Унификация и стандартизация документов: понятие и элементы. 
Формуляр-образец: понятие и содержание

Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой — для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.

Содержание документа применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными однако это не исключает предъявления к ним общих требований.

Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.

Задачами унификации является — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является — установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в — третьих, стандартизация — это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

ГОСТ Р 6.30−2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».

Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.

Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре.

Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Реквизит документа — это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем — все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38−2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

Состав реквизитов:

• 1. Государственный герб Республики Беларусь;
• 2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
• 4. код документа;
• 5. наименование вышестоящей организации;
• 6. наименование организации;
• 7. наименование структурного подразделения;
• 8. почтовый адрес отправителя;
• 9. коммуникационные и коммерческие данные;
• 10. название вида документа;
• 11. дата;
• 12. регистрационный индекс;
• 13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
• 14. место составления или издания;
• 15. гриф ограничения доступа;
• 16. адресат;
• 17. гриф утверждения;
• 18. резолюция;
• 19. заголовок к тексту;
• 20. отметка о контроле;
• 21. текст;
• 22. отметка о наличии приложения;
• 23. подпись;
• 24. гриф приложения;
• 25. гриф согласования;
• 26. визы;
• 27. печать;
• 28. отметка об исполнителе;
• 29. отметка о заверении копии;
• 30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
• 32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа — место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

левое поле — 35 мм;

правое поле — не менее 10 мм;

верхнее поле — 15−20 мм;

нижнее — для формата А4 — не менее 20 мм.

Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.