товар испытывается и проверяется перед отгрузкой, или на выходе производственной линии, внутри предприятия, когда рассматриваются результаты технологического процесса, каждый как входной материал для следующего процесса (или внутреннего потребителя);

Снаружи. При этом приведенные выше примеры аудита могут проводиться либо у поставщика, либо у заказчика, либо с участием конечного потребителя.

Аудит потребителей обычно не рассматривается как проверка обеспечения качества. Для ясности можно привести следующие примеры аудита потребителей, которые традиционно не рассматриваются как функция аудита качество:

сбор отзывов о товаре путем непосредственного хождения по адресам потребителей;

опросы потребителя методом рассылки специальных анкет по почте;

опросы по телефону;

местные обследования в общественных местах (универсамах, рынках и т. д.);

результаты обследований, опубликованные в прессе или показанные по телевидению.

Оценка товара с точки зрения потребителя может проводиться сторонними организациями, не известными производителю товаров или услуг и не уполномоченными им. Результаты таких исследований, опубликованные или показанные по телевидению, могут нанести значительный моральный и материальный урон не только для изготовителя, но и для тех постоянных заказчиков, которые используют продукт, добавляя свою стоимость, а также для поставщиков.

Независимая оценка потребителей может вызвать утрату их доверия, снижение объемов продаж и даже дорогостоящие судебные издержки. Это весьма веская причина, чтобы считать аудиты системы качества, процессов и продукции важными для производителя.

Производитель имеет наибольшие возможности для контроля своего товара до момента его поступления на рынок. Другими словами, обнаруживайте проблему до того, как кто-то сделает это вместо вас! Аудиты — прекрасная возможность для экономии затрат и снижения потерь.

Аудиты системы, процессов и продукции могут осуществляться как внутри самой организации с целью самооценки (внутренние аудиты), так и со стороны (внешние аудиты).