Организация документооборота в ОДО «НП-Сервис»

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОДО «НП-Сервис». Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОДО «НП-Сервис», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов — т. е. является значимым фактором информационной логистики. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОДО «НП-Сервис», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Основными правилами организации документооборота на ОДО «НП-Сервис» являются:

• — оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• — максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• — порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОДО «НП-Сервис» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОДО «НП-Сервис».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОДО «НП-Сервис» и табелем унифицированных форм документов, а так же соответствующими стандартами предприятия, базирующимися на стандартах серии ИСО 9001−2001.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот ОДО «НП-Сервис» входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях организации, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, в ОДО «НП-Сервис» централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В ОДО «НП-Сервис» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота — канцелярия.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ — документ, поступивший в ОДО «НП-Сервис». Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. На ОДО «НП-Сервис» данные сроки так же предусмотрены соответствующим стандартом предприятия.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из ОДО «НП-Сервис». Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы ОДО «НП-Сервис». Данные документы используются для организации работы ОДО «НП-Сервис», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в ее пределах. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т. д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОДО «НП-Сервис» (особенно если они территориально разнесены) и приказы директора. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Документы, поступившие в ОДО «НП-Сервис» начинают свой путь к исполнению с канцелярии. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ОДО «НП-Сервис» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока:

• 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
• 2. Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОДО «НП-Сервис» и в структурные подразделения организации. Руководству ОДО «НП-Сервис» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений ОДО «НП-Сервис» или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОДО «НП-Сервис». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОДО «НП-Сервис» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций, так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. На ОДО «НП-Сервис» установлен порядок, при котором право подписания документов имеет не только руководитель, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. Это делает движение документов и их исполнение более оперативными. Руководитель ОДО «НП-Сервис» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОДО «НП-Сервис» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ОДО «НП-Сервис». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки ОДО «НП-Сервис», его подразделений и службы документационного обеспечения управления (канцелярии); потребности ОДО «НП-Сервис» в организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители ОДО «НП-Сервис», руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. В структурных подразделениях ОДО «НП-Сервис» контроль за исполнением документов осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОДО «НП-Сервис». Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе согласно стандарта предприятия. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.