Нормативное регулирование порядка экспертизы ценности бухгалтерских документов

Любое предприятие, которое осуществляет свою деятельность на территории РФ, обязано хранить документы, в том числе и бухгалтерские. Например, в обществах с ограниченной ответственностью согласно соответствующему ФЗ «Об ООО"Об обществах с ограниченной ответственностью: федер. закон РФ от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011 г. № 405-ФЗ). сказано, что общество обязано хранить учредительные документы, протоколы, заключения аудиторов, ревизоров, списки аффилированных лиц и т. д. Однако в Федеральном законе для акционерных обществОб акционерных обществах: федер. закон РФ от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ (ред. от 28.07.2012 г. № 145-ФЗ). в одной из статей прописано, что общество обязано хранить устав, годовые отчеты, списки аффилированных лиц, а также документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Для того, чтобы определить какие документы нужно хранить и в каких сроках, все документы должны пройти процесс экспертизы ценности.

Экспертиза ценности документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — ФЗ «Об архивном деле»)Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010). В данном ФЗ дается следующее определение: «экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации». В Архивном фонде РФ хранятся документы, которые имеют очень высокое значение для отдельной организации, субъекта РФ или же для государства в целом.

Так и в соответствии с основными правилами работы архивов Основные правила работы архивов организаций: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.(далее правила работы архивов) «экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение». Что касается документов бухгалтерии, то они (документы), прошедшие экспертизу, также могут храниться в Архивном фонде РФ.

В правилах работы архивов также сказано, что «экспертиза ценности документов проводится на основе:

• — действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• — типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• — нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела".

К действующему законодательству по архивному делу и документационному обеспечению управления в РФ относятся ФЗ «Об архивном деле». А также нормативный документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 г. (далее — документ ГСДОУ). Нормы и правила этого документа базируются на основных положениях единой государственной системы документационного обеспечения управления (ДОУ). В настоящее время документ ГСДОУ пересматривается с учетом использования новых технологий. Сами же правила работы архивов относятся к нормативно-методическим документам Федеральной архивной службы России.

В п. 6 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле» говорится, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида …». Говоря о бухгалтерских документах, это означает, что экспертизе ценности подвергаются как документы на бумажных носителях, так и электронные документы. В Правилах работы архивов подробно описаны организация проведения, порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности всех документов, в том числе и электронных.

В соответствии с Правилами работы архивов «отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев …». Также в правилах работы архивов прописаны критерии, по которым и производится экспертиза ценности. Такими критериями являются: критерии происхождения, критерии содержания и критерии внешних особенностей документов. Эти критерии будут подробно рассмотрены в следующей главе данной курсовой работы.

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» решение научно-методических, практических и спорных вопросов, так или иначе связанных с экспертизой ценности документов осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее — ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти. Также при согласовании с ЦЭПК осуществляется утверждение перечней типовых документов с указанием сроков их хранения. В данном случае примером может послужить «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения": утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Данный перечень утвержден Приказом Министерства культуры, согласован Решением ЦЭПК при Росархиве. В этом перечне в четвертом разделе «Учет и отчетность» в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» установлены сроки хранения бухгалтерских документов с примечаниями.

На основе типового перечня могут составляться ведомственные. Такие перечни включают сроки хранения документов, специфичных для данной отрасли организации, предприятия. Для акционерных обществ открытого и закрытого типа существует специально разработанное и утвержденное Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: положение от 16.07.2003 г. № 03−33/пс. В данном Положении представлен перечень документов со сроками их хранения для акционерных обществ (см. приложение 1).

В нормативном документе «ГСДОУ. Основные положения» сказано, что экспертиза документов проводится не только на основании типовых, ведомственных перечней, но и на основании номенклатур дел.

Номенклатуры дел существуют нескольких видов: это типовые, примерные и индивидуальные. Согласно «Основным правилам работы ведомственных архивов"Основные правила работы ведомственных архивов: утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. № 263 «типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждения государственной архивной службы». Что касается типовой номенклатуры дел, то данный вид устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве какой-либо категории организаций и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении индивидуальных номенклатур дел на конкретной организации, предприятии. Говоря о самих ведомственных архивах, следует отметить, что в настоящее время таких учреждений очень мало. В наше время существуют коммерческие архивы, чья деятельность очень удобна организациям и предприятиям.

В соответствии с п. 5 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле РФ» «экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов». Организация работы по проведению экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с «Положением о постоянно действующей экспертной комиссии». Это Положение может создаваться на любом предприятии, а в помощь к разработке и в целях методического единства Росархивом утверждено «Примерное положение о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия (далее — Примерное положение) О постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: примерное положение от 19.01.1995 г. № 2.

Это Примерное положение «может распространяться на работу экспертных комиссий (далее — ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, …, если по решению руководства ЭК будут созданы». Другими словами экспертная комиссия может быть создана на любом предприятии по решению руководства данного предприятия, если организация не пользуется услугами коммерческого архива. Также порядок организации работы и функцииЭК определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Экспертная комиссия создается на предприятии для проведения работ по экспертизе ценности документов, возникающих в процессе деятельности данного предприятия. «Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива». К работе комиссии в качестве экспертов могут привлекаться и сотрудники сторонних организаций.

В Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ также существует ряд разделов, в которых прописаны порядок отбора документов на хранение и уничтожение, хранения документов, а также порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятиях, организациях соответствующих организационно-правовых форм.

Экспертиза ценности также производится и на основании нормативно-методических документов органов управления архивным делом субъектов РФ. Что касается нашего региона, то существует Положение «Об архивном агентстве Иркутской области"Об архивном агентстве Иркутской области: положение от 04.04.2008 г. № 4-оз (ред. от 30.03.2009 № 41/7-оз), где сказано, что «осуществление экспертизы ценности производится в соответствии с законодательством».

Говоря об экспертизе ценности документов в организации или на предприятии, нужно указать случаи, когда она (экспертиза) должна проводиться. В «Основных правилах работы архивов организаций» прописано, что «экспертиза ценности документов в организации проводится:

• — в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• — в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение".

Исходя из последней цитаты, можно сделать вывод, что тот или иной документ предприятия проходит экспертизу своей ценности, которая начинается в текущем делопроизводстве предприятия и может заканчиваться уже в Архивном фонде РФ.

Критерии оценки ценности бухгалтерских документов В данной курсовой работе уже было сказано, что экспертиза ценности документов происходит на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. Принципы системности и целостности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Первая группа критериев — критерии происхождения документа. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. Этими критериями определяется целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В нашем государстве осуществляют свою деятельность разные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по своим функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Поэтому отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей и др. также представляют научный, практический интерес для государства. Это могут быть как личные дела сотрудников, так и их лицевые счета в бухгалтерии.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. Именно по этой причине критерии «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Следующая группа критериев экспертизы документов — это критерии содержания. В нее входят: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, его подлинность.

Применение этих критериев важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов, в том числе и бухгалтерских, отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение. Например, это создание организации, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий, изменение вида деятельности и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Также одним из основных критериев в данной группе является критерий значения содержащейся информации в документе. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации. Условно документы организации можно разделить на группы:

• — документы, отражающие основную деятельность предприятия (организации) в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения. Такими документами могут быть, например, Устав организации, приказы, учетная политика, что касается бухгалтерии — то это может быть годовая отчетность предприятия, пояснения к ней и т. д.;
• — документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет. К примеру в данном случае можно привести различные служебные записки, объяснительные, также первичные бухгалтерские документы и др.;
• — документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий или постоянно. Относительно бухгалтерских документов, это могут быть лицевые карточки сотрудников, счета сотрудникови т.д.

С критерием значения информации тесно связан критерий вида документа. Продолжая взаимосвязь двух указанных критериев, можно привести в пример цитату из учебника «Делопроизводство» Делопроизводство: учебник / Т. В. Кузнецова [и др.]. // под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 359 с. «К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация. Документы второй группы имеют справочное назначение». То есть, относительно критерия вида документа, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности.

Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т.к. содержание документов организации одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации одного документа в других, также очень важен. Эта важность объясняется тем, что в деятельности организаций и предприятий, а особенно таких, чья деятельность является по своим масштабам значительной, образуется большое количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в какой-то мере информация повторяется. Что касается дублетных документов, то такие документы чаще всего направляются на уничтожение уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Последняя группа критериев экспертизы документов — это критерии внешних особенностей документов. К данной группе относятся форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Немаловажную роль при отборе документов на дальнейшее хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документа. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается, как правило, подлинным экземплярам, а при их отсутствии — заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т.к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К группе критериев внешних особенностей также относиться физическое состояние документов. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, то на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Кроме того для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки. Кузнецов И. Н. в своем учебнике Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт, ИД Юрайт, 2011. — 576 с. указал, что такими специфичными критерии могут быть «значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплексность и полнота изложения сути проблемы и др.». Примерами в данной ситуации могут послужить как бухгалтерские, финансовые отчетности в экономическом плане, так и документы, связанные с научными открытиями страны и мира.

Однако нужно отметить, что все названные критерии должны применяться как для документов на бумажных носителях, так и для электронных документов. Ведь с содержательной точки зрения документы в электронной форме мало чем отличаются от документов традиционных. Тихонов В. И. в своей статье «Проблемы экспертизы ценности электронных документов» Тихонов В. И. Проблемы экспертизы ценности электронных документов / В. И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот. — 2006. — № 3 — С 45−49. пишет, что «критерии, методики оценки документов, отработанные в нашей стране в течение десятилетий, вполне применимы при оценке содержательной составляющей электронных документов». Автор в данной статье указывает не только идентичность применения критериев, но и также применение перечней и номенклатур дел.