Оценка системы управления персоналом в ООО «Лагуна»

Система управления персоналом организации — система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему линейного руководства, а так же ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций.

Подсистема линейного руководства осуществляет управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: генеральный директор, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений.

Подсистема планирования и маркетинга персонала выполняет следующие функции: разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организация кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организация рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.

Подсистема управления наймом и учетом персонала осуществляет: организацию найма персонала, организацию собеседования, оценки, отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, документационное обеспечение системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми отношениями проводит анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.

Подсистема обеспечения нормальных условий труда выполняет такие функции, как соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, охраны организации.

Рассмотрим структуру персонала ООО фирма «Лагуна» в следующих аспектах: организационная структура; функциональная структура; штатная структура; ролевая структура; социальная структура. Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям. Социальная структура характеризует коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия, квалификация, национальность, образование и т. д.).

Организационная структура — структура объекта управления (системы, предприятия, организации), обеспечивающая взаимодействие между его элементами.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью. Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры.

Структура управления ООО фирма «Лагуна» построена по функционально-линейному признаку (рисунок 1.1). Директора и главные специалисты назначаются на должность и освобождаются от нее генеральным директором ООО фирма «Лагуна».

В ООО фирма «Лагуна» структура управления по организационным признакам отделенческая, по соподчиненности — линейная.

Как видно из организационной структуры ООО фирмы «Лагуна» генеральному директору подчиняются: технический директор, финансовый директор, коммерческий директор, начальник юридического отдела, директор по общим вопросам, начальник базы ТО и сбыта, которые имеют в своем подчинении соответствующие функциональные подразделения.

Рассмотрим обязанности и ответственность некоторых директоров и начальника отдела управления персоналом.

В функциональные обязанности технического директора входит:

• — обеспечение необходимого уровня технической подготовки производства и его постоянный рост, повышение эффективности производства и производительности труда, сокращение издержек (материальных, финансовых, трудовых), рациональное использование производственных ресурсов, высокое качество и конкурентоспособность производимой продукции, работ или услуг, соответствие выпускаемых изделий действующим государственным стандартам, техническим условиям и требованиям технической эстетики, а так же их надежность и долговечность;
• — на основе современных достижений науки и техники, результатов патентных исследований, а также передового опыта с учетом конъюктуры рынка организация работы по улучшению ассортимента и качества, совершенствование и обновление выпускаемой продукции, выполняемых работ (услуг), техники и технологии, создание принципиально новых конкурентоспособных видов продукции, по проектированию и внедрению в производство средств комплексной механизации автоматизации технологических процессов, контроль и испытание высокопроизводительного, специализированного оборудования, разработка нормативов трудоемкости изделий и норм расхода материалов на их изготовление, последовательное осуществление режима экономии и сокращение издержек;
• — обеспечение эффективности проектных решений, своевременная и качественная подготовка производства, техническая эксплуатация, ремонт и модернизация оборудования, достижение высокого качества продукции в процессе ее разработки и производства;
• — осуществление контроля за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Технический директор несет ответственность за:

• — результаты и эффективность производственной деятельности предприятия;
• — недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ подчиненных служб;
• — непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам;
• — не обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб.

В числе других отделов (отдел главного энергетика и отдел капитального строительства) техническому директору подчиняются и основные цеха по производству продукции (цех по производству «Рамено», «Лагуна», «Капель»).

Общими задачами заместителя генерального директора по экономике и финансам являются:

• — эффективное управление финансово-экономической деятельностью организации в пределах своей компетенции;
• — определение резервов в финансово-экономической сфере для снижения себестоимости продукции организации, увеличение объемов продукции и модернизации, улучшение качества, поддержание основных фондов в рамках своей компетенции;
• — методический контроль ведения бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности организации;
• — контроль законного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности, соблюдения финансовой дисциплины.

Заместитель генерального директора по экономике и финансам несет ответственность:

• — за своевременное и качественное планирование и исполнение бюджета, утвержденных смет;
• — за отсутствие претензий по срокам и качеству составления и выполнения финансового плана;
• — за правильность применения трудового законодательства, систем оплаты труда и расходования фонда заработной платы.

В свою очередь перед главным бухгалтером ставятся следующие задачи:

• — организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия;
• — формирование учетной политики, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия;
• — контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности.

Важное место в организационной структуре фирмы ООО «Лагуна» занимает коммерческий директор, в функциональные обязанности которого входит:

• — осуществление руководства финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки;
• — принятие мер по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции;
• — осуществление контроля за реализацией продукции, материально-техническим обеспечением предприятия, финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, прекращением производства продукции, не имеющей сбыта;
• — руководство разработкой мер по улучшению экономических показателей работы ООО фирмы «Лагуна», повышением эффективности производства.

Анализируя организационную структуру ООО фирма «Лагуна» можно отметить, что организационная структура представляет собой линейно-функциональную структуру. Управление централизовано. Члены организации каждой из низших ступеней управления находятся в отношении непосредственного линейного подчинения к руководителю следующего, более высокого уровня. Каждый работник в линейной структуре подчинен и подотчетен только одному линейному руководителю.

На данном этапе функционирования предприятия организационная структура удовлетворяет требованиям эффективной работы. Поскольку предприятие имеет хорошие резервы для расширения сферы деятельности, то возможно и нужно изменение и организационной структуры в зависимости от того, образуются ли новые отделы, расширится ли ассортимент продаваемой продукции и т. д.

Ролевая структура коллектива определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками и является важным инструментом в системе работы с персоналом.

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций и поиске альтернативных решений.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией в процессе принятия решений.

Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе, работе, в конфликтных ситуациях и играют важную роль в коллективе.

Конечно, каждому человеку приходится исполнять в той или иной степени все три вида ролей, и можно говорить лишь о степени проявления его личности в той или иной творческой, коммуникационной и поведенческой роли. Поведение человека имеет разнонаправленные тенденции, как к лучшему, так и к худшему и зависит от внешней среды.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирование, наблюдение, анализ биографических и кадровых данных, материалы аттестации персонала, результаты проведения ролевых игр.

Умение руководителя правильно использовать ролевую структуру в управлении коллективом способствует повышению эффективности совместной деятельности коллектива, уменьшению деструктивных и психологических конфликтов, гибкому применению «мозгового штурма» при принятии сложных решений.

С помощью тестов на ООО фирма «Лагуна» определили характеристику ролевой структуры управления. Данные представлены в таблице 2.1 [7].

Таблица 2.1 — Анализ ролевой структуры ООО фирма «Лагуна».

Как видно по результатам таблицы 5 «генераторами идей» являются четыре руководителя — генеральный директор и директора (технический, финансовый, коммерческий), они выдвигают идеи, решают ключевые проблемы предприятия, кроме того, генеральный директор является лидером, координатором, оптимистом. Технический директор является координатором, т. е. он осуществляет увязку действий отдельных членов группы с точки зрения достижения конечных целей. Коммерческий директор является так же экспертом, он обладает возможностями оценить целесообразность той или иной идеи и дать правильный ответ при обсуждении.

Экспертом является и главный бухгалтер, а так же она организатор — организует работу отдела. Хорошие организаторы так же и начальник юридического отдела и начальника отдела управления персоналом. Эрудитом является начальник юридического отдела — обладает очень широким кругозором.

Начальник юридического отдела и начальник отдела управления персоналом являются оптимистами и догматиками, т. е. они упорно держатся известных норм, стоят до последнего в своем мнении, уверены в своих силах, заражают уверенностью других.

Негативные характеристики ролей, такие, например, как кляузник, «казанская сирота» не показал ни один из руководителей.

Социальная структура характеризует трудовой коллектив предприятия как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению. Исходными данными для анализа coциальной структуры являются: листки по учету кадров; результаты социологических исследовании; материалы аттестационных комиссий; приказы по кадровым вопросам. Для получения достоверных и сопоставимых данных наиболее подходит листок по учету кадров, поскольку содержит наибольшее число сведении, подтверждаемых другими документами (паспорт, копия документа об образовании, трудовая книжка, список научных трудов, свидетельство о браке и др.). Однако листок по учету кадров не содержит ряд важных социальных показателей, что вынуждает привлекать социологические методы исследования, которые точны только в пределах высказывания респондента.

Достаточно полной является социальная структура коллектива. Она содержит такие показатели, как: пол, возраст, стаж работы, образование, социальное происхождение, национальность, семейное положение, партийность, мотивация, уровень жизни и отношение к собственности. Из них исходные данные по первым восьми показателям выбираются непосредственно из листка по учету кадров.

Руководитель предприятия должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива для принятия стратегических решений по развитию предприятия, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом.

Образовательный уровень работников предприятия находится на высоком уровне: высшее образование имеют 48%, неоконченное высшее — 24% персонала.

Работники предприятия в основном находятся в возрасте 30−40 лет (55%), работников от 20 до 30 лет на предприятии 34% и работников свыше 40 лет — 11%.

В практике управления перед проведением радикальных преобразований необходимо знать реальное соотношение сил в коллективе с позиции готовности к работе в новых условиях. Для этого необходимо знать структуру коллектива по признакам «прогрессивности» и «мотивации».

Мотивация содержит пять «чистых» мотивационных типов, из них четыре — с мотивацией достижения:

• — инструментальная. Работника интересует цена — величина заработка и других благ, получаемых в качестве вознаграждения за труд; заработанность получаемых денег — минимальная зависимость в заработке от воли и расположения начальства; отличает развитое социальное достоинство — возможность обеспечить своей семье тот жизненный стандарт, который он считает достойным;
• — профессиональная. Работника интересует содержание работы (разнообразие, интересность, творческий характер); возможность проявить себя и доказать, что он/она может справиться с трудным заданием, которое не каждому посильно; самостоятельность в работе, особенно в определении способов выполнения работы; отличает ориентация на профессиональное совершенствование и развитое профессиональное достоинство. Зарплата рассматривается таким работником лишь как индикатор того, в какой мере ценит руководство компании его профессионализм.

Стремясь наилучшим образом решить поставленные трудные задачи, постоянно пытаясь находить для этого самые эффективные пути, профессионально мотивированный работник в относительно короткие сроки становится лучшим специалистом компании в своем виде деятельности;

• — патриотическая. Работника интересуют участие в реализации общего дела, очень важного для организации и общественное признание своего участия в общих достижениях; отличает убежденность в своей нужности организации и готовность взять на себя дополнительную ответственность за результаты общего дела;
• — хозяйская. Работника отличают добровольно принятая на себя полная личная ответственность за выполняемую работу и стремление к максимальной самостоятельности в работе (суверенитету), неприязнь к контролю. Этот тип среди наемных работников очень редок; он является базовым для предпринимателей;
• — пятый тип — работник с избегательной мотивацией. Работника отличают стремление минимизировать свои трудовые усилия; низкая цена рабочей силы; расчет на «халяву» и благосклонность руководителя, потому что жить хорошо хочется, а заработать на эту хорошую жизнь своими силами не может. Поэтому он как работник ценится невысоко, не может обеспечить себя своим трудом, и смирился с этим [8].

Но такой тип работника удобен и нужен, поскольку он может выполнять работу, которую не согласятся выполнять люди с мотивацией достижения; выступает за уравнительность и согласен на достаточно низкий заработок, лишь бы никто другой не получал существенно больше; является оправданием для административного стиля руков…

В ООО фирма «Лагуна» найм работников происходит на договорной основе. Договор заключается в письменной форме. Письменное оформление трудовых отношений для лиц. ранее принятых на работу, производится только с их согласия.

Преимущество письменной формы заключается в том, что все условия договора фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма договора повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренности по важнейшим условиям труда.

При заключении договора указываются обязательные условия:

место работы — наименование предприятия, куда принимается работник;

работу в соответствии с квалификацией, но определенной профессии (должности), которую должен выполнять работник;

дату начала работы и дату ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

обязанности работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. К числу дополнительных можно отнести условия об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), переподготовке и обучении совмещаемым профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха и др.

Установление дополнительных условии контракта не должно ухудшать положение работника по сравнению с законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.

Предприятие может делегировать право по приему и увольнению работников своим филиалам, отделениям, представительствам, что должно быть закреплено в его уставе (положении). При непредоставлении такого права самостоятельному подразделению все его работники заключают трудовой договор непосредственно с генеральным директором.

Особенности заключения контракта с руководителем предприятия определены Временными рекомендациями о порядке применения контрактной формы заключения трудового договора с руководителями предприятия, утвержденными Минтрудом РФ. Прием на работу оформляется приказом администрации ООО фирма «Лагуна» на основании письменного контракта. Приказ объявляется работнику под расписку.

В трудовом договоре указываются структурное подразделение (цех. отделение, отдел, лабораторию и т. п.). в которое принимается работник, что позволяет конкретизировать его трудовые обязанности, условия труда, полагающиеся льготы. В договоре указывается профессия (должность), на которую принимается работник.

В содержании трудового договора (контракта) отражаются все важнейшие условия труда, устанавливаемые по соглашению сторон (рабочее место, условия труда, социальные блага и гарантии).

Контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок — не более пяти лет на время выполнения определенной работы. При заключении с работником контракта на время выполнения определенной работы указывается, какая конкретно работа должна быть выполнена.

В контракт могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающиеся в предоставлении широких возможностей для получения знаний и умений.

В контракте указывается соответствующий размер тарифной ставки (должностного оклада) работника по профессии (должности), квалификационному разряду и квалификационной категории, предусмотренные в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Зарплата каждого работника зависит от сложности выполняемой работы, личного трудового вклада и качества труда.

Режим рабочего времени определяется Правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности и распространяется на всех работников. Однако в отдельных случаях может возникнуть необходимость конкретизировать режим рабочего времени, прийти к соглашению о неполном рабочем времени, гибком графике работы. В этом случае в контракте производится соответствующая запись.

В контракте указывается продолжительность ежегодного отпуска работника. Она может быть дифференцирована по отдельным группам работников в соответствии с действующим законодательством, а также коллективным договором или иным локальным нормативным актом.

Цель кадрового планирования заключается в том, чтобы предоставить работникам рабочие места в нужное время и в необходимом количестве в соответствии как с их способностями и склонностями, так и с требованиями производства. При планировании персонала предприятие должно учитывать не только спрос, но также и то, какой персонал имеется в настоящее время и какие работники будут потенциально нужны в будущем. Первым шагом в этом процессе является тщательный анализ имеющихся кадров, причем нужно принимать во внимание текучесть рабочей силы, а также планы рассмотрения возможностей трудоустройства и, конечно, существующие планы комплектования личным составом работников. Прежде всего определяется потребность в персонале, изучаются источники привлечения персонала, которые подразделяются на: внутренние — дополнительная работа; перераспределение заданий или перемещение работников; внешние — наем новых работников.

Определение потребности в персонале — важнейшее направление в системе управления персоналом, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

При определении целей своей организации руководство должно также определить необходимые для их достижения ресурсы. Необходимость в деньгах, оборудовании и материалах является вполне очевидной. Редко кто из руководителей упустит эти моменты при планировании. Потребность в людях — тоже кажется вполне очевидной. К сожалению, зачастую планирование людских ресурсов ведется ненадлежащим образом или же ему не уделяется того внимания, которого оно заслуживает.

Планирование человеческих ресурсов непосредственно связано с осуществлением цели организации. Однако большинство руководителей, уделяя повышенное внимание оценке потребностей фирмы в материалах, оборудовании и др., считает планирование человеческих ресурсов задачей, по крайней мере, не первостепенной. Между тем, забывая о том, что все процессы на предприятии осуществляются людьми такие руководители обречены на постоянное выявление и исправление ошибочных решений и действий персонала.

Планирование трудовых ресурсов в действующей организации логично начать с оценки их наличия. Руководство должно определить, сколько человек занято выполнением каждой операции, требующейся для реализации конкретной цели. Например, в крупных рекламных агентствах в проведении и подготовке одной рекламной коммерческой передачи может быть задействовано более ста человек. Даже в столь простом деле, как обработка багажа на авиалинии, обычно задействовано много различных работников.

Следующим этапом планирования является прогнозирование численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и перспективных целей. На этапе отбора кадров при управлении планированием кадров руководство отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе набора. При прогнозировании численности необходимо выяснить, какова потребность в персонале для достижения краткосрочных и долгосрочных целей организации.

В процессе набора работников выявляются источники набора персонала. Существует много способов набора нового персонала. Цель менеджера по персоналу — правильно выбрать источник (источники), который может дать нужного кандидата на должность. Рекомендуется задавать самому себе один простой вопрос, даст ли этот источник достаточное количество подходящих работников при приемлемых затратах. Источниками могут служить: прежние сотрудники, случайные претенденты, размещение объявлений в средствах массовой информации; государственные и коммерческие агентства по трудоустройству; учебные заведения, различного рода семинары, фестивали, праздники и т. д.

После набора соответствующего количества кандидатов необходимо провести отбор, т. е. окончательный выбор претендента. Собеседования и объективные тесты — самые распространенные методы, используемые для окончательного выбора.

Существуют внешние и внутренние источники набора кадров. Формы решения кадровых проблем за счет внутренних источников: перераспределение рабочих или служебных функций, подготовка и переподготовка кадров, модернизация оборудования и технологии производства, использование премиальных систем оплаты труда, изменение климата в отношениях людей внутри организации. Набор кадров со стороны должен осуществляться в том случае, когда исчерпаны эти методы.

Когда предприятию необходимо принять новых работников возникают вопросы: где найти потенциальных работников (источники) и как известить заявителей об имеющихся вакансиях. Имеются два возможных источника рабочей силы — внутренний и внешний.

Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала показаны в таблице 2.3.

Таблица 2.3 — Преимущества и недостатки различных источников комплектования кадров.

ООО фирма «Лагуна» использует оба источника; прежде чем начинать набор работников со стороны, генеральный директор предлагает своим работникам найти среди знакомых или родственников желающих подать заявление о приеме на работу. Однако такие кандидаты проходят отбор по общим правилам.

Генеральный директор ООО фирма «Лагуна» позволяет самим подчиненным выдвигать кандидатов из числа знакомых и родственников. Кроме того, прием ведется через центр занятости. В обоих случаях директор по общим вопросам ООО фирма «Лагуна» проводит собеседование с кандидатами и дает оценку генеральному директору. Затем генеральный директор принимает решение исходя из объективных оценок. Принятым на работу устанавливается испытательный срок согласно трудового кодекса Российской Федерации. Для повышения эффективности анализа кадровой картины организации в ООО фирма «Лагуна» используют анкету-заявку. Она позволяет не только представить всю картину целиком, оценить достаточность информации, структурировать ее, но и описать требования к вакансии и критерии оценки кандидатов. Система набора включает не только разговор с директором по общим вопросам и начальником подразделения предприятия, но и обязательное медицинское обследование и тесты на алкоголь.

Собеседование составляет основной аспект при приеме на работу. Выясняется, во-первых, профессиональные способности кандидатов, предыдущие места работы, социальный статус. Во-вторых, интересуется физическим здоровьем. При приеме на работу на должности руководителей подразделений используется тестирование.

Неправильный подбор кадров ведет к колоссальным издержкам в работе, к никчемной растрате опыта и образования, к высокой текучести рабочей силы.

Тесты на пригодность призваны выявить потенциальные способности индивидуального работника выполнять ту или иную задачу.

Тесты на профессиональный уровень призваны определить уровень профессионального мастерства или знаний индивидуального работника в конкретных сферах трудового процесса. Тесты на наличие интереса строятся на том, что хорошо работают те, у кого больше интереса к выполняемой работе. Тесты на личные качества призваны определить, такие личные качества, как эмоциональная зрелость, субъективность и объективность.