Кадровый аудит. 
Проверка Департамента инспекции по труду

Одним из способов подготовки к проверке является проведение кадрового аудита, т. е. проверка правильности ведения всей кадровой документации. Целью такого аудита является выявление нарушений и их устранение. Кадровый аудит может быть проведен как своими силами (работниками организации), так и с привлечением сторонних специалистов. Многие организации, оказывающие юридические услуги, занимаются в том числе кадровым аудитом.

Проверке необходимо подвергнуть всю кадровую документацию не только по работникам, которые состоят с нанимателем в трудовых отношениях, но и по уволенным за три года, предшествующие году назначения проверки.

Готовим документы к проверке

Документы, оформляемые в организации, должны отвечать определенным критериям. Рассмотрим, что это за критерии, принимая во внимание наиболее часто встречающиеся ошибки и неточности.

1. Локальные нормативные правовые акты. Общее требование для всех локальных нормативных правовых актов — обязательное ознакомление с ними работников, на которых распространяется их действие.

Коллективный договор (при его наличии):

• — имеется письменное согласие работников, принятых после заключения в организации коллективного договора, на распространение на них действия этого документа;
• — нормы коллективного договора не ухудшают по сравнению с законодательством правовое положение работников;
• — данный договор зарегистрирован в местном исполнительном или распорядительном органе по месту нахождения (регистрации) нанимателя.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР):

• — соответствуют действующему законодательству и отражают реальное положение дел (например, режим работы и др.) организации на момент проведения проверки;
• — могут содержать особенности в регулировании рабочего времени для отдельных категорий должностей и (или) профессий;
• — вывешены нанимателем на видном месте.

Положения по оплате труда составлены на основании действующих норм законодательства. Необходимо обратить на это внимание, так как в последние годы законодательство в сфере оплаты труда было очень динамичным.

Штатное расписание:

• — актуально на дату проведения проверки;
• — наименования должностей, профессий соответствуют предусмотренным в квалификационных справочниках Республики Беларусь;
• — отражает штатную численность организации;
• — утверждено нанимателем.

Графики работ (сменности) (если в организации сменная работа):

• — согласованы с профсоюзом (при его наличии), о чем сделана соответствующая отметка;
• — составлены и доведены до сведения работников (письменное ознакомление) не позднее чем за месяц до начала действия.

Табели учета рабочего времени:

• — соответствуют режиму работы, а также графикам работ (сменности);
• — соответствующим образом отражают все отклонения от установленного режима работы и графика работ (сменности) (отметки о сверхурочной работе, периодах болезни и т. д.).

Должностные и рабочие инструкции (если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора) содержат отметки об ознакомлении работника с изменениями, внесенными в его должностную (рабочую) инструкцию.

Графики трудовых отпусков:

• — утверждены на каждый календарный год не позднее 5 января, если иные сроки не согласованы с профсоюзом;
• — доведены до сведения всех работников;
• — соблюдена предусмотренная графиком очередность предоставления отпусков. Все изменения согласованы между нанимателем и работником, что можно отследить в соответствующих заявлениях и приказах.
• 2. Приказы по личному составу:
  • — подготовлены с соблюдением требований делопроизводства;
  • — содержат отметку об ознакомлении работников, которых они касаются;
  • — содержат визы юридической службы (юрисконсульта) организации при их наличии;
  • — отнесены к надлежащей группе приказов по личному составу, т. е. содержат в номере различные индексы, например, индекс «л» — если срок хранения приказов согласно подп. 16.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения составляет три года, индекс «к» — если срок хранения составляет 75 лет;
  • — их нумерация соответствует дате издания, т. е. каждый последующий номер приказа издан датой, не ранее даты предыдущего приказа;
  • — имеются соответствующие журналы регистрации, причем для приказов с разными сроками хранения — отдельные регистрационные журналы.
• 3. Трудовые договоры (контракты):
  • — оформлены как по основной работе, так и по совместительству по каждому сотруднику;
  • — подписаны работником и нанимателем;
  • — срочные трудовые договоры и контракты являются действующими, иными словами, если первоначальный срок, на который они заключались, истек, имеется отметка о продлении;
  • — не допускается заключение срочного трудового договора (кроме контракта) на работу, носящую постоянный характер;
  • — трудовые договоры и контракты содержат все существенные условия, а также условие о режиме работы сотрудника, если его режим работы отличается от общего, предусмотренного ПВТР;
  • — в контрактах предусмотрены соответствующие дополнительные меры стимулирования: дополнительный поощрительный отпуск, повышение тарифной ставки (оклада) работника;
  • — имеется письменное подтверждение уведомления нанимателем работника не менее чем за месяц до истечения срока действия контракта о продлении или прекращении трудовых отношений.
• 4. Договоры о коллективной материальной и полной индивидуальной материальной ответственности:
  • — подписаны сторонами — нанимателем и работником (работниками);
  • — заключены с работниками, достигшими 18-летнего возраста;
  • — договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключен с работником, занимающим должность или выполняющим работу, связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей;
  • — договор о полной бригадной материальной ответственности содержит дату выбытия уволенного работника — члена бригады и подпись принятого работника с указанием даты вступления в коллектив (бригаду).
• 5. Личные дела работников:
  • — заведено одно личное дело на каждого работника, относящегося к категории руководителей и специалистов. Могут вестись дела и на иных работников;
  • — личное дело обязательно содержит документы согласно определенному перечню. Не запрещается включать в состав дела дополнительные документы, но их наличие необязательно.
• 6. Личные карточки:
  • — ведутся на каждого работника;
  • — содержат подпись работника об ознакомлении с каждой записью в трудовой книжке.
• 7. Трудовые книжки:
  • — приказом назначено лицо, ответственное за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек;
  • — содержат сведения о приеме работника на работу;
  • — содержат записи о переводе работника, перемещении, реорганизации субъекта хозяйствования, получении работником новой профессии, квалификации — если это происходило;
  • — на титульном листе наличествуют сведения о получении нового образования, а также о перемене фамилии, если названные обстоятельства имели место;
  • — зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета);
  • — количество трудовых книжек по книге учета соответствует фактическому наличию книжек, за исключением случаев, когда трудовая книжка выдана работнику на срок не более пяти дней;
  • — в книге учета стоят отметки о получении трудовых книжек уволенными работниками в день увольнения. Если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то у нанимателя должна быть копия заказного письма о необходимости получения трудовой книжки и вернувшегося уведомления.
• 8. Журналы: ведутся журналы регистрации распорядительных документов, приказов по личному составу, трудовых договоров (контрактов), личных дел, личных карточек, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками медицинского освидетельствования и т. д. Сроки хранения журналов такие же, как и документов, которые в них регистрируются.