Организация закупок и заказов товаров

Организация, порядок и сроки заключения договора поставки

Одним из этапов коммерческой деятельности является выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков, каналов продвижения товаров. Ответственность за это насеет менеджер по снабжению. Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка.

Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товара с точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов.

Коммерческие работники должны посещать производственные предприятия, т. е., поставщиков изготовителей, для знакомства с объемом ассортиментом и качеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги и другая информация о производстве.

Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.

Кроме учета работы с постоянными поставщиками, следует вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями.

К поставщикам товаров относятся конкретные предприятия различных источников поступления, т. е., тех или иных отраслей народного хозяйства, различной производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Закупка товара является важной составляющей частью коммерческой деятельности торговых предприятий. Они дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для торговой сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно организационные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

• — Изучение покупательского спроса;
• — Изучение источников поступления и поставщиков товаров;
• — Составление заявок и заказов на поставку товаров;
• — Разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно-закупочные операции включают в себя:

• — Заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;
• — Уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров;
• — Приемку товаров и их оплату поставщикам.

Договор поставки является одним из самых распространенных в хозяйственной деятельности. Именно данным договором оформляется купля-продажа товара между субъектами предпринимательской деятельности. Процесс заключения данного вида договора зачастую слишком формально, что ведет к возникновению в дальнейшем правовых споров между сторонами.

Кроме того, существует ряд юридически сложных вопросов, возникающих при заключении договора поставки.

Договор поставки товаров имеет свои особенности:

• 1. Существенные (обязательные) условия договора:
  • — предмет: наименование товара, его ассортимент, качество, количество, цвет, вес, тара, упаковка, технические характеристики и т. д.;
  • — срок поставки: период времени, в который поставщик должен передать товар покупателю.
• 2. Обычные условия, которые не влияют на действительность договора, но которые тоже необходимо точно определить:
  • — Порядок поставки товаров, доставка.

Поставка осуществляется путем отгрузки товара поставщиком получателю, который указан в договоре. Сам порядок отгрузки осуществляется в соответствии с отгрузочной разнарядкой, которую вы составляете на основании договора.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки транспортом, предусмотренным договором. Если вид транспорта в договоре не указан, или не является принципиальным условием, выбор транспорта остается на усмотрение поставщика.

— Недопоставка товаров.

Если поставщик, по каким бы то ни было причинам, недопоставил нужное количество товаров, он обязан восполнить эту недопоставку в том ассортименте, который указан в договоре и соответствует периоду поставки. Покупатель оплачивает товары «по факту», то есть только ту часть товаров, которая уже поставлена. При этом поставщику нельзя заменить недопоставку товаров одного вида (ассортимента) «перепоставкой» товаров другого вида.

— Принятие товара.

В договоре указывается место (адрес), куда будет поставляться товар, а также лицо, которое будет принимать его и проверять. Так же, как и в договоре купли-продажи, покупатель обязан принять и проверить поставленный товар. В том случае, если покупатель выявит какие-либо недостатки, он обязан незамедлительно письменно сообщить об этом поставщику.

— Ответственное хранение.

Покупатель может отказаться от принятия товара в случаях, предусмотренных законом или договором (например, если товар поставлен досрочно, в большем количестве, или в ассортименте, который не соответствует договору). В этом случае он обязан обеспечить сохранность товара и уведомить об этом поставщика. Поставщик, в свою очередь, должен вывезти товар и возместить расходы, понесенные в связи с хранением. Однако если покупатель отказывается принять товар без установленных в договоре или законе оснований, у поставщика возникает право потребовать оплаты товара.

— Выборка товара.

Помимо непосредственной поставки товаров покупателю в месте, указанном в договоре, предусматривается и самостоятельный вывоз товаров покупателем в месте нахождения товара — выборка. В этом случае покупатель должен осмотреть товар в месте передачи на соответствие товара указанному в договоре качеству и ассортименту. Если покупатель не производит выборку товаров в сроки, указанные в договоре, поставщик имеет право отказаться от исполнения договора или потребовать оплаты товара.

— Порядок расчетов.

Порядок расчетов тоже лучше предусмотреть в договоре, дабы избежать возможных противоречий с клиентом. Расчет может производиться как за всю партию сразу, так и за отдельные ее части. При этом оплата товаров, входящих в комплект, оплачивается после отгрузки (выборки) последней части, входящей в комплект.

Вы можете принять оплату или оплатить товар, как путем наличных, так и безналичных расчетов. Напомним, что расчет наличными деньгами Вы можете произвести в том случае, когда сумма договора не превышает 60 тысяч рублей. В остальных случаях — в безналичном порядке. Если Вы не определили в договоре порядок и форму расчетов, то расчеты осуществляются платежными поручениям.

— Тара и упаковка.

Товар поставляется в таре и упаковке, определенной в договоре. При этом покупатель обязан возвратить поставщику многооборотную тару и средства пакетирования, в которых поступил товар.

— Поставка некомплектных товаров и товаров ненадлежащего качества.

Если покупателю поставлены товары, которые не удовлетворяют какимлибо требованиям, указанным в договоре, покупатель направляет поставщику письменное уведомление о недостатках поставленных товаров, а поставщик, в свою очередь, устранить все нарушения.

— Отказ от исполнения договора.

Односторонний отказ от исполнения договора возможен в случае существенного нарушения договора:

• а) поставщиком, в случае:
  • — поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;
  • — неоднократного нарушения сроков поставки товаров.
• б) покупателем, в случае:
  • — неоднократного нарушения сроков оплаты товаров;
  • — многократной не выборки товаров.

Договор считается расторгнутым или измененным с момента, когда поставщик (покупатель) получил от другой стороны письменное уведомление об отказе в дальнейшем исполнении договора.