Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:
- — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- — при смене главного бухгалтера или кассира;
- — если были выявлены факты хищения наличных денег;
- — если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
- — перед составлением ликвидационного баланса.
Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т. д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), который оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию.
В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:
- — удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
- — списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).
Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.
