Коммуникационные аспекты управленческой деятельности

В результате знакомства с содержанием главы Вы узнаете: что понимается под коммуникациями и какова их роль в деятельности менеджера; каково содержание процесса коммуникации и в чем проявляется его специфика как способа взаимоотношений людей; каковы формы делового общения и чем обусловлен их выбор применения; что представляет собой управленческое общение как форма делового общения; каковы условия, от которых зависит добровольное принятие подчиненными распоряжений менеджера.

Роль и значение коммуникационной деятельности в управлении организацией

Современный управленческий процесс основан на постоянном профессиональном общении работников разных уровней: должностных лиц с подчиненными, коллегами, руководством, смежниками, партнерами по бизнесу, руководителями и специалистами коммерческих, банковских и других структур. По существу, все виды производственно-хозяйственной деятельности представляют собой различные проявления общения. В условиях высокого уровня разделения труда взаимосвязи между людьми становятся всеобщими. Руководители и специалисты на различные виды делового общения расходуют в среднем до 80% своего рабочего времени.

Искусство повседневного живого общения с людьми всегда считалось органической частью профессиональной квалификации руководителя-менеджера. Умение вести беседу на деловую тему в процессе принятия управленческих решений, основной производственно-хозяйственной деятельности, воспитательной работы, во время переговоров и приемов по личным вопросам в год активизируются. В связи с этим в последние годы стали уделять большое внимание разработке методик и технике проведения разнообразных деловых бесед. Внимание это закономерно, так как ежегодно увеличивается время, которое менеджеры тратят на разъяснение заданий, корректировку и контроль деятельности неотъемлемая часть устного общения менеджера, сложное психолого-педагогическое действие со своими закономерностями, методами, традициями, этикой.

Профессиональные контакты, личные деловые взаимоотношения из года подчиненных, просто беседу с ними, выясняя положение дел, взаимоотношения в коллективе, их оценку тех или иных событий. В свою очередь, подчиненные достаточно часто информируют их о трудностях, согласовывают производственные и личные вопросы. Значительная часть времени менеджера уходит на деловые беседы с представителями предприятий, поставщиков, потребителей, органов местного самоуправления.

Человек начинает овладевать таинствами общения с первых шагов жизни, и, тем не менее, далеко не все оказываются способными должным, полезным для дела, окружающих и себя образом применять накопленные в этом плане навыки. Практика убедительно свидетельствует о том, что умение вести индивидуальное деловое общение не приходит само собой. Результативное общение — дело довольно трудное. Большое значение имеют образованность, коммуникабельность, общая культура человека, понимание психологии людей. И вместе с тем даже при наличии у собеседников названных качеств в итоге общения можно и не получить желаемого результата. Это объясняется тем, что помимо перечисленных качеств требуется еще соблюдение определенных правил и норм делового общения, именуемых этикетом. Этикет определяет формы, технические аспекты общения: как вести себя при обмене мнениями, не задевая чувств собеседника. Несмотря на разнообразие форм делового общения, их этикет повсюду одинаков и порождается здравым смыслом и добросердечием. Преуспевающий менеджер — это высокообразованный, культурный, коммуникабельный человек, который следует общепринятым нормам и ставит в неловкое положение наименьшее количество людей. Успешное освоение методов делового общения может быть достигнуто именно при изучении и сознательном применении выработанных человечеством правил и норм к всевозможным формам взаимосвязей и сотрудничества людей, без которых немыслимы процесс труда, профессиональная и управленческая деятельность. Это особенно актуально в связи с тем, что индивидуальное и коллективное деловое общение всегда имеет конкретные цели, которые собеседники стремятся достигнуть с наименьшими усилиями и затратами времени.

Ведущая роль делового общения в трудовой деятельности людей известна давно. Однако подлинное его значение в нашем обществе в достаточной степени начинает осознаваться только сейчас в связи с переходом экономики на рыночные отношения. Для рыночной экономики характерен, в отличие от экономики директивно-распорядительного типа, принцип договорных контрактных отношений, означающий переход от управления по вертикали к управлению по горизонтали, т. е. на основе соглашения между равноправными экономическими субъектами. Отношения подчиненности здесь заменяются отношениями партнерства. В этих условиях без умения устанавливать деловые связи, сотрудничать с партнерами, управлять людьми, ситуацией и самим собой добиться успеха чрезвычайно трудно.

Работа менеджера органически вплетается в структуру совместной деятельности в рамках открытой социальноэкономической системы.

Все исполнительные, организационные и административные функции, как ранее отмечалось, ориентированы на совместные усилия людей. Распределение функций между членами коллектива указывает на то, что руководство есть особый вид экономической деятельности, центральное звено которой — управление совместным трудом работников. А общая задача управления заключается в достижении целей совместной деятельности. Деловое общение здесь служит связующим элементом всех аспектов управления, главным рычагом слаженной и эффективной работы и морального удовлетворения каждого участника производства. Умение общаться с людьми в связи с этим станет, вероятно, одним из важнейших, если не важнейшим фактором, определяющим шансы менеджера добиться наилучших результатов производственно-хозяйственной практики.

Роль и значение делового общения менеджера усиливается и в связи с необходимостью выполнения им множества рассмотренных нами социальных ролей, которые он принимает на себя в различные периоды деятельности. Все роли взаимосвязаны и взаимодействуют с целью создания единого целого, вытекают из полномочий и статуса менеджера в организации, включают все сферы его деятельности и взаимодействия с людьми. Они ставят менеджера в центр сосредоточения информации и обусловливают необходимость постоянного общения с людьми различного возраста, пола, характера и далеко не одинаковых интересов. Неизбежность личных контактов с ними следует из отношений субординации, поскольку всякое управленческое воздействие передается сверху вниз через непосредственных подчиненных и от них же по каналам обратной связи менеджер получает информацию о последствиях этих воздействий.

Поток информации в деловом общении может быть представлен схемой 1.

Схема 1.

Значимость общения менеджера с подчиненными с очевидностью возрастает по мере усиления роли «человеческого фактора», ужесточения требований к кадрам управления, расширения спроса в принятии нестандартных решений в условиях поиска и использования новых возможностей удовлетворения желаний и потребностей человека, необходимости перемещения ресурсов из области низкой в область более высокой производительности и прибыли. Деловое общение приобретает все большее значение в удовлетворении социальных нужд работников, а через это и для осуществления функциональных задач трудовых коллективов. Тот менеджер, который владеет искусством общения, с большой эффективностью реализует творческий потенциал подчиненных, более продуманно выбирает средства воздействия на них. С помощью делового общения решаются вопросы служебной дисциплины, непосредственного распорядительства, выдвижения и перемещения работников, текучести кадров, установления нормальных взаимоотношений, формирования работоспособности коллектива. В связи с этим умение менеджера вступать в контакты составляет решающую предпосылку успешной управленческой деятельности.