Проблемы упраления материальными ресурсами государственного учреждения и пути их решения

Эффективность производства в значительной степени зависит от управления материальными ресурсами — планирования, нормирования, обеспеченности и использования, а также организации их хранения. Это обусловлено такими факторами значимости материальных ресурсов в производстве:

• — затраты на материальные ресурсы — основная часть себестоимости продукции;
• — производственные запасы состоят из основной суммы собственных оборотных средств, поэтому ускорение их оборачиваемости — большой резерв повышения эффективности;
• — правильная организация управления материальными ресурсами — условие ритмичности производства;
• — ужесточение нормирования потребления материальных ресурсов и лимитирование требуют усиления режима экономии.

Расходы на создание и хранение запасов зависят от величины производственного запаса, страхования стоимости содержания складов, затрат, связанных с потерями (порча, устаревание и проч.) и других.

Важнейшим условием для совершенствования управления материальными ресурсами является снижение их затрат на единицу продукции, снижение материалоёмкости. В связи с этим необходимо снижать нормы расходования материалов.

Приобретение, использование и реализация материальных ресурсов связано с уплатой различных налогов определенных Налоговым кодексом РФ. Использование различных видов запасов в производственном процессе, видоизменяют их вещественно-натуральную форму, что связано с расходами предприятия. Входя в состав себестоимости и расходов периода, стоимость материалов влияет на размер вычетов при расчете корпоративного подоходного налога уплачиваемого государственному бюджету, а также размера НДС.

Для организации правильного учета товарно-материальных запасов используется План счетов бухгалтерского учета, по разработанному МСФО и утвержденный Министерством финансов РФ. На основании этого отраслевого нормативного документа на предприятиях разрабатывается рабочий план счетов. Второй раздел этого плана «Запасы» предусматривает их деление на «Материалы», «Незавершенное производство» и «Товары». Дальнейшее их деление по счетам и субсчетам внутри каждого подраздела происходит на основании принадлежности материального ресурса к той или иной группе, подгруппе и виду в зависимости от их назначения, свойств, идентичности, стадиям готовности. Ф. Сейдахметова, З. Сейдахметова, Г. Сейдахметов. «Международные стандарты финансовой отчетности «(общий обзор и разъяснения). 68с.

Цель финансового управления запасами — снизить продолжительность производственного и всего операционного цикла, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы.

Материальные ресурсы и учет исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объема учетной работы ведётся самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией).

Распределение служебных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, т. е. за каждой группой работников или отдельным работником в зависимости от объема работ закрепляется определенный участок. В материальной группе выделяются группы по учёту основных средств, продуктов питания, горюче-смазочные материалы, строительные материалы, медикаменты и перевязочные средства, мягкий инвентарь.

Должны создаваться учетно-контрольные группы из работников централизованной бухгалтерии. На эти группы должно быть возложено оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учету операций учреждения, осуществляться контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые документы для бухгалтерского учета и контроля (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.). Бухгалтерский учёт в учреждении должен обеспечивать систематический контроль за ходом исполнения смет доходов и расходов, денежных средств и материальных ценностей. Проблема учреждения в отдаленности горизонта, нет междугородней связи, нет интернета.

В городе Хабаровске существует несколько организаций, предоставляющих услуги междугородней связи. В таблице 3.1 рассмотрим самые крупные организации и стоимость услуг за междугородное телефонное соединение (Безлимитный).

Таблица 3.1 — Предприятия, предоставляющие услуги по междугородней связи в городе Хабаровске.

Для улучшения передачи информации по меж городу без использования писем, необходимо подключить услугу IP телефонию. Из перечисленных мною организаций, предоставляющих данную услугу, я выбрала Ростелеком т.к. их цены на междугороднюю связь самые приемлемые. Данная услуга во много раз ускорит передачу информации, появится возможность приёма и отправки факса. Так же появится возможность устной передачи данных. Связаться с организацией можно будет на прямую, а так же позвонить в необходимый отдел. Подключать нужно не только бухгалтерию, необходимо будет выделить несколько линий связи и для остальных отделов.

В учреждении имеется проблема, связанная с отсутствием интернета в бухгалтерии. Для этого автором предлагается рассмотреть в таблице 3.2 услуги разных компаний, предоставляющих удобные тарифные планы для нашего учреждения.

Таблица 3.2 — Организации, предоставляющие услуги Интернет и их тарифные планы.

Для того что бы ускорить работу бухгалтерии Войсковой части 42 838, необходимо подключить услугу Интернет. Автор предлагает воспользоваться провайдером ТТК с тарифным планом «Безлимит — 500». Выбор этого провайдера обусловлен своевременным исполнением обязанностей по договору. У данного провайдера имеется самое новое и свежее оборудование. Тарифы и цены по доступным ценам. Чтобы усовершенствовать саму работу бухгалтерии и остальных органов управления, необходимо установить локальную сеть между главными компьютерами в штабе. Для того что бы интернет стал более доступным для воинской части 42 838. Так же на локальную сеть необходимо установить несколько принтеров, распечатывать документы или принимать факсы станет на много удобнее т.к. это можно будет сделать с любого компьютера. Данная индустриализация приведёт к эффективному росту работоспособности бухгалтерии, а так же остальных органов управления. Ускорится передача данных во много раз. Приём и обработка информации будет вестись на прямую.

Материальные запасы составляют существенную часть стоимости имущества организации, а затраты материальных ресурсов составляют значительную долю в расходах бюджетных учреждений и в себестоимости производимой ими продукции и оказываемых услуг. Поэтому усиление контроля за состоянием материальных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на финансовое положение организации.

Основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование материальных запасов зависит от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Большое значение для сохранности материальных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие повышения эффективности использования материальных запасов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Одно из условий рационального использования материальных запасов — нормирование складских запасов и материальных затрат, услуги усиленного хранения.

Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учётные регистры. Для этого учреждению нужно применять программные обеспечения, использование программы Гарант, Консультант плюс и др.

Войсковая часть 42 838 ведет учёт дошкольных учреждений. Основные группы проблем, которые связаны с организацией питания в дошкольных учреждениях:

• — не разработан принцип индивидуализации питания детей;
• — низкий профессиональный уровень подготовки кадров и недостаточное осознание важности правильного питания детей родителями. Даже при хорошем финансировании, отличной холодильной и кухонной технике организация питания будет зависеть от уровня подготовки персонала. Решение проблемы — в курсовой переподготовке кадров в сфере питания детей дошкольного возраста и информатизация родителей и педагогов по организации рационального правильного питания детей в семье и в дошкольном учреждении;
• — слабое техническое оснащение значительно снижает качество приготовляемой пищи. Оснащение пищеблока универсальными приводами, специальными устройствами через поиск внебюджетных ассигнований — решение данной проблемы;
• — Не использование информационных технологий, специальных компьютерных программ для проведения ревизии питания, создании сбалансированного меню-раскладки и оценки качества питания.

Для скорейшей и эффективной реорганизации системы дошкольного и школьного питания организаторам на региональном и местном уровнях необходимо:

• — руководствоваться вновь вышедшими нормативными документами;
• — информировать о введении в действие новых нормативов администрацию и педагогов образовательных учреждений, родителей, поставщиков пищевых продуктов;
• — разработать и утвердить планы внедрения в практику требований новых нормативных документов;
• — провести с ответственными специалистами и другими работниками совещания и семинары по данному вопросу;
• — при планировании производственного контроля предусмотреть проведение лабораторных исследований пищевых продуктов, используемых в питании обучающихся и воспитанников образовательных учреждений, по основным показателям пищевой ценности, вошедшим в новые нормативные документы.

В состав материальных запасов воинской части входят горюче-смазочные материалы. Горюче-смазочные материалы в составе материально-производственных запасов отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам или видам) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации. Под горюче-смазочными материалами следует понимать автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, используемые в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств. Проблема учета ГСМ состоит в то что, бухгалтеры списывают расходы на ГСМ лишь на основании кассовых чеков, полученных от АЗС. При списании ГСМ бухгалтер должен руководствоваться следующим. Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (ред. От 28.11.2011) «О бухгалтерском учете» установлено, что: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

При учете горюче-смазочных материалов нужно:

• — руководствоваться действующими законодательными и нормативными актами;
• — своевременно и правильно документировать все операции, связанные с поступлением, расходованием, списанием в производство и выбытием горюче-смазочных материалов;
• — с части налогообложения операций, связанных с горюче-смазочными материалами, руководствоваться нормами НКРФ, обращая особое внимание на вносимые в этот документ изменения.

Ещё одна из проблем материальных запасов, связана с медикаментами воинской части. Изделия медицинского назначения хранят по группам и разным условиям:

• -резиновые изделия;
• — изделия из пластмасс;
• — перевязочные средства и вспомогательные материалы;
• — изделия медицинской техники.

Большинство лекарственных средств требует особых условий хранения, связанных с физико-химическими свойствами, токсикологическими группами. При надлежащем хранении лекарств, могут происходить процессы, приводящие к изменению их химического состава или физических свойств (образования осадка, изменение окраски, агрегатного состояния).

При этом лекарственные средства инактивируются, разлагаются и становятся непригодными к применению задолго до истечения их срока годности. В помещениях для хранения лекарственных средств должны быть оборудованы кондиционерами и другим оборудованием, позволяющим обеспечить хранение лекарственных средств в соответствии с указанными на первичной и вторичной (потребительской) упаковке требованиями производителей лекарственных средств, либо помещения рекомендуется оборудовать форточками, фрамугами, вторыми решетчатыми дверьми. Помещение должно быть обеспеченно стеллажами, шкафами, поддонами. Отделка помещений для хранения лекарственных средств (внутренние поверхности стен, потолков) должна быть гладкой и допускать возможность проведения влажной уборки. Стеллажи, шкафы, полки для хранения лекарственных средств должны быть пронумерованы. Хранящиеся лекарственные средства должны быть также индентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о хранящемся лекарственном средстве (наименование, форма выпуска и дозировка, номер серии, срок годности, производитель лекарственного средства). Из этого следует, что главной проблемой является не соблюдение этих условий.

Рассмотрим проблемы связанные с учетом мягкого инвентаря.

В соответствии с установленными правилами учета мягкого инвентаря на складе ведется по видам (с учетом размера предмета и качества материала) и по количеству предметов, а обмундирования и обуви — по наименованиям, артикулам, размерам, ценам и по количеству. Проверяющий должен проверять, есть ли в наличии инвентарь и обмундирование, которые длительное время не использовались и по каким причинам, какие меры принимались к реализации этих ценностей в установленном порядке.

По характеру участия в производственном процессе материальные ресурсы относят к предметам труда, на которые направлен труд человека и которые в своей совокупности образуют группы производственных запасов.

Одним из видов производствен…