Анализ эффективности набора, отбора и адаптации персонала в ГМИК К.Э. Циолковского. 
Общая характеристика ГМИК К.Э. Циолковского

В 1960 году по предложению крупнейших советских ученых, широко поддержанному гражданами нашей страны было принято решение о строительстве в Калуге Государственного музея К. Э. Циолковского. В июне 1961 года Юрий Алексеевич Гагарин приезжал в Калугу, что бы принять участие в закладке символического камня в фундамент будущего музея.

3 октября 1967 года в Калуге распахнул свои двери для посетителей Государственный музей истории космонавтики имени К. Э. Циолковского (кратко ГМИК). ГМИК — это музей, где наиболее полно рассказывается о зарождении космической мысли, только здесь можно познакомиться в полном объеме с жизнью К. Э. Циолковского, его творческим наследием, прикоснуться к его творческой лаборатории, в музее широко представлена история отечественной и зарубежной космонавтики.

ГМИК динамично развивается. Сегодня это крупный музейный комплекс, включающий в себя:

• — масштабную экспозицию по истории космонавтики с открытой площадкой с образцами ракетной техники;
• — мемориальный Доммузей К. Э. Циолковского;
• -музей квартира К. Э. Циолковского в г. Боровске, открыт в 1997 году;
• — Дом-музей А. Л. Чижевского.

Правила внутреннего трудового распорядка определяют внутренний трудовой распорядок для работников ГМИК им. К. Э. Циолковского.

Нормальная продолжительность рабочего времени Работников Музея определяется в соответствии со статьёй 91 ТК РФ не более 40 часов в неделю.

Общее руководство деятельностью Музея осуществляет Директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министерством культуры Российской Федерации.

Организацию и управление работой организации осуществляет аппарат управления. Структура аппарата управления организацией определяет состав и взаимосвязь его подразделений, а также характер возложенных на них функций.

В аппарат управления музея входит: директор музея, заместители директора музея, главный бухгалтер, ученый секретарь.

Организационная структура музея — иерархическая (рис. 1).

Достоинства структуры: четкая система взаимных связей, ясная ответственность, быстрая реакция и обратная связь в ответ на указания вышестоящего руководства.

Музей владеет, пользуется имуществом, закрепленным за ним на праве оперативного управления, в пределах, установленных законом, в соответствии с целями своей деятельности, назначением этого имущества и, если иное не установлено законом, распоряжается этим имуществом с согласия Министерства Культуры Российской Федерации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Деятельностью Музея является выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Министерства культуры Российской Федерации в установленной сфере ведения. Музей осуществляет свою деятельность в соответствии с предметом и целями деятельности, определенными законодательством Российской Федерации и Уставом (Приложение 1):

• 1) Целями деятельности Музея являются:
  • а) осуществление просветительской, научно-исследовательской и образовательной деятельности;
  • б) хранение музейных предметов и музейных коллекций;
  • в) выявление и собирание музейных предметов и музейных коллекций;
  • г) изучение музейных предметов и музейных коллекций;
  • д) публикация музейных предметов и музейных коллекций;
  • е) обеспечение сохранности переданных Музею объектов культурного наследия и доступа к ним граждан, осуществление сохранения, изучения и популяризации указанных объектов;
  • ж) обеспечение режима содержание достопримечательного места, отнесенного к историко-культурному заповеднику, или ансамблю;
  • з) сохранение в границах территории Музея исторически сложившихся видов деятельности (в том числе поддержание традиционного образа жизни и природопользования), осуществляемых сложившимися, характерными для данной территории способами; народных художественных промыслов и ремесел;
  • и) осуществление экскурсионного обслуживания;
  • к) предоставление информационных услуг;
  • л) создание условий для туристической деятельности;
• 2) Предметом деятельности Музея является осуществление в установленном порядке основных видов деятельности и иных видов деятельности, не являющихся основными, предусмотренных настоящим уставом.

Основная научная деятельность Музея (из устава ГМИК им. К.Э. Циолковского):

Музей осуществляет следующие основные виды деятельности в пределах государственного здания, которые до даты принятия Министерством культуры Российской Федерации решения о предоставления Музею субсидии из федерального бюджета в соответствии с абзацем первым пункта 1 статьи 78,1 Бюджетного кодекса Российской Федерации являются основными видами деятельности Музея, осуществляемыми за счет средств федерального бюджета на основании бюджетной сметы:

• а) осуществляет учет, хранение, консервацию и реставрацию предметов, находящихся в его музейных, архивных и библиотечных фондах, в том числе предметов, содержащих драгоценные металлы и драгоценные камни;
• б) осуществляет коллекционирование и экспонирования оружия, основных частей огнестрельного оружия и патронов к оружию;
• в) осуществляет комплектование, в т. ч. путем приобретения, и обеспечивает сохранность музейных предметов и музейных коллекций, архивных, библиотечных и других фондов Музея, приобретает музейные предметы и музейные коллекции, а так же другие предметы и коллекции для использования в качестве объектов показа;
• г) осуществляет изучение, обследование и систематизацию предметов фондов хранения Музея, формирует электронную базу данных, содержащую сведения об этих предметах, внедряет современные технологии во все сферы ведения Музея;
• д) осуществляет изучение музейных предметов, связанных с формированием и развитием отечественной художественной и материальной культуры, в том числе декоративно-прикладного и народного искусства;
• е) проводит в установленном порядке экспертизу и оценку культурных ценностей для нужд учредителя, судебных и правоохранительных органов;
• ж) проводит научные исследования, в том числе научно-экспедиционные исследования (археологические (в том числе проведение археологических полевых работ) этнографические и другие, а так же охватывающие несколько смежных научных дисциплин);
• з) ведет научно-исследовательскую работу, в том числе разрабатывает научные концепции и программы развития Музея, тематико-экспозиционные планы постоянных экспозиций и временных выставок;
• и) разрабатывает режим содержания и использования памятников истории и культуры, входящих в состав Музея, зон их охраны, достопримечательных мест и территории Музея;

Показатели научной деятельности организации.

2009 год Просветительная работа Число дней в году, открытых для посещения — 294.

Число посещений — тыс. чел (с точностью до 0,1) — 162,1.

Число индивидуальных посещений выставок и экспозиций, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 60,4.

Число экскурсионных посещений, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 101,7.

Число экскурсий, единиц — 3016.

Число лекций, единиц — 329.

На них слушателей, человек — 7791.

Число массовых мероприятий музея, единиц — 66.

В них участников, человек — 5973.

Число образовательных программ, единиц — 39.

В них участников, человек — 1712.

Выставочная деятельность Число выставок, единиц — 11.

Из общего числа выставок открытых в отчетном году — 6.

В том числе вне музея за рубежом — 1.

2010 год Просветительная работа Число дней в году, открытых для посещения — 306.

Число посещений — тыс. чел (с точностью до 0,1) — 163 527.

Число индивидуальных посещений выставок и экспозиций, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 55 744.

Число экскурсионных посещений, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 107 783.

Число экскурсий, единиц — 3679.

Число лекций, единиц — 274.

На них слушателей, человек — 8185.

Число массовых мероприятий музея, единиц — 135.

В них участников, человек — 4168.

Число образовательных программ, единиц — 91.

В них участников, человек — 2424.

Выставочная деятельность Число выставок, единиц — 14.

Из общего числа выставок открытых в отчетном году — 8 2011 год Просветительная работа Число дней в году, открытых для посещения — 294.

Число посещений — тыс. чел (с точностью до 0,1) — 179,3.

Число индивидуальных посещений выставок и экспозиций, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 57.

Число экскурсионных посещений, тыс. чел (с точностью до 0,1) — 122,3.

Число экскурсий, единиц — 4101.

Число лекций, единиц — 248.

На них слушателей, человек — 6444.

Число массовых мероприятий музея, единиц — 61.

В них участников, человек — 6978.

Число образовательных программ, единиц — 49.

В них участников, человек — 881.

Выставочная деятельность Число выставок, единиц — 21.

Из общего числа выставок открытых в отчетном году — 18.

Музей имеет самостоятельный баланс.

Музей осуществляет операции с поступающими ему в соответствии с законодательством Российской Федерации ассигнованиями из федерального бюджета и средствами, полученными от оказания платных услуг и осуществления иной приносящей доход деятельности, через лицевые счета, открываемые в территориальном органе Федерального казначейства в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также со средствами в иностранной валюте через счета по учету средств в иностранной валюте, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поступление и использование финансовых средств, тыс. рублей за 2009 г.:

Поступило за год, всего — 11 519;

Из общей суммы поступлений:

от предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности — 9704.

(от основных видов уставной деятельности);

Поступление и использование финансовых средств, тыс. рублей 2010 г.:

Поступило за год, всего — 82 464,0.

Из общей суммы поступлений:

от предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности ;

11 437,9 (от основных видов уставной деятельности);

Поступление и использование финансовых средств, тыс. рублей 2011 г.:

Поступило за год, всего — 85 227;

Из общей суммы поступлений: от предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности — 18 726 (от основных видов уставной деятельности);

Таблица 1. Расход бюджета 2009 г.

Таблица 2. Расход бюджета 2010 г.

Таблица 3. Расход бюджета 2011 г.

Расход бюджета 2010 и 2011 года в сравнении с 2009 годом увеличился по причине проведения ремонтно-строительных работ и ремонта зданий и сооружений, что так же привело к увеличению стоимости основных средств музея. В 2010 годом увеличилось финансирование бюджета, что привело так же к увеличению затрат на зарплату.

В ГМИК им. К. Э. Циолковского действует повременная система оплаты труда, которая распространяется на всех штатных работников.

Работодатель производит надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) работникам музея ежемесячные или квартальные, согласно Постановлению правительства РФ (11.04.2003г. № 213).

Помимо заработной платы в музее существует поощрения за труд.

• 1. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности:
  • — за высокие показатели и значительный личный вклад в развитие культуры, проявленные деловые, профессиональные качества и способности, за проявление творческой инициативы, за многолетний, добросовестный и плодотворный труд, за внедрение новых форм музейной работы, улучшения качества обслуживания посетителей:
  • -объявление благодарности;
  • -награждение грамотой Музея;
  • -денежное премирование;

Поощрения и награждения оформляются соответствующими приказами, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. За особые трудовые заслуги работники представляются в органы власти и управления к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными знаками и к присвоению почетных званий.

Анализ кадрового состава и движения кадров В ГМИК им. К. Э. Циолковского используется иерархическая организационная структура. Весь кадровый состав Музея определен штатным расписанием и делится на 19 структурных подразделений, по научно-производственному персоналу 153 штатных единиц. Всего по Музею 160 штатных единиц.

Таблица 4. Функции, выполняемые работниками в ГМИК им. К. Э. Циолковского.

Таблица 5. Показатели эффективности кадровой политики предприятия.

В ГМИК им. К. Э. Циолковского поиск и выявления кандидатов происходит как внутри организации, так и за ее пределами.

Привлечение персонала за счет внешних источников ГМИК им. К. Э. Циолковского не использует редко по причине высокой степень риска не прохождения испытательного срока; плохое знание организации и специфики работы музея; длительный период адаптации; блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации.

Чаще Музей привлекает сотрудников с помощью личных связей в основном для работников массовых специальностей, имеющих средний и низкий уровень квалификации. Для привлечения высококвалифицированных специалистов следует использовать иные способы привлечения.

Так же ГМИК им. К. Э. Циолковского использует пассивные методы набора привлечения персонала в Музей, такие как размещение объявлений о вакантных должностях, о уровне заработной платы, требованиях к кандидатам, условиях оплаты труда и сведений во внешних средствах массовой информации.

На определенную должность есть требования квалификации, предоставленные Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Должностные обязанности.

Должен знать:

Требования к квалификации.

После набора и поиска кандидатур, подходящих по квалификации проходит выбор из наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, способностей характеру деятельности, организации.

Отбор начинается с изучения списка кандидатов с точки зрения их соответствия общим требованиям организации к будущему сотруднику. выбранные кандидаты приглашаются на предварительную беседу — это первичный отбор персонала ГМИК им. К. Э. Циолковского Кандидаты приходят в отдел кадров, где проводит с ними предварительную беседу заведующая отделом кадров. При этом выясняется образования претендента, оценка внешнего вида и доминирующих личных качеств.

Так же производится телефонный звонок предыдущему начальнику кандидата, с целью обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы.

После прохождения предварительной беседы, при наличии у кандидата общих требований к вакансии, он приглашается на собеседование.

К собеседованию обычно допускается 20−30% от общего числа кандидатов, прошедших предварительную беседу. Оно проводится в целях оценки качеств, необходимых для работы по предлагаемой вакансии: культурного уровня, ценностных ориентаций и мотивации кандидата, деловых качеств и др.

Собеседование происходит обмен информацией обычно в форме вопросов и ответов, проводиться оно Директором музея и непосредственным начальником (если таковой имеется). Составленного списка вопросов для проведения в музее нет, собеседование происходит в свободной форме.

Особо важное значение в музее имеет:

Образование. ГМИК им. К. Э. Циолковского занимается просветительной и научной деятельностью и к большинству должностей требование высшего образования. Изучается продолжительность и тип образования, его соответствие рассматриваемой работе. В Музее желательно образование гуманитарное, педагогическое, культуры и искусства, техническое.

Опыт. В связи с направлением деятельности Музея опыт работы в культурной сфере так же немало важен для организации. Опыт работы измеряется временем трудового стажа, в общем, и время, на протяжении которого человек работал в организации.

Обращают внимания на причину увольнения с предыдущей работы.

В ходе собеседования должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• — Сможет ли кандидат выполнять данную работу?
• — Будет ли он выполнять ее?
• — Подойдет ли кандидат для данной работы?

В ГМИК им. К. Э. Циолковского отсутствует план собеседования и примерные вопросы, которые могут быть заданы, что в единичных случаях приводят к неправильной оценки квалификации кандидата и, следовательно, возможности не прохождения испытательного срока и текучести персонала.

Окончательный этап: выбор работника. Прием на работу.

Перед вводом в работу нового сотрудника с ним проводится ряд процедур:

• 1. При приёме на работу (до заключения трудового договора) Работодатель обязан ознакомить Работника под роспись в листе ознакомления (Приложение 6) с локальными нормативными актами:
  • -Коллективным договором и дополнениями к нему;
  • — настоящими Правилами и дополнениями к ним;
  • -Положением по оплате и стимулированию труда работников за счет средств федерального бюджета;
  • -Положением о премировании, денежном поощрении и материальной помощи работникам за счет внебюджетных средств;
  • -Положением о проведении аттестации работников Музея;
  • — Должностной инструкцией;
  • — Положением об отделе, в который принимается Работник;
  • -Положением о защите персональных данных работников Музея;
  • -Инструкцией по охране труда, с проведением вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте;
  • — с Правилами противопожарной безопасности и техники безопасности на рабочем месте.
• 2. Порядок приёма работников:
• 1. Приём на работу в Музей производится Работодателем в соответствии с трудовым законодательством РФ путём заключения трудового договора и оформления приказа о приёме на работу. Приказ о приёме на работу объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.
• 2. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах с указанием должности, места работы, даты возникновения правоотношений и условий оплаты труда, формы найма — по основной работе или работе по совместительству и других условий.
• 3. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет:
  • — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • — трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. На работников, поступающих на работу впервые, в отделе кадров в пятидневный срок заполняется новая трудовая книжка;
  • — с работниками, по роду деятельности связанными с хранением, продажей, перевозкой ценностей, заключается договор о полной материальной ответственности;
  • — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при отсутствии страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, при заключении трудового договора, страховое свидетельство оформляется Работодателем);
  • — ИНН;
  • — документы воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство) — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу;
  • — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • — медицинское освидетельствование для категорий работников, определённых приказом директора Музея (статья 69 ТК РФ).
  • — фотографию размером 3×4 (для оформления личного дела);
• 4. При заключении трудового договора в нём по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе:
  • — для рядовых работников — срок испытания при приёме на работу составляет не более 3 месяцев;
  • — для заместителей директора Музея, главного бухгалтера и его заместителя, при приёме на работу срок испытания составляет 6 месяцев.
• 5. Испытание при приёме на работу не устанавливается для следующих лиц (ст. 70 ТК РФ):
  • — принятых на работу в порядке перевода (внутреннего или от другого Работодателя, приглашенных по согласованию между Работодателями);
  • — беременных женщин;
  • — не достигших возраста восемнадцати лет;
  • — имеющих государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;
• 6. В период испытательного срока на работников полностью распространяется Трудовой кодекс РФ (ст. 70 ТК РФ).
• 7. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения его срока расторгнуть трудовой договор с Работником в порядке, предусмотренном статьёй 71 ТК РФ.
• 8. .После завершения процедуры оформления приёма на постоянную работу Работник получает удостоверение Музея, установленного образца, которое подтверждает место работы и должность Работника.

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу структурного подразделения и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель или другой сотрудник по его поручению, а также сотрудник службы персонала.

Проводится ознакомление с рабочим местом Общее ознакомление с рабочим местом проводит непосредственный руководитель.

Необходимое условие успешной адаптации работников — эффективная мотивация. Работник должен представлять себе, какое вознаграждение он получит за выполнение той или иной работы. Для этого проводилось ознакомление с Положением о премировании.

Процедура ввода в работу нового работника:

1. Знакомство с непосредственным начальником, получение инструкций по работе.

Обсуждается круг задач, которые входят в компетенцию новичка, его должностные обязанности согласно должностной инструкции; функции других сотрудников отдела; порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов). Руководитель знакомит новичка с принятыми в отделе методами планирования, отчетности и контроля, назначает наставника из числа опытных работников отдела. Рассматривается план вхождения в должность. Обговаривается порядок взаимодействия с другими отделами.

• 2. Ознакомление с рабочим местом.
• 3. Знакомство с коллегами отдела.
• 4. Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый работник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.
• 5. Знакомство с заведующей отделом административно-хозяйственного обеспечения, для дальнейшей работы и получения необходимых канцелярских принадлежностей и т. п.
• 6. Выдача инвентаря для работы.
• 7. Прохождение инструктажа по пожарной безопасности.
• 8. Практическое знакомство с должностными обязанностями.
• 9. Работник приступает к деятельности после ознакомления со своим личным планом работы на испытательный срок. Выполнение плана работы на период испытательный срок контролируется непосредственным руководителем.

Наступает процесс трудовой адаптации:

• — приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности и непосредственной социальной среде;
• — совершенствования деловых и личных качеств работников.

В ГМИК им. К. Э. Циолковского нет положения по адаптации персонала. Обеспечение прохождения адаптации приводит к увеличению ее уровня и длительности. Период адаптации сотрудника может охватывать период от одного месяца до одного года. Конкретная его продолжительность прямо зависит от помощи, которую ему оказывают непосредственный руководитель, служба персонала, коллеги и подчиненные. В этот период новичок должен «вписаться» в коллектив.

Начальный этап адаптации ГМИК им. К. Э. Циолковского происходит при вводе в работу нового сотрудника и знакомстве с коллегами, при возникающих вопросах он может обратиться к непосредственному начальнику или в отдел кадров. На этом процесс адаптации персонала в Музее заканчивается.

Именно недостаточное внимание службы по работе с персоналом к этой проблеме, отсутствие четко регламентированных процедур по адаптации новых сотрудников влечет за собой неврабатываемость нового сотрудника в коллектив, его уход или увольнение по инициативе администрации. Соответственно эффективность мероприятий по комплектованию организации персоналом снижается, да и эффективность деятельности Музея в целом, падает.

Кроме того, адаптация напрямую связана с оценкой персонала и позволяет определить основные мотивирующие факторы новых сотрудников, включить их в процесс ротации кадров, а также оценить для них перспективы карьерного роста.

Не стоит также забывать, что адаптация составляет единое целое с процессом прохождения сотрудником испытательного срока и дальнейшими трудовыми отношениями в компании. Поэтому очень важно соблюсти юридическую грамотность при оформлении внутренних нормативных документов, связанных с должностными обязанностями и условиями испытательного срока. Ведь неудовлетворительные итоги работы на первом этапе могут привести к увольнению сотрудника по соответствующему основанию и даже последующему судебному разбирательству. Составленный по всем правилам трудовой договор — ваша защита от неприятных последствий.

Проведённый анализ персонала Музея, его состава и движения показал, что организация имеет устоявшийся коллектив, многие из которых работают с самого основания музея, что является плюсом в продуктивной работе.

Отдел кадров ГМИК им. К. Э. Циолковского (Приложение 2) представлен только одним сотрудником по работе с кадрами — заведующей отделом кадров. На мой взгляд, данное положение вещей на достаточно крупной организации является недопустимым. Один человек не в состоянии выполнять качественно всю работу с персоналом в 150 человек эффективно, что приводит к пробелам в системе управления персонала, в частности отбора, набора и адаптации персонала.

В результате анализа системы набора и отбора персонала в ГМИК им. К. Э. Циолковского выявись недостатки:

• — не эффективные методы отбора персонала: нет точности установки пригодности возможного будущего работника.
• — отсутствие составленного плана собеседования, необходимых вопросов с учетом профиля музея.

В системе адаптации не отработан организационный механизм управления процессом и отслеживания прохождения адаптации нового сотрудника. Недостаточно методов взаимопомощи между работодателем и сотрудником.