Формирование базы данных для проведения PR-компании

Прежде чем приступить к проведению PR-компании, приглашению участников семинара, конференции, круглого стола или другого мероприиятия, необходимо составить базу данных. Это список людей, которых вы хотите видеть на своем событии, с необходимой контактной информацией: ФИО, место работы, должность, телефон, факс, электронная почта, средства мобильной связи. Как составить такой список? Откуда брать координаты нужных вам людей и организаций? Источников информации может быть несколько. Главное, по максимуму задействовать все имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы.

1. Корпоративная база данных В организации, которая работает не первый год, может быть общая или отраслевая база данных. В нее может входить информация о партнерах, клиентах, потенциальных заказчиках, конкурентах — всех, с кем так или иначе организация соприкасалась за время работы.

2. База данных дружественной организации Если есть налаженные добрые отношения с другой организацией, которая владеет необходимой вам базой данных, она может поделиться ею с вами .

3. База данных заказчика Если проводится мероприятие по просьбе или заказу сторонней организации, то она также может предоставить вам необходимый файл или его распечатку.

4. Визитницы Корпоративные или личные визитницы — еще один хороший источник информации о потенциальных участниках. При составлении базы данных необходимо просмотреть все визитки на предмет наличия подходящих кандидатур.

5. Списки участников предыдущих мероприятий Если вашей организацией проводились какие то мероприятия с регистрацией участников — такие списки могут стать хорошим источником информации. Эта аудитория лояльно настроена, потому как уже проявляла интерес к вашим мероприятиям и знакома с вашей организацией.

6. Личные контакты Каждый человек со временем обрастает большим количеством связей. Ценное качество менеджера — грамотно и вовремя уметь ими пользоваться. Для этого необходимо составить список своих знакомых, друзей и родственников и посмотреть, кто из них попадает в поле вашей целевой аудитории. Не стоит зацикливаться только на рабочих связях и контактах. Личные знакомства бывают куда более эффективными. Иногда даже спасают ситуацию.

7. Базы данных в Интернете Бывает так, что вам катастрофически не хватает контактной информации для работы по приглашению на какое-либо событие. Нужных списков нет или их недостаточно. Необходимые сведения можно найти в Интернете.

8. Книги выпускников Многие школы бизнеса издают книги общения выпускников. Это тоже своего рода база данных, в которой указаны ФИО, название фирмы, должность и контактные телефоны студентов MBA. Эти книги регулярно переиздаются, информация в них обновляется. Как достать такую чудоокнижку? Рассылаются они только по выпускникам, так что если среди ваших знакомых есть бывший или нынешний студент MBA — вы можете получить не только информацию, но и заручиться его поддержкой. К вам могут отнестись без внимания и с недоверием, если вы будете звонить кому-либо со стороны. И, наоборот, к вам отнесутся теплее и всерьез, если вы расскажете, где взяли координаты и сошлетесь на источник вашей информации.

9. Рекламные издания Весьма доступный и не самый последний способ добывания информации. Сегодня на рынке СМИ не наблюдается недостатка в такого рода изданиях. Информации в них очень много, и она разбита по тематическим разделам. Дается в виде рекламных модулей, строчек или рекламных статей.

10. Справочные издания и каталоги выставок Это телефонные справочники с указанием координат и профиля предприятий. Они могут быть организованны по отраслевому, региональному или областному принципу. Их несложно приобрести: многие из них бесплатно или в обмен на анкету рассылаются по предприятиям, остальные стоят недорого. Основная масса справочников переиздаются раз в год, некоторые из них, как правило отраслевые, выходят раз в полгода, два-три месяца. В качестве источника информации можно использовать каталоги, которые выпускаются выставочными компаниями по итогам выставок. В них входит контактная информация и описание деятельности предприятий участников выставок и ярмарок. Такие каталоги можно приобрести на выставке, они также бесплатно распространяются среди участников и содержат много ценной информации.

11. Почтовый ящик Спам уже изрядно набил оскомину всем обладателям электронных почтовых ящиков. Но, несмотря на отчаянные попытки системных администраторов покончить с ним, все еще в большом количестве оказывается в нашей почте. Но даже из этих, казалось бы, бесполезных писем можно извлечь много нужной и полезной информации. Только по одним спамовским письмам можно составить приличную базу по компаниям, занимающимся грузоперевозками, консалтингом, обучением, подбором кадров, или оказывающим рекламные услуги.

12. Sales promotion.

Sales promotion — это специальные акции, проводимые в местах продаж и сопровождающиеся проведением конкурсов, лотерей, раздачей подарков и дегустацией продуктов. Такие акции в первую очередь направлены на повышение уровня продаж и стимулирование сбыта продукции. Как правило, все принявшие участие в подобного рода мероприятиях либо заполняют анкеты, в которых указывают свои координаты, либо регистрируются организаторами. Если ваша компания или компания-партнер проводит подобные акции — вы можете договориться о разрешении присутствовать и работать лично с целевой аудиторией, либо воспользоваться итоговыми списками.

13. Новости в СМИ Поскольку от зоркого глаза хорошего менеджера не должно ничего ускользнуть, в новостных сводках, пресс-релизах компаний, а также на новостных лентах информационных сайтов также можно найти нужную информацию.

14. Рекламные материалы В качестве источника информации можно использовать корпоративную полиграфию. Это могут быть буклеты, листовки, проспекты, календари, прайсы, номенклатурные перечни и другие материалы, на которых указаны координаты компании, фирмы, завода, учебного заведения и пр.

15. Маркетинг во время прогулки Во время подготовки вашего мероприятия и работы над базой данных вы ведете полноценную профессиональную деятельность: посещаете конференции, фуршеты, круглые столы, семинары, какие-то другие мероприятия. На них вы общаетесь с разными людьми, которые могли бы принять участие в вашем событии. Пользуйтесь случаем. Завязывайте новые знакомства, укрепляйте уже существующие и освежайте старые — рассказывайте о своем мероприятии и приглашайте на него тех, кого хотели бы видеть среди участников!

Качества, которыми должна обладать каждая база данных:

1. Строгая структурированность.

Базой данных будет удобно пользоваться, если она будет выглядеть в виде таблицы. Визуально восприятие таблицы облегчит работу.

Например:

2. Удобство в использовании.

Чтобы базой данных было удобно пользоваться, ее нужно разбить по темам и разделам, она должна быть сформирована по единому принципу: по организациям, по сотрудникам, по отраслям. Список должен быть в алфавитном порядке. Это сэкономит время на поиски нужного человека или организации.

3. Максимальная полнота информации.

Информация, содержащаяся в базе данных, должна быть максимально полной: ФИО, место работы, должность, телефон, факс, электронная почта, средства мобильной связи. С базой будет удобно работать, если делать примечания по каждой организации. К примеру, основное направление деятельности, общий настрой по отношению к вашей организации, реагирование на ваши предложения и прочее.

4. Регулярное обновление.

Базу данных необходимо время от времени обновлять. Люди меняют место работы и должность, у них может измениться телефон или появиться электронный адрес, которого раньше не было. Чтобы с базой удобно было работать, чтобы она не устаревала и не превращалась в бесполезный мертвый документ — в неё нужно регулярно вносить свежие данные. Особенно это касается баз данных СМИ, которые желательно обновлять раз в полтораадва месяца. Если держать руку на пульсе перемен — все новое можно отследить и внести в свою базу данных.