Направления совершенствования практики проведения презентаций и пресс-туров (на примере ТУР-ЭКСПО)

Поездки журналистов (пресс-туры) в план работы по продвижению идей организации въездного туризма должны быть включены обязательно. Попадая в группу участников пресс-тура, журналист в течение нескольких дней целенаправленно «загружается» материалами нужной заказчику тематики и глубоко в нее вникает. Как правило, многие корреспонденты по итогам пресс-тура готовят даже не один, а несколько материалов для своего СМИ. Квартальнов В. А. Стратегический менеджмент в туризме: современный опыт управления М.: Финансы и статистика, 2004 — С. 113.

Важный атрибут пресс-тура — «Круглый стол». В рамках ТУР-ЭКСПО он, к сожалению, не предусмотрен. Казалось бы, ничего необычного в этом нет: собрались люди, поговорили, обсудили проблемы и разошлись. Действительно, большинство «круглых столов» проходит именно так. Соответственно, большинство подобных акций малоэффективно. Чтобы «круглый стол» дал хороший результат, целесообразно при его подготовке использовать следующие ориентиры:

• 1. подобрать в качестве организатора базовую структуру, представляющую интересующую вас целевую группу;
• 2. включить в состав организаторов одно или несколько причастных к проблеме СМИ;
• 3. сделать «круглый стол» «многосубъектным», т. е. привлечь к участию в нем представителей разных целевых групп, имеющих отношение к интересующей вас проблеме;
• 4. создать условия, при которых журналисты являлись бы включенными участниками «круглого стола», а не только наблюдателями;
• 5. представить на «круглом столе» какой-либо интеллектуальный продукт.

И вновь следует напомнить о необходимости сочетания технологических модулей: другими словами, «круглый стол» — это и презентация, и раздача пакета базовых материалов, и мини-выставка, и пресс-конференция.

При всей привлекательности технологических модулей они имеют смысл тогда, когда заканчиваются запланированным результатом. Если мы на старте проекта вели речь о том, чтобы в стране начались процедуры реализации проекта по организации въездного туризма в Республике Дагестан, то в конце должны были бы иметь сведения о результатах этих процедур.

Необходимо, чтобы участники ТУР-ЭКСПО воспринимали кульминационное событие (принятие программы по организации въездного туризма в РД) не только как завершающий аккорд, но и как продукт, подлежащий дальнейшему распространению, развитию и совершенствованию. В частности, после принятие программы представителями властных структур и общественных организаций РД координаторы проекта стимулировали письменное обращение правительства РД к общественным организациям содействовать реализации проекта.

Когда блок «подписантов» стал достаточно большим и представительным — здесь появились и органы власти, и крупные бизнес-структуры, и природоохранные организации, — было подготовлено подробное письмо всем руководителям субъектов РФ с описанием полученных результатов и предложением внести свой вклад в деятельность в соответствии с реализацией проекта. Процесс стартовал так, чтобы продолжаться и после формального выполнения предусмотренных контрактом обязательств.

В подавляющем большинстве случаев работы с проектами заказчик требует от PR-специалистов обеспечения их паблисити, что формально оценивается с помощью подсчета числа и анализа содержания появившихся в СМИ материалов. Отсюда встает задача выстраивания отношений с газетами, радио, телевидением. «Пограничные столбики», определяющие пространство таких отношений, таковы: с одной стороны, конструирование и подача информационного повода с отслеживанием естественной реакции СМИ, с другой — гарантированное размещение материалов на платной основе.

Но это именно «пограничные столбики», но никак не весь набор существующих вариантов отношений. В частности: далеко не все проекты могут быть восприняты СМИ как коммерческие с дальнейшим требованием денег за публикации, СМИ нуждаются в собственном паблисити (особенно на фоне общественно значимых дел) и весьма заинтересованы в бесплатной рекламе самих себя. Отсюда возникло предложение сформировать блок (пул) информационных спонсоров проекта, чтобы получать от них гарантированную и в то же время бесплатную информационную поддержку. Вот какие аргументы предлагались выбранным СМИ в целях получения их согласия на участие в проекте: въездной туризм — проект большой социальной значимости, проект республиканского и международного значения. Вот какие требования должны предъявляться к СМИ — участникам проекта ТУР-ЭКСПО:

• · «вы посещаете мероприятия, относящиеся к проекту, о которых мы вас информируем»;
• · «вы готовите публикации по итогам мероприятий в том объеме и с теми акцентами, которые вы посчитаете нужными сделать».

А вот что можно предложить СМИ в качестве компенсации их услуг:

• · мы размещаем ваши логотипы в разделе «Информационную поддержку проекту оказывают…» на плакатах и папках, сообщаем о вашем информационном участии в пресс-релизах;
• · мы осуществляем для вас первоочередную поставку материалов о проекте;
• · мы обеспечиваем участие ваших сотрудников в пресс-турах, относящихся к проекту, с оплатой поездки за счет организаторов проекта;
• · мы проводим на базе ваших изданий публичные мероприятия по проекту с привлечением требуемых для этого организационных и финансовых ресурсов.

Описанные выше технологические модули должны реализовываться на так называемом предварительном (допрезентационном) этапе выполнения проекта. И когда работа по ним завершена, следует вести речь о презентации идеи и составляющих ее компонентов.

Задачами проекта становятся организация представления новой идеи и привлечение к ней благожелательного внимания научного мира, политиков, бизнесменов и широкой общественности.

Выполнение задач обязана обеспечить серия презентаций проекта для различных целевых групп. Необходимость именно сериала, а не разовой акции мотивирована следующими доводами:

• · нужно провести презентацию для средств массовой информации,
• · нужно провести презентации непосредственно для целевых групп, имеющих отношение к проекту,
• · нужно провести презентации по всей республике и за её пределами.