Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Система DocsVision «Делопроизводство» представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации:

1. Ведение картотеки документов.

Картотека документов обеспечивает следующие возможности:

• · Учетная информация о документах.
• · Работа с файлами документов.
• · Работа со ссылками.
• · Фиксация заданий и средства контроля исполнения.
• · Поиск и построение отчетов.
• 2. Создание электронного архива документов компании.

Система также обеспечивает стандартные функции управления архивом документов такие как:

• · Хранение и организация доступа к файлам документов.
• · Блокировки и контроль.
• · Работа с версиями документов.
• · Разграничение прав доступа на уровне:
• o Папок документов
• o Типов карточек, ассоциированных с папкой
• o Экземпляров карточек в папках
• o Доступ к представлениям в папках
• o Структуры отчетов
• 3. Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации.
• 4. Организация циклов разработки согласования документов.
• 5. Организация контроля исполнения документов и заданий

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

• · Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:
  • o off-line задание DocsVision
  • o обычное задание Microsoft Outlook
  • o обычное сообщение электронной почты
  • o сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте
  • o размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision.
• · Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:
• o Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,
• o Последовательный — последовательную,
• o Альтернативный — рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
• · Управление рабочим временем пользователя.
• · Контроль исполнения задания.
• · Консолидированный контроль исполнительской дисциплины. Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:
• o Все просроченные документы на сегодняшний день
• o Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период
• o Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя
• 6. Маршрутизация документов в организации и вне её.
• 7. Автоматизация процессов обработки документов.
• 8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Таким образом, платформа DocsVision и базовый набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации административных процессов, которая может расширяться в дальнейшем.