Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

• 1. Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).
• 2. Положение по бухгалтерскому учету «учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утверждено приказом Минфина РФ от 13.06.95 N50 Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.
• 3. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утверждено постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п. 2 «и» затраты на командировки).
• 4. Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).
• 5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.
• 6. Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 «порядка ведения журналов учета счетов — фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость» утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.
• 7. Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) «ПО применению закона российской федерации «о подоходном налоге с физических лиц» в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.
• 8. Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У «об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в российской федерации между юридическими лицами» устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу: между юридическими лицами 10 тысяч рублей; для предприятий потребительской кооперации и организаций торговли ГУИН МВД России 15 тысяч рублей.
• 9. Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории российской федерации» содержит правила компенсации затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в поездках, которые не считаются командировками.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

10. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» содержит:

определение служебной командировки (п. 1);

правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2);

предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4);

необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6);

формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки (Приложение 2 и 3);

указание на сохранением за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9);

указание на выплату работникам суточных (п. 10);

перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19);

другие положения относительно командировок.

• 11. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом [10]).
• 12. Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен» содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных (22 рубля) и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов (145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно постановлению Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) «О нормах возмещения командировочных расходов» источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.

По командировкам за границу:

• 13. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) «об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей» п.70−75 регламентируют выплаты при нахождения работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.
• 14. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» содержит дополнение к правилам п.72−75 документа [13] суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ нормы для страны-назначения (при этом документ [13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.)
• 15. Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11−02/49 (ред. от 29.03.96) «О РАЗМЕРАХ И порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. (При этом, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.)
• 16. Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках» поскольку размер суточных по загранкомандировкам (кроме суточных в долларах США командированным в Афганистан и в ОАЭ) изменен более поздним Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.
• 17. Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран» устанавливает с 1.01.97 нормы суточных при командировках во все страны — бывшие республики СССР.
• 18. Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14 «О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран» — нормы расходов по найму жилых помещений при командировках в страны — бывшие республики СССР.
• 19. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

По представительским расходам:

20. Письмо Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения» относительно представительских расходов содержит:

определение представительских расходов;

расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);

требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;

предельные нормы представительских размеров в год, принимаемые при налогообложении прибыли (0,5% от объема реализации (при реализации до 2 млн руб. в год).