Приёмная офиса — это центр работы фирмы, её сердце. Руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.
Приёмная — это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приёмной зависит эффективность работы руководителя. Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная — место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.
