Информация в управлении

Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем

Нередко корпорации надеются на то, что внедрение корпоративной информационной системы (КИС) позволит решить проблемы управления компанией вообще и специфические проблемы высшего менеджмента в частности. Бытует мнение, что как только появится система, сразу решаться многие вопросы, исчезнет рутинная работа, не будут совершаться ошибки, компания будет работать эффективно. В действительности внедрение КИС любого уровня сложности позволит лишь автоматизировать некоторые ее функции и, следовательно, повысить их эффективность, но никак не поможет «автоматизировать хаос».

Эксперты считают, что компаниям для эффективной деятельности прежде всего не хватает стратегического мышления, а не информационных, поэтому при внедрении информационных систем возникает ряд проблем.

Заблуждения менеджмента относительно необходимой информации и требований, предъявляемых к будущей системе. При выборе программной платформы для будущей КИС руководитель должен хотя бы примерно представлять себе структуру всей системы, а также предвидеть сложности начального этапа ее функционирования. В противном случае в компании устанавливается дорогостоящая система управления, в которой учтены все требования некой абстрактной корпорации, а компания не использует и половины ее возможностей.

Непонимание менеджментом новых возможностей информационных технологий. Не следует ожидать результата сразу после покупки и установки новых программ и баз данных, так как конечный результат будет зависеть в первую очередь от адаптивных способностей компании.

Устоявшиеся подходы к принятию решений. Это одна из наиболее сложных задач, поскольку нелегко осознать необходимость использования КИС, если не до конца понятен смысл ее внедрения. [19, c. 57].

Одной из первых управленческих функций, подлежащих автоматизации, является внутрифирменное финансовое планирование. Этот важный и непростой процесс требует учета множества факторов — ситуация на рынке подобных товаров, объемы производства компании, количество сотрудников, расчет значимых финансовых коэффициентов, долгий сбор данных. Не всегда разработчик-консультант может повторить схему расчетов показателей компании, так как ряд способов анализа и обработки данных не поддается «автоматизации» (например, данные рассчитываются по-разному в различных периодах или менеджеры искусственно занижают или завышают отдельные коэффициенты по субъективным причинам). Все это практически невозможно автоматизировать и внедрить в КИС.

В качестве иллюстрации проблемы можно рассмотреть случай автоматизации расчета заработной платы сотрудников. Как правило, за каждым сотрудником закреплен определенный разряд или категория, на основании которой вычисляется заработная плата, установлены количество нормативного отработанного рабочего времени, процент работы с конкретным проектом. Однако некоторые сотрудники совмещают работу сразу по двум должностям, работают с несколькими проектами. Отсюда возникает неоднозначность определения единого способа автоматизации расчетов. Усложнить задачу можно, если допустить, что такой сотрудник работает в нескольких отделах. В этом случае, чтобы рассчитать заработную плату на основе соотнесения категории и отдела, приходится учитывать одного и того же сотрудника два раза, по половине ставки. Однако, если он работает не по половине рабочего дня, а в другом соотношении, то данную проблему надо обсудить в начале работы над постановкой КИС. Нередкой ошибкой при внедрении автоматизированной системы является отсутствие «истории» операций. Компания, сделав заявку на создание оперативных отчетов по планированию, в результате получает, что определить ошибки, допущенные в предыдущих версиях планов, практически невозможно, поскольку планирование оперативно изменяется по мере ввода новых данных. [19, с. 58 ].

Не стоит забывать и про человеческий фактор. При внедрении информационной системы он играет важную роль независимо от того, какие задачи стоят перед ней. Именно от сотрудников компании в первую очередь зависит, насколько успешно будет проходить внедрение КИС, будет ли она соответствовать требованиям и как будет использоваться в дальнейшем. Как правило, КИС обеспечивает выполнение отдельных специализированных задач, которые необходимо определить до осуществления проекта внедрения.

Чтобы принять решение своевременно и эффективно, следует решить проблему «ложных стимулов» менеджеров, желающих воспользоваться результатами автоматизации. Хранилища информации — базы данных и прикладные программы обработки информации — формируют необходимые информационные блоки, которые в нужный момент выдают требуемые данные (для компании необходимо несколько таких информационных блоков). При этом данная информация обезличена. Ни одна программа с какой угодно высокой степенью детализации данных не способна автономно принимать решения — она может лишь вовремя предоставить нужные сведения. Поэтому человеческий фактор имеет здесь решающее значение: непреднамеренные ошибки или преследование персоналом личных интересов может повлечь за собой лавину неопределенности даже при наличии практически совершенной системы.

Нет сомнений, что крупная корпорация, в штате которой десятки крупных менеджеров и сотни или тысячи сотрудников, не может обойтись без общего хранилища актуальной, постоянно обновляющейся информации, в любой момент доступной высшему менеджменту. Тем не менее пути, которыми компании приходят к необходимости внедрения информационной системы, различны. Одни компании четко определяют цели и задачи внедрения, применяя процессный подход (управление деятельностью и соответствующими ресурсами как процессами), другие до сих пор исходят из спонтанных желаний высшего менеджмента.