Основные понятия информационного обеспечения логистики

Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.

Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.

Виды документов:

первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

Обязательные реквизиты в первичных документах:

• · Наименование документа
• · Дата составления документа
• · Наименование организации, от имени которой был составлен документ
• · Содержание операции
• · Измерители операции в натуральном и денежном выражении
• · Наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения
• · Личные подписи указанных лиц

Маршрут документа — путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот:

• * движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
• * перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Требования к автоматизированным информационным системам:

масштабируемость — способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;

распределенность — способность системы обеспечивать совместную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;

модульность — способность системы предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности, деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных модулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы, транспорт);

открытость — система автоматизации интегрирована в другие информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.

Основные задачи информационной системы:

непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);

непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;

реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

предоставление информации для стратегического планирования;

предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест» ;

обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;

обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;

обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес процессов.

При разработке информационных систем:

особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;

системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.

Рекомендации при внедрении информационной системы:

определиться с организационной структурой предприятия т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;

разработать механизм финансово-экономического управления Предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;

сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.