Унификация и стандартизация документов

Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30−97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация — это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• · безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• · технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• · качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
• · экономии всех видов ресурсов;
• · безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• · обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

• · государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• · применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
• · правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
• · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• · стандарты отраслей;
• · стандарты предприятий;
• · стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

Государственные стандарты Российской Федерации — нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Стандарт устанавливает:

• · состав реквизитов документов;
• · требования к составу реквизитов документов;
• · требования к бланкам и оформлению документов;
• · требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30−97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30−97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:

• · единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• · новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• · делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• · правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• · правил проектирования бланков документов;
• · правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
• · правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

ГОСТ 1. РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1−87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3−83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4−84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5−87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6−87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7−90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ 6.38−90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16 487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).