Счета и двойная запись

Бухгалтерский счет — это основания единица хранения информации, которая после обобщения всей бухгалтерской информации необходима для принятия управленческих решений.

Счета бухгалтерского учета — это способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам его образования, а так же хозяйственных операций по качественно однородным признакам, выраженных в натуральных, денежных, и трудовых измерителях.

Для каждого вида имущества, обязательства и операции открываются отдельные счета со своим наименованием и цифровым номером (шифром), которые соответствуют каждой статье баланса, например 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 99 «Прибыль и убытки», 80 «Уставный капитал» и др. Каждый счет представляет собой двустороннюю таблицу. Левая сторона счета — дебет (от латинского «должен»), правая сторона — кредит (от латинского «верит»). Эти термины стали применяться в бухгалтерском учете в период его возникновения в западноевропейских странах. В то время бухгалтерия охватывала торговые и кредитные операции и эти слова использовались в учете в основном для обозначения расчетных взаимоотношений между купцами и банками. В последующем они утратили свое былое значение и превратились в простые технические термины. В теории и на практике применяются три схемы счетов. Первая схема применяется для написания пособий и проведения учебных занятий. Вторая схема счетов имеет место на практике при использовании мемориальной формы учета. Она представляет собой двустороннюю таблицу следующего содержания:

Таблица 1.

Третья схема счетов применяется на практике при журнальной форме учета и имеет следующий вид:

Таблица 2.

Для одних счетов дебет означает увеличение, кредит — уменьшение, для других наоборот, дебет — уменьшение, а кредит — увеличение.

В зависимости от содержания бухгалтерского счета подразделяются на активные, пассивные, активно-пассивные.

Счета являются активными по:

Экономическому содержанию, т. е. эти счета предназначены для учета имущества по наличию, составу и размещению;

Сальдо (остаток) т. е. счета имеют дебетовый остаток.

Счета считаются пассивными по:

экономическому содержанию, т. е. счета отражают учет;

имущества по источникам его образования;

балансу, т. е. расположению в пассивной части баланса;

сальдо, т. е. счета имеют кредитовый остаток.

Кроме активных и пассивных счетов в практике бухгалтерского учете используют активно-пассивные счета, которые могут иметь кредитовое либо дебетовое сальдо, либо дебетовое и кредитовое сальдо одновременно. Если по активно-пассивному счету выведено одно сальдо, то оно является результативным и показывает конечный итог от противоположной операции.

Например, на счете 99 «Прибили и убытки» отражаются как прибыли, так и убытки, но в конце месяца выводится окончательный результат прибыль (если сальдо кредитовое), убытки (если сальдо дебетовое). В отдельных случаях в активно-пассивных счетах результативное сальдо вывести нельзя; это бывает тогда, когда результативное сальдо искажает учетные показатели, например счет 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами» могли бы заменить 2 счета: Расчет с дебиторами — активный счет, Расчет с кредиторами — пассивный счет. Необходимость учитывать эти расчеты на одном счете, объясняется постоянным изменением во взаимоотношениях, дебитор может стать кредитором, и наоборот. Поэтому нецелесообразно разбивать 2 этих счета на 2 отдельных.

Хозяйственные операции текущего учета записываются на счета по мере их накопления. Каждую операцию можно записывать отдельно, но если однородных операций много, то на основе первичных документов целесообразно сводить их в накопительные группы. Это позволяет сократить количество записей на счетах.

Строение активного и пассивного счетов и порядок записи в них регламентирован следующими правилами:

Для активных актов. В начале отчетного периода открываются счета, на которых имеются остатки. Данные, для записи на счета берут из активной части баланса и записывают его в дебет счетов. Такой порядок означает: открыть счета и записать первоначальное сальдо. Увеличение и поступление отражают по дебету, а уменьшение, расход — по кредиту счетов. В конце отчетного периода приходят итоги оборотов по всем счетам; вначале по дебету, а затем по кредиту.

В итоге оборота по дебету счетов сумма первоначального остатка не включается: сюда относятся только суммы по операциям отчетного периода. Конечное сальдо (С_кон) по активным счетам отчетного периода определяется так: к первоначальному сальдо по дебету (С_нач) прибавляют итог оборотов по дебету (Об_д) и вычитают итоги оборотов по кредиту (Об_к). Конечный остаток может быть либо дебитным, либо равным нулю.

(С_кон)=(С_нач)+(Об_д) — (Об_к).

Таким образом, для активных счетов дебет означает увеличение, а кредит — уменьшение.

Для пассивных счетов. Открываются счета, на которых по кредиту замещают первоначальное сальдо, которое берется из пассивной части баланса в размере статей, по которым имеются остатки. По кредиту счетов отражаются увеличение, приход, поступление, а по дебету — уменьшение, расход, выбытие. В конце периода по каждому счету подводятся итоги оборотов, вначале по кредиту, а затем по дебету. При этом в итоге оборота по кредиту не включается первоначальное сальдо, учитываются только суммы операций, возникшие в отчетном периоде. Конечное сальдо (С_кон) определяется так: к начальному остатку (С_нач) прибавляют оборот по кредиту (Об_к) и вычитают обороты по дебету (Об_д). Конечный остаток может быть либо кредитовым, либо равняться нулю:

С_кон=С_нач+Об_к-Об_д

Итак, для пассивных счетов дебет означает уменьшение, а кредит — увеличение.

Таким образом, понимание экономического содержания активных и пассивных счетов очень важно для глубокого усвоения приемов отражения хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета и контроля над их свершением.

Двойная запись. Любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью. Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи. Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму.

Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов — это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т. д. Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащий регистрации.

Пример: С расчетного счета в кассу поступило 300 тыс. руб. на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета последовательно уточняются счета, участвующие в операции. По содержанию видно, что здесь принимают участие два счета — 50 «Касса» — активный — отражает наличие денежных средств в кассе и 51 «Расчетные счета» — активный — отражает наличие свободных денежных средств на расчетном счете в банке.

Следовательно, операцию записывают на дебет счета 50 «Касса» и на кредит счета 51 «Расчетные счета» на одинаковую сумму 300 тыс. руб.

В зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориальной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по дебету и по кредиту счета. Такую запись еще называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывая операцию один раз, отражают ее как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов. Тем самым достигается экономия учетного труда (вместо двух записей суммы одна) и наглядно видна корреспонденция счетов.

В практике бухгалтерского учета, кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода. В первом случае, когда дебетуется один счет и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого счета.

Пример. От поставщика поступили материалы на сумму 1000 тыс. руб. и оборудование к установке на сумму 250 тыс. руб.

Бухгалтерская проводка этой операции будет осуществлена следующим образом:

Д-т сч. 10 «Материалы» 1000.

07 «Оборудование к установке» 250.

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1250.

Применение сложных проводок сокращает количество учетных записей, что в свою очередь, экономит время, необходимое для осуществления учетных и аналитический функций.