Понятие и значение бухгалтерского документа

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Бухгалтерские документы представляют собой первый этап ведения учета, поэтому их называют первичными документами.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера — для выплаты из кассы наличных денег, счета на отгруженные поставщиками товары — для перечисления денежных средств с расчетных счетов покупателей и т. д.

На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные документы служат основанием записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. Правилом бухгалтера должно стать: «Нет документа — нет записи».

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ, отражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются определенные требования: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни, своевременность составления и ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов документов.

Порядок документирования хозяйственных операций в бухгалтерском учете и хранения первичных документов определяется Законом «О бухгалтерском учете» [1] и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [2].

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты — признаки и образования реквизитов — показатели, характеризующие факты хозяйственной жизни. Как правило, экономический показатель представлен несколькими реквизитами-признаками и одним реквизитом-основанием.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизита документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машиной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций)[8, с.157].

Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются правильно оформленные документы, составленные в соответствии с ее с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа (формы), код формы;
• — дату составления,
• — наименование организации, от имени которой составлендокумент;
• — содержание факта хозяйственной жизни;
• — количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;
• — наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;
• — личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться подписями лиц, ответственных заданный факт. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственного факта.

Все документы, оформленные при совершении операции, должны быть унифицированными и стандартизированными.

Унифицированный документ — это документ, содержащий единые реквизиты для организации различных форм собственности и организационно — правовых форм.

Стандартизированный документ — документ, имеющий типовой размер для организации различных форм собственности и организационно — правовых форм.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов содержится в Альбомах унифицированных форм первичной бухгалтерской документации. ФЗ «О бухгалтерском учете» предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичной бухгалтерской документации при их отсутствии в Альбомах унифицированных форм [1]. Документ, составленный самостоятельно организацией, должен содержать необходимые обязательные и дополнительные реквизиты.

Существуют определенные требования к заполнению документов, сформулированные в Положении «О документах и документообороте» 1983 г. выпуска:

• 1)Документ должен быть составлен по форме с указанием всех реквизитов, обеспечивающих ему юридическую силу в момент совершения операции или по ее окончанию.
• 2)Записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, с использованием официального языка, свободные строки прочеркиваются (в кассовом документе прочеркиванию подлежит остаток строки).
• 3)Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой и любой другой карандаш.
• 4)Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании хозяйственной операции. За достоверность содержащихся в документе данных и качество его составления ответственность несут лица, подписавшие документ. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, проставлен дата исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
• 5)Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Использование каких-либо произвольных форм разрешается только при этих форм в установленном порядке и др. На предприятиях используется множество различных документов.