Требования к оформлению решений

Управленческие решения могут быть оформлены тремя основными способами:

• — переданы устно;
• — на электронных носителях;
• — письменно в форме документов.

Существуют две трактовки понятия «документ»:

• — юридически оформленная бумага с содержащейся в ней достоверной на 100% информацией;
• — любая информация, зафиксированная на любом носителе (бумаге, пленке, диске и т. д.) с неизвестной степенью достоверности.

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

• а) уровень иерархии, нормативно-методического обеспечения — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
• б) правовой статус документа — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
• в) содержание документа — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т. п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т. п.).

Основные правила оформления документов регламентируются в ГОСТЕ Р 6.30−97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обязательные атрибуты документов фирмы — цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл.1).

Таблица 1 — Содержание и набор реквизитов.

Во всех документах должен быть раздел «Основные положения» и в большинстве — «Информационное обеспечение». Примерное содержание раздела «Основные положения» :

• — основание для разработки;
• — актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);
• — назначение документа;
• — основные термины и определения;
• — область применения документа (кому предназначен);
• — органы, контролирующие применение документа;
• — ответственность за несоблюдение требований документа.

Примерное содержание раздела «Информационное обеспечение» :

• — классификация информации, используемой при применении документа;
• — требования к информации;
• — источники получения информации;
• — технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям качества:

• 1) комплексность документа, т. е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
• 2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;
• 3) степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;
• 4) количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);
• 5) количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
• 6) экономическая обоснованность управленческих решений;
• 7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
• 8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
• 9) имидж организаций — разработчиков документа и квалификация его разработчиков;
• 10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;
• 11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:

• — Государственная система стандартизации (ГСС);
• — Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
• — Единая система технологической документации (ЕСТД);
• — Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
• — Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
• — Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
• — Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
• — Государственная система «Надежность в технике» ;
• — Системы качества (СК);
• — Система сертификации и др.

При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и других организаций.

Документы с высоким качеством оформления будут конкурентоспособными на внутренних и внешних рынках, и, стало быть, таковыми же будут и товары, которые изготавливаются в соответствии с требованиями этих документов, фирм и стран, выпускающих эти товары.