Внутриорганизационные нормативные документы в гостинице «Астория»

Служба приема и размещения гостиницы «Астория»

Портье в гостинице «Астория» по приему предварительных заказов мест:

• 1) Осуществляет прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице по телефону, факсу, почте и лично;
• 2) Ведет учет предварительных заказов, корреспонденции в соответствии с установленной системой;
• 3) Оказывает помощь в работе службы по приему предварительных заказов мест в гостинице;
• 4) Быстро и деликатно решает все вопросы, касающиеся предварительных заказов;
• 5) Осуществляет прием и обработку заказов на бронирование, как на длительный, так и на короткий срок, включая регистрацию и учет в соответствии с установленной методикой;
• 6) Следует положениям инструкции о предоставлении кредита, работает в тесной связи с начальником кредитной службы;
• 7) Постоянно контролирует состояние номерного фонда, наличие свободных гостиничных номеров;
• 8) Обрабатывает авансовые депозиты, соблюдая их четкую регистрацию для того, чтобы на их основе предоставлять кредит клиентам.

Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице «Астория» несет ответственность за эффективный и корректный прием и обработку предварительных заказов; обработку информации о текущем и перспективном бронировании мест. Он находится под непосредственным контролем со стороны заведующего службой приема предварительных заказов.

Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы гостиницы; структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы (1 сутки/3); правила и методы организации обслуживания посетителей; виды оказываемых услуг; правила внутреннего распорядка; правила и нормы охраны труда; тарифные расценки оплаты за проживание, в том числе корпоративные и другие тарифы.

Также портье выполняет задачи:

• 1) Принимает, размещает и регистрирует заезжающих гостей в соответствии с установленной процедурой и возможностями, включая формальности кредитного оформления;
• 2) Распределяет и закрепляет номера, проводит предварительную регистрацию гостей в соответствии с существующей системой;
• 3) Занимается оформлением выезда гостей;
• 4) Находясь в распоряжении службы приема, выполняет разную административную работу;
• 5) Информирует хозяйственные службы об освобождающихся номерах, ведет учет номеров, сданных под заезд;
• 6) Проверяет отчеты хозяйственных служб о готовности номеров к заезду;
• 7) Занимается фактами расхождения в данных отчетах; проблемами гостей, обратившихся в службу приема.

Регистратор должен поддерживать постоянную связь с кассирами службы приема, службой приема предварительных заказов в гостинице и хозяйственными службами. Он несет ответственность за удовлетворение всех нужд гостей, проживающих и ожидаемых, точное исполнение административных функций и обеспечение высокого уровня личного обслуживания гостей.

Находится под непосредственным контролем со стороны старшего по смене; управляющего службой приема; старшего дежурного администратора.

Должен быть осведомлен обо всех существующих средствах обслуживания в гостинице, о ежедневном их функционировании и происходящих мероприятиях. Знать тарифные расценки оплаты за проживание, в том числе корпоративные и другие тарифы; правила и методы организации обслуживания гостей; виды оказываемых услуг; постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся работы гостиниц; структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы.

Портье службы приема:

• 1) Оформляет выезд гостей и взимает оплату по счетам, контролируя полное оформление счета проживающего в соответствии с установленной процедурой оплаты, включая подтверждение кредитной карточки;
• 2) Производит кассовый расчет гостей (оплату наличными, чеками, обмен валюты и другие операции), соблюдая характерные для гостиничного предприятия процедуры оплаты с присущими операциям ограничениями;
• 3) Несет материальную ответственность за сохранность денежных сумм в сейфах;
• 4) Ведет учет, депонирует наличные деньги и чеки в конце каждой смены в соответствии с требованием;
• 5) Постоянно контактирует со службой приема, регистраторами, бухгалтером-ревизором ночной смены;
• 6) Несет ответственность за эффективное и корректное обслуживание гостей;

Находится под непосредственным контролем главного кассира и ревизора.

Должен знать правила и методы организации обслуживания гостей; виды оказываемых услуг; тарифные расценки оплаты за проживание, в том числе корпоративные и другие тарифы; постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации; структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы.

Все функции приема-кассира, регистратора и т. д., выполняет сам портье (все кто за стойкой должен уметь выполнять все эти функции).