Содержание и процедуры внутрихозяйственного контроля дебиторской задолженности (служба сбыта, экономическая, финансовая и юридическая служба)
Финансово-экономическая служба обосновывает цену на продукцию, оценивает экономическую целесообразность уровня установленных цен по договорам, а также заключения нетиповых договоров по закупкам и продажам; информирует соответствующую службу организации о наличии у партнера «встречной» дебиторской и кредиторской задолженности; анализирует финансовую устойчивость контрагента; осуществляет контроль… Читать ещё >
Содержание и процедуры внутрихозяйственного контроля дебиторской задолженности (служба сбыта, экономическая, финансовая и юридическая служба) (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Содержание и процедуры внутрихозяйственного контроля дебиторской и кредиторской задолженности Внутрихозяйственный контроль является неотъемлемой частью системы управления экономического субъекта и решает задачи непосредственного управления текущей, инвестиционной и финансовой деятельностью. Исходя из особенностей внутрихозяйственного контроля и функций, выполняемых им в системе управления, можно сформулировать его задачи, в том числе применительно к проблемам управления дебиторской и кредиторской задолженностью (ДКЗ).
Задачи внутрихозяйственного контроля ДКЗ:
- 1. Подтверждение достоверности внутренней информации о величине и динамики ДКЗ;
- 2. Оценка эффективности их использования;
- 3. Выявление отклонений фактических показателей ДКЗ от запланированных величин, а также факторов, повлиявших на эти отклонения;
- 4. поиск внутрихозяйственных резервов роста финансовой устойчивости.
Контроль проводится линейными руководителями и функциональными подразделениями компаний: службами сбыта и закупок, финансово-экономической службой, бухгалтерией, юридическим и планово-экономическим отделом, службой маркетинга, менеджерами проектов и финансовыми управляющими. При наличии развитой структуры подразделений и больших объемах деятельности, функция координации работ по проведению внутрихозяйственного контроля ДКЗ возлагается на службу внутреннего аудита компании. Система внутреннего контроля невозможна без четкого распределения обязанностей и ответственности функциональных подразделений при проведении операций, связанных с ДКЗ.
. Отдел сбыта с целью предупреждения возникновения просроченной дебиторской задолженности проводит работу по оформлению досье клиентов; разъясняет каждому партнеру ценовую политику организации, выгодность своевременной оплаты продукции; устанавливает рейтинг надежности контрагента; определяет форму расчетов и возможности кредитования клиентов. При заключении договоров поставки на условиях последующей оплаты отдел сбыта согласовывает условия сделки со всеми остальными службами, принимает решение о предъявлении залога имущества в качестве гарантии оплаты векселя, поручительства и другие способы обеспечения обязательств.
. Служба закупок (снабжения) предварительно согласовывает с поставщиком условия договора, интересуется, имеется ли встречная задолженность в службе сбыта и в бухгалтерии, обеспечивает своевременное представление документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место.
. Финансово-экономическая служба обосновывает цену на продукцию, оценивает экономическую целесообразность уровня установленных цен по договорам, а также заключения нетиповых договоров по закупкам и продажам; информирует соответствующую службу организации о наличии у партнера «встречной» дебиторской и кредиторской задолженности; анализирует финансовую устойчивость контрагента; осуществляет контроль достоверности оперативной информации о состоянии ДКЗ; организует работу постоянно действующей комиссии по дебиторско-кредиторской задолженности по организации в целом, ее структурным подразделениям, дочерним компаниям; контролирует выполнение решений комиссии, анализирует эффективность ее работы.
Бухгалтерия осуществляет учет отгруженной продукции; расчет с покупателями и заказчиками; учет расчетов по авансам; сохранность отгрузочных документов; представляет по запросу подразделений организации информацию о наличии дебиторской и кредиторской задолженности; проводит инвентаризацию финансовых обязательств; проверяет правильность составления актов сверки взаимных расчетов с партнерами организации и подтверждает наличие задолженности; представляет в юридическую службу пояснительные записки, на основании которых юридическая служба готовит ответ на претензию или мотивированный отзыв на исковое заявление.
Юридическая служба осуществляет проверку оформления договоров; при неудовлетворении требований (претензий) организации предъявляет иск должнику. При получения определения арбитражного суда о назначении дела к рассмотрению организует подготовку документов и сведений, затребованных арбитражным судом. В случаи удовлетворения иска о взыскании дебиторской задолженности передает исполнительный лист в соответствующее подразделение судебных приставов или направляет его в бухгалтерию для выставления инкассового поручения в банк. Юридическая служба организует также контроль своевременности возбуждения исполнительного производства и его завершения, в случаи необходимости направляет запросы, жалобы в соответствующие подразделения судебных приставов и суды. Ежеквартально предоставляет в финансово-экономическую службу отчеты о проведенной претензионно-исковой работе и в трехдневный срок с момента предъявления претензий и исков направляет их копии в бухгалтерию.
Контрольно-ревизионная служба осуществляет проверку достоверности отчетных данных ДКЗ; выявляет нарушения в учетном процессе, определяет причины и виновников нарушений; следит за соответствующим проведением контрольных процедур.
Показатели и содержание процедур контроля.
Каждое экономическое подразделение несет ответственность за организацию и проведение процедур внутрихозяйственного контроля ДКЗ. Обобщенная информация об элементах контроля, о показателях, содержании процедур контроля и его видах представлена в табл. 1.
Таблица 1 — Элементы контроля, контрольные показатели, субъекты контроля, содержание процедур контроля и его виды.
Элемент контроля. | Контрольные показатели. | Содержание процедур контроля. | Субъекты контроля. | Виды контроля. |
Предупреждение возникновения просроченной дебиторской и кредиторской задолженности. | Обоснованность положений, ориентиров, и установок кредитной политики организации. | Сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж со стоимостью предоставления дополнительных торговых кредитов (кредитных проверок, дополнительных административных расходов и т. п.) и риском возможной неуплаты. | Руководители, начальники отделов, экономисты, служба сбыта, финансово-экономическая служба. | Предварительный, сплошной. |
Оптимальные величины ДКЗ, финансового и бизнес-риска. | Проверка правильности и обоснованности расчета величины ДКЗ, определение степени риска невыполнения обязательств контрагентом. | Финансово-экономическая служба. | Предварительный, сплошной. | |
Обоснованность статей бюджетов продаж, оптимальность графиков платежей и погашения ДЗ. | Оценка потенциальной прибыли, проверка составления бюджета продаж и прогнозных отчетов о прибылях и убытках, выполнения планов и графиков продаж, программы льгот и скидок за предоплату, оплаты наличными и своевременного погашения дебиторской задолженности. | Руководители, начальники отделов, экономисты, служба сбыта, финансово-экономическая служба. | Предварительный, сплошной. | |
Обоснованность статей бюджетов закупок, заработной платы, отчислений в бюджет и внебюджетные фонды, платежей и погашения КЗ. | Оценка затрат, необходимых на поддержание бесперебойного функционирования организации, оценка текущей платежеспособности организации, проверка составления бюджета закупок и прогнозных отчетов о прибылях и убытках. | Руководители, начальники отделов, экономисты, служба закупок, финансово-экономическая служба. | Предварительный, сплошной. | |
Контроль состояния возникшей дебиторской и кредиторской задолженности. | Соответствие ориентирам и положениям кредитной политики организации. | Выявление нарушений ориентиров и положений кредитной политики организации, установление причин изменений и виновных в нарушениях. | Руководители, начальники отделов, экономисты, служба сбыта, финансово-экономическая служба. | Текущий, сплошной. |
Соответствие статьям бюджетов, установленным графикам платежей и погашения ДКЗ. | Выявление отклонений фактических данных от плановых статей бюджета, нарушений установленных сроков графиков платежей и погашения ДКЗ. | Руководители, начальники отделов, экономисты, служба сбыта, финансово-экономическая служба, контрольно-ревизионная служба. | Текущий, последующий, сплошной. | |
Тенденции изменения финансового состояния должников. | Оценка текущей платежеспособности организации, недостатков и нарушений бесперебойного функционирования организации, выявление возможных причин. | Руководители, начальники отделов, финансово-экономическая служба. | Текущий, сплошной. | |
Объемы, динамика, периодичность поступления и расходования денежных средств. | Проверка целевого поступления и расходования денежных средств, достоверности отражения данных, расчет показателей ритмичности и равномерности движения потока, анализ его структуры, выявление нарушений и виновников. | Руководители, начальники отделов, служба сбыта, бухгалтерия, финансово-экономическая служба, контрольно-ревизионная служба. | Текущий, последующий, сплошной. | |
Соблюдение условий договоров, расчетов по претензиям. | Выявление невыполнения условий договоров, нарушений сроков исполнения обязательств, организация контроля результатов исполнительного производства. Оценка своевременности выставления претензий и штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств. | Руководители, начальники отделов, служба сбыта, бухгалтерия, юридическая служба, финансово-экономическая служба, контрольно-ревизионная служба. | Текущий, последующий, сплошной. | |
Выполнение действий по взысканию дебиторской задолженности и погашению кредиторской задолженности. | Отклонения фактических показателей дебиторской и кредиторской задолженности от плановых статей бюджета. | Выявление расхождений по статьям бюджетов, причин и виновников установленных отклонений. | Руководители, начальники отделов, финансово-экономическая служба, контрольно-ревизионная служба. | Текущий, последующий, сплошной. |
Отклонения фактических показателей рентабельности, прибыли, чистого оборотного капитала, оборачиваемости ДКЗ от запланированных. | Выявление величины расхождений запланированных показателей, характеризующих эффективность работы организации, от фактических данных, установление причин изменений. | Руководители, начальники отделов, финансово-экономическая служба, контрольно-ревизионная служба. | Последующий, сплошной. | |
Показатели качества задолженности и обязательств. | Проверка финансового состояния контрагентов, их способности выполнить обязательства. Проверка обеспеченности просроченной дебиторской задолженности. | Руководители, начальники отделов, финансово-экономическая служба, бухгалтерия, юридическая служба. | Текущий, последующий, сплошной. | |
Достоверность отраженных в отчетности и регистрах бухгалтерского учета информации о величине и структуре ДКЗ. | Проверка полноты, правильности и достоверности отражения сведений о дебиторской и кредиторской задолженности в аналитических и синтетических регистрах, бухгалтерской и статистической отчетности. | Руководители, начальники отделов, контрольно-ревизионная служба, бухгалтерия. | Последующий, сплошной. | |
Показатели инкассации и результаты мероприятий по списанию безнадежных долгов. | Проверка своевременности проведения действий по дебиторской задолженности и погашению кредиторской задолженности, правильности отражения результатов инвентаризации. | Руководители, начальники отделов, бухгалтерия, юридическая служба, финансово-экономическая служба. | Текущий, последующий, сплошной. |