Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций

Учет и документальное оформление кассовых операций

Расчеты между субъектами хозяйствования и физическими лицами производятся как безналичным путем, так и наличными деньгами в соответствии с законодательством РБ.

Учет кассовых операций регламентируется правилами ведения кассовых операций РБ, закрепленных в Инструкции «О порядке ведения кассовых операций и порядке расчета наличными денежными средствами в белорусских руб. лях на территории РБ» № 107 от 29.03.2011 года.

С 1 июля 2011 года ни банки, ни юридические лица не должны устанавливать лимит остатка касс. Вместе с тем на юридические лица возложена обязанность установления порядка и срока сдачи выручки. Порядок и сроки сдачи выручки должны быть определены в приказе руководителя и оформлены в письменном виде. Сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц должны быть установлены не реже одного раза 7 календарных дней.

По решению руководителя банка юридические лица должны сообщать обслуживающему банку об установленных сроках сдачи выручки, планируемой для сдачи в банк.

Деньги, которые организация получает по чеку в банке должны быть выданы из кассы в течение трех рабочих дней, не использованные по назначению деньги сдаются в банк.

В настоящее время разрешено проводить расчеты между юридическими лицами наличными деньгами в суммах не более трехсот базовых величин на протяжении одного дня.

Прием наличных денежных средств при реализации продукции (работ, услуг) осуществляется с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в налоговых органах. В основном деньги в кассу поступают с расчетного счета, через кассира, который получает их по специальным денежным чекам.

Чек — это приказ организации банку о выдаче с её расчетного счета указанной в нем суммы наличных денег.

Чековые книжки получают в банке по заявлению и хранят их вместе с наличными деньгами. Для получения денег в банке заполненный чек подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются. На оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например, на выдачу заработной платы, на командировочные расходы, и др. Наличные деньги, полученные из учреждений банков, должны расходоваться строго по целевому назначению. В кассу предприятия деньги поступают и из других источников: от рабочих и служащих за топливо, материалы, готовую продукцию; квартирная плата от квартиросъемщиков; возврат подотчетными лицами неиспользованных ими авансов и т. д.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (формы №КО-1) с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В приходном кассовом ордере указывается учетный номер налогоплательщика, от кого и на какие цели поступили деньги, сумма, дата совершения хозяйственной операции. Приходный ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером. Приходный кассовый ордер имеет типографскую нумерацию и является бланком строгой отчетности.

03.06.2008 года, УНН 290 440 771, по приходному кассовому ордеру было получено из банка в кассу предприятия ЧПУП «Элис-прим» сто девяносто семь тысяч тридцать руб. лей на выплату заработной платы (Приложение 2).

Расход денег из кассы связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных расходов, выплатой пенсий и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер (формы №КО-2), а также платежным и расчетно-платежным ведомостям. В расчетно-платежной ведомости указываются начисленные и удержанные суммы и сумма к выдаче на руки. В платежной ведомости указывается только сумма, подлежащая выдаче на руки. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Если на прилагаемых к расходным ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя организации, то на самих расходных кассовых ордерах необязательна. При выдаче денег кассир требует у получателя предъявления документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег с указанием получаемой суммы прописью.

03.06.2008 года по расходному кассовому ордеру согласно платежной ведомости № 2 была выдана заработная плата из кассы предприятия ЧПУП «Элис-прим» в сумме сто девяносто семь тысяч тридцать руб. лей (Приложение 3, 4).

Выдачу денег из кассы кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные на предприятии сроки. По истечении трех дней выдачи заработной платы, кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а напротив фамилии не получивших заработную плату в графе «Расписка в получении» проставляется штамп или пишется от руки «Депонировано».

Депонированная заработная плата — это заработная плата, не полученная в установленный предприятием срок, т. е. оставленная на хранение.

На не выданные суммы заработной платы кассир составляет реестр не выданной заработной платы (форма № 11). После этого платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы передаются в бухгалтерию. Расходный кассовый ордер регистрируется кассиром в Кассовой книге, а суммы невостребованной заработной платы сдаются в банк на расчетный счет предприятия по «Объявлению на взнос наличными» с указанием «депонированная заработная плата». Д51 К50 — не выданная заработная плата возвращена на расчетный счет предприятия с указанием «депонированная заработная плата». Эта запись необходима для того, чтобы банк, храня эти денежные средства, учитывал их отдельно и не мог использовать на прочие выплаты предприятия (таких как погашение задолженности), т.к. рабочие и служащие могут потребовать выплату депонированной заработной платы в любой день. Депонированная зарплата фиксируется в Книге депонентов или Карточках депонента на основании реестра, составленного при закрытии платежной ведомости. В случае выдачи депонированной заработной платы работникам предприятия, в чековой книжке указывается, что с расчетного счета снимается депонированная заработная плата и будет составлена корреспонденция: Д76/5 К50 — выдана депонированная заработная плата. В бухгалтерском учете депонированная заработная плата учитывается на активно-пассивном счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», к которому, открывается специальный субсчет 76/5 «Расчеты по депонированным суммам».

При сдаче денег на расчетный счет составляется объявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдает квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться бухгалтерией четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек либо выписываются на машинке (пишущей, вычислительной). Никакие подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускается. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» в белорусских руб. лях по форме № 1.

Журнал по форме № 1 открывается отдельно на приходные и расходные ордера.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

Поступления и выдача наличных денег учитываются кассиром в кассовой книге по форме №КО-4. Согласно Инструкции по учёту кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских руб. лях в Республике Беларусь кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по операциям за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. На предприятиях с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором все листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней выдается машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня или другого периода, иметь одинаковое содержание и включать реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Принятые от кассира отчеты и документы проверяются работниками бухгалтерии (Приложение 5).

С целью обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия предназначен активный счет 50 «Касса». По дебету отражается поступление наличных денежных средств в кассу предприятия в течении отчетного периода по приходным кассовым ордерам, а по кредиту отражают выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия в течении отчетного периода (месяца) по расходным кассовым ордерам.

На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере № 1 по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости № 1 по дебету счета 50 (Приложение 6,7).

Аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов.

Хозяйственные операции по поступлению денежных средств в кассу:

• · Д50 К51 — с расчетного счета внесены наличные денежные средства в кассу;
• · Д50 К71 — возврат неиспользованных подотчетных сумм;
• · Д50 К73 — поступила в кассу недостача или погашена ссуда работником;
• · Д50 К75 — в кассу поступили денежные средства от учредителей;
• · Д50 К76 — в кассу поступила дебиторская задолженность;
• · Д50 К90 — в кассу поступила выручка от реализации продукции;
• · Д50 К91 — в кассу поступила выручка от реализации основных средств, нематериальных активов;
• · Д50 К90 — обнаружен излишек денег в кассе.

Хозяйственные операции по выбытию денежных средств из кассы:

• · Д57 К50 — денежные средства кассы (выручка) сдана на руки инкассатору;
• · Д70 К50 — из кассы выдана заработная плата;
• · Д71 К50 — из кассы выданы денежные средства под отчет;
• · Д76/5 К50 — из кассы выдана депонированная заработная плата;
• · Д76/1 К50 — из кассы выданы алименты;
• · Д84 К50 — из кассы выдана материальная помощь;
• · Д94 К50 — обнаружена недостача денег в кассе;
• · Д51 К50 — сданы денежные средства из кассы на расчетный счет.

На данном предприятии касса не ведется, все расчеты ведутся через расчетный счет предприятия. Заработная плата перечисляется на заработные пластиковые карточки. Таким же образом ведутся расчеты по командировочным и хозяйственным расчетам. Платежным поручением перечисляются денежные средства на счет в банке. К платежному поручению прилагается список работников, их карт-счета в банке, а также суммы к перечислению.